Kısa cevap
Psikolog randevu sistemi, ilk görüşme, düzenli seans ve online terapi randevularını uzmanın çalışma düzenine göre planlayan; danışanın mahremiyetini koruyarak yalnız randevu için gereken bilgiyi toplayan düzendir. İyi kurulmuş bir psikolog randevu sistemi, uzman seanstayken çalan telefonu karşılar ve haftalık seans saatlerini karıştırmadan yönetir. Danışanın yaşadığı konuya dair her değerlendirme ise uzmana aittir.
Seans sırasında gelen aramaların, akşam yazılan mesajların ve haftalık seans ertelemelerinin aynı takvimde nasıl toplandığını psikolog ve terapistler için randevu asistanı sayfamızda görebilirsiniz.
Psikolog randevu sistemi nedir?
Psikolog randevu sistemi, danışanın hangi uzmanla, hangi görüşme türünde ve hangi gün-saatte buluşacağını planlayan, seans serisini ve tek seferlik değişiklikleri takip eden iş akışıdır. Telefon, web sitesi, mesaj ve randevu linkinden gelen talepleri tek takvime işler; amacı seans süresini korumak ve danışana kişisel ayrıntı sormadan net bir saat vermektir.
Psikolog randevu programı ya da psikolog randevu uygulaması gibi adlarla anılan araçlar bu işin takvim tarafını görür. Asıl zorluk ise takvime ulaşan yoldadır: uzman günün büyük bölümünü kapalı kapılar ardında, telefonu sessizde geçirir ve yeni danışanın ilk araması çoğu zaman karşılanmaz. Hizmet süresi, müsaitlik ve iptal gibi ortak kavramları randevu sistemi nedir rehberinde sektör ayrımı yapmadan anlattık.
Psikolog randevu yazılımı ile danışan kayıt dosyası farkı
Psikolog randevu yazılımı yalnız zamanı, görüşme türünü ve iletişim bilgisini yönetir. Seans notları, değerlendirme ve test sonuçları ise uzmanın ayrı ve erişimi sınırlı kayıt düzeninde tutulur. İki alanı ayırmak, takvimi gören herkesin danışanın klinik bilgisini görmemesini sağlar ve veri güvenliğinin ilk adımıdır.
İndirilen program mı, bulut tabanlı sistem mi?
"Psikolog randevu programı indir" aramasıyla bulunan masaüstü yazılımlar tek bilgisayarda çalışır ve ofis dışından erişimi sınırlıdır. Bulut tabanlı sistemler ise telefondan, web sitesinden ve randevu linkinden gelen talepleri aynı anda aynı takvime yazabilir. Hangisi seçilirse seçilsin, verinin nerede saklandığı ve kimlerin erişebildiği önceden sorulmalıdır.
Psikolog ofisinde telefon ve randevu neden zorlaşır?
Terapiye başlamaya karar vermek birçok kişi için kolay bir adım değildir. Aradığında kimseye ulaşamayan kişi yeniden aramayı erteleyebilir ya da vazgeçebilir. Bu yüzden psikolog ofisinde ilk temasın karşılanması, takvimin düzgün tutulması kadar önemlidir. Ofiste sekreter çalıştırmadan bu ihtiyacı karşılamanın yollarını sanal sekreter yazısında anlattık.
Psikolog ofislerinde sık görülen sorunlar şunlardır:
- Seans sırasında açılmayan telefon: Uzman elli dakikalık bir seanstayken gelen arama, ancak seans arasındaki kısa molada geri aranabilir.
- Akşam ve hafta sonu talepleri: Danışanlar randevu almaya çoğunlukla iş çıkışında karar verir; ofis o saatte kapalıdır.
- Sabit seans saatinin bozulması: Tek bir haftanın ertelenmesi elle işlenirken bütün seri yanlışlıkla kayabilir.
- Kısa haberle iptal: Son dakika iptalinde boşalan saat, bekleyen bir danışana önerilmezse boş kalır.
- Online ve yüz yüze karışıklığı: Görüşmenin hangi biçimde yapılacağı kayıtta yazmazsa danışan yanlış yere gelebilir.
Bir randevu talebinin kayda dönüşmesi, psikolog ofisinde şu aşamalardan geçer:
| Aşama | Ofiste ne yapılır? | Takvimin bilmesi gereken | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|---|
| Talep | Görüşme kimin için ve hangi biçimde istendiği anlaşılır | İlk görüşme, bireysel, çift, çocuk, online türleri | Başvuru nedeni sorulmaz |
| Kontrol | Uzmanın uygun günleri ve görüşme süresi eşleştirilir | Çalışma günleri, seans arası mola, oda | Çift görüşmede iki kişinin uygunluğu |
| Kayıt | Saat önerilir, danışan onaylar, bilgiler tekrar okunur | Ad, telefon, dönüş tercihi | Sesli mesaj bırakma izni |
| Seri planı | Düzenli seans aynı gün ve saate tekrar eden kayıt olarak açılır | Seri başlangıcı ve aralığı | Seriyi yalnız uzman onayıyla açmak |
| Değişiklik | Yalnız ilgili tarih taşınır, eski saat boşaltılır | Serinin geri kalanı | Değişen tarihi danışana açıkça söylemek |
Seans türleri takvimde nasıl tanımlanır?
Psikoloğun takvimi birkaç farklı randevu türünden oluşur ve her birinin kendine özgü kuralları vardır. Takvim bu türleri ayırt edemezse ilk görüşme ile düzenli seans aynı süreye sıkışır ya da bir çiftin randevusu yalnız bir kişinin uygunluğuna göre verilir.
| Görüşme türü | Planlamadaki özelliği | Telefonda netleştirilecek bilgi |
|---|---|---|
| İlk görüşme | Tanışma ve çalışma biçiminin konuşulduğu, süresi uzmana göre değişen görüşme | Yüz yüze mi online mı, tercih edilen gün aralığı |
| Düzenli bireysel seans | Çoğunlukla haftalık ya da uzmanın belirlediği aralıkla aynı saatte tekrar eder | Sabit gün ve saat tercihi |
| Online seans | Bağlantı bilgisinin zamanında iletilmesi gerekir | Bağlantının hangi kanaldan gönderileceği |
| Çift ve aile görüşmesi | İki ya da daha fazla kişinin ortak uygunluğu aranır | Katılımcı sayısı, ortak uygun günler |
| Çocuk ve ergen görüşmesi | Veliyle planlanır, okul saatleri dışındaki dilimler hızla dolar | Veli adı ve iletişim bilgisi |
Seans sürelerini ve aralıklarını her uzman kendisi belirler; sistemin işi bu kuralları her kanalda aynı biçimde uygulamaktır. Haftalık serileri ve geçmiş randevuları izlemenin genel mantığını randevu takip programı yazısında bulabilirsiniz.
Arayanların ilk görüşmeden önce sorduğu sorular
İlk kez arayan kişiler randevudan önce genellikle birkaç pratik soru sorar: görüşme ne kadar sürüyor, ücret nedir, online görüşme mümkün mü, konuşulanlar gizli kalacak mı, uzman hangi alanlarda çalışıyor? Bu soruların cevabı uzmanın önceden onayladığı metinlerle verilebilir. "Benim sorunum için bu uzman uygun mu?" sorusu ise bir değerlendirme gerektirir ve ilk görüşmeye bırakılmalıdır.
Telefonda neler sorulur, neler sorulmaz?
Randevu vermek için danışanın neden başvurduğunu bilmek gerekmez. Telefondaki asistanın, ister insan ister yapay zeka olsun, yalnız planlama için gereken bilgileri istemesi hem mahremiyeti korur hem de arayanın içini rahatlatır.
| Konu | Telefonda sorulmalı mı? | Neden? |
|---|---|---|
| Ad soyad ve telefon | Evet | Randevuyu kaydetmek ve ulaşmak için gerekir |
| Dönüş tercihi | Evet | Bazı danışanlar sesli ya da yazılı mesaj bırakılmasını istemez |
| Görüşme biçimi (online veya yüz yüze) | Evet | Takvimde doğru randevu türü seçilir |
| Görüşme kimin için (kendisi, çocuğu, çift) | Evet | Süre ve katılımcı sayısı buna göre belirlenir |
| Başvuru nedeninin ayrıntısı | Hayır | İlk görüşmede uzmanla konuşulacak konudur |
| Tanı, ilaç veya geçmiş tedavi bilgisi | Hayır | Randevu için gerekmez ve hassas veridir |
Ruh sağlığına ilişkin bilgiler sağlık verisidir ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında özel nitelikli kişisel veri olarak daha sıkı koşullarla işlenir. Aydınlatma metni, saklama süresi ve erişim yetkileri için Kişisel Verileri Koruma Kurumu rehberleri ve ofisinizin hukuki danışmanlığı esas alınmalıdır.
Önemli: Psikolog ofisinde veri minimizasyonu bir tercih değil temel ilkedir. Randevu kaydına, takvim notuna ya da mesaj özetine başvuru nedeni, tanı veya ilaç bilgisi yazılmaz; danışanın anlatmaya başladığı ayrıntı nazikçe ilk görüşmeye yönlendirilir.
Bütçenizi seans yoğunluğunuza göre planlayın: ProAsistan aylık konuşma dakikasına göre fiyatlanır; Bireysel Başlangıç 100 dakika (ortalama 100 danışan görüşmesi) için aylık 2.000 ₺'dir ve ilk ay yüzde 25 indirimle uygulanır. Birden fazla terapistin çalıştığı merkezler için Kurumsal paketi randevu sistemi fiyatları bölümünde inceleyebilirsiniz.
Kriz anında ve iptallerde sınırlar nasıl çizilir?
Randevu asistanı bir kriz hattı değildir ve psikolojik destek vermez. Arayan kişi kendisine veya başkasına zarar verme düşüncesinden ya da hayati tehlike içeren bir durumdan söz ederse asistan randevu süreciyle ilerlemez; kişiyi gecikmeden 112 Acil Çağrı Merkezi'ne yönlendirir. Ruh sağlığı hizmetlerine ilişkin genel bilgilendirme için Sağlık Bakanlığı kaynakları da danışanla paylaşılabilir.
Kriz yönlendirme metnini uzmanın kendisi yazmalıdır. Kurulumdan önce şu adımlar netleştirilir:
- Hangi ifadelerde yönlendirme metninin okunacağını uzman belirler.
- Metin kısa, sakin ve açık yazılır; yorum ya da öneri içermez.
- Yönlendirme sonrası uzmana iletilecek bilgi tanımlanır (yalnız arama yapıldığı ve dönüş istendiği).
- Acil olmayan ama uzmanın bilmesi gereken talepler için ayrı bir dönüş kuralı yazılır.
İptal, erteleme ve sabit seans saati
Terapide iptal politikasını uzman belirler; seanstan belirli bir süre öncesine kadar erteleme hakkı tanınabilir. Asistan bu politikayı danışana nazikçe hatırlatabilir, istisna kararını ise uzmana bırakır. Düzenli seanslarda bir haftanın ertelenmesi bütün seriyi değiştirmemelidir: "Bu çarşamba gelemiyorum" diyen danışanın yalnız o tarihi taşınır, sonraki çarşambalar yerinde kalır.
Haber vermeden gelinmeyen seanslarla ilgili genel yaklaşımları randevuya gelmeyen müşteri yazısında ele aldık. Seri randevuların benzer biçimde yönetildiği bir başka alan için fizyoterapist randevu sistemi yazısına göz atabilirsiniz.
Örnek senaryo: ilk kez arayan danışan
Aşağıdaki diyalog kurgusaldır; bir psikolog ofisine akşam saatinde gelen aramayı örnek senaryo olarak gösterir:
Asistan: Merhaba, psikolog ofisine ulaştınız. Ben ofisin yapay zeka asistanıyım; randevu konusunda yardımcı olabilirim.
Danışan: Merhaba, ilk defa bir psikologla görüşmek istiyorum. Son zamanlarda işte çok zorlanıyorum ve...
Asistan: Anlıyorum. Randevu için ayrıntı paylaşmanıza gerek yok; bunları ilk görüşmede uzmanla konuşabilirsiniz. Yüz yüze mi, online mı görüşmeyi tercih edersiniz?
Danışan: Online daha iyi olur, akşam saatlerinde.
Asistan: Salı 19.00 ve perşembe 20.00'de online ilk görüşme için yer var.
Danışan: Salı olsun.
Asistan: Adınızı ve telefon numaranızı alabilir miyim? Size dönüş gerekirse bu numaraya mesaj bırakmamızda sakınca var mı?
Danışan: (Bilgilerini verir.) Mesaj bırakabilirsiniz.
Asistan: Salı 19.00 online ilk görüşmeniz oluşturuldu. Görüşme bağlantısı ofis tarafından size iletilecek.
Bu örnek senaryoda asistan kendini yapay zeka olarak tanıtır, danışanın anlatmaya başladığı ayrıntıyı nazikçe ilk görüşmeye bırakır ve yalnız planlama için gereken bilgiyi alır.
Psikolog için randevu sistemi seçerken nelere bakılır?
Psikolog için en uygun yapay zeka randevu sistemi, en çok özelliği olan değil, en az bilgiyle çalışabilen sistemdir. Seçim yaparken aşağıdaki ölçütleri kendi seans düzeninizle karşılaştırın:
- Toplanan bilgi alanları sizin belirlediğiniz kadarla sınırlanabiliyor mu?
- İlk görüşme, bireysel, çift ve online seans ayrı türler olarak tanımlanabiliyor mu?
- Seri randevularda tek bir tarih, diğerlerini etkilemeden ertelenebiliyor mu?
- Kriz ifadelerinde okunacak yönlendirme metni tanımlanabiliyor mu?
- Telefon, web sitesi ve randevu linkinden gelen değişiklikler aynı takvime düşüyor mu?
- Birden fazla terapist varsa her birinin takvimi ayrı yönetilebiliyor mu?
Danışanın saatini kendisi seçtiği web randevusu ile telefonla verilen randevunun aynı kurallarla çalışması için online randevu yazısındaki kurgu iyi bir başlangıçtır. Birden fazla uzmanın çalıştığı merkezlerde bankodaki görevlinin iş tanımını klinik sekreteri nedir rehberinde ele aldık.
ProAsistan psikolog randevu sistemini nasıl destekler?
Kurulumda önce sınırlar çizilir: asistan hangi bilgileri soracak, hangi soruları hiç sormayacak, kriz ifadelerinde hangi metni okuyacak. Ardından seans türleriniz, süreleriniz, çalışma günleriniz ve online görüşme seçeneğiniz tanımlanır; böylece telefon da psikolog randevu sisteminizin sakin bir kanalına dönüşür.
ProAsistan'ın psikolog ofisinde üstlendiği işler şunlardır:
- Siz seanstayken ya da mesai dışında gelen aramaları numaranız değişmeden doğal Türkçe karşılama; asistanın 7/24 mü yoksa yalnız seans ve mesai dışı saatlerde mi çalışacağını siz belirlersiniz
- Randevu oluşturma, tek bir seansı erteleme veya iptal etme
- Ücret kuralı, adres ve online görüşme gibi soruları onayladığınız metinlerle yanıtlama
- Danışanla paylaştığınız randevu linkinden saat seçimi
- Web sitesindeki sohbetten randevu (Premium ve Kurumsal paketlerde)
- Birden fazla terapistin ayrı takvimini tek panelden izleme (Kurumsal pakette)
ProAsistan terapötik konuşma yapmaz, psikolojik değerlendirme veya tavsiye vermez. Yanıt veremediği taleplerde danışanın iletişim bilgisi ve dönüş isteği kaydedilir; dönüşü siz yaparsınız. Telefonda belirlenen seans saati, ProAsistan'ın bağlandığı takvim ve randevu programınıza işlenir.
Seans düzeninizi koruyarak başlayın: İlk kez arayan bir danışanı, ertelenen tek bir haftalık seansı ve kriz yönlendirme metnini kendi takviminizle denemek için ofisiniz için hemen başlayın.
ProAsistan'ı kendi işletmenizle deneyin
Telefon ve web sohbetinden gelen randevu taleplerini nasıl karşıladığını demo görüşmesinde gösterelim.