Klinikler ve muayenehaneler için
Hekim muayenedeyken de telefonu yanıtlayan doktor randevu programı
ProAsistan, kliniğinize ve muayenehanenize gelen aramaları karşılayıp randevuyu ilgili hekimin takvimine yerleştiren bir yapay zeka asistanıdır. Muayene, kontrol ve işlem randevularını ayrı sürelerle tanır; hastaya yalnız o randevu türüne uyan boşlukları önerir. Mesai bittikten sonra gelen aramalar da ertesi sabahı beklemez.
- Hekim bazlı takvim, randevu türüne göre süre
- Telefon, WhatsApp ve web sohbetinden randevu
- Tıbbi soruda yorum yok, acil durumda 112 yönlendirmesi
Demo görüşmesi ücretsizdir ve herhangi bir taahhüt gerektirmez.
- 09.00Muayene · Dr. YalınDolu
- 09.20Kontrol · Dr. YalınDolu
- 09.30Pansuman · İşlem odasıDolu
- 10.00Muayene · Dr. Yalın ProAsistan oluşturdu
- 10.20Kontrol · Dr. ErdemBoş
- 10.40Muayene · Dr. ErdemBoş
Kısaca
Doktor randevu programı nedir?
Doktor randevu programı, hastaların hangi hekime, hangi randevu türüyle ve hangi saatte geleceğini tek takvimde düzenleyen yazılımdır. ProAsistan bu takvimin telefon tarafını üstlenir: arayan hastayla konuşur, muayene mi kontrol mü istediğini anlar, ilgili hekimin boş saatine randevuyu oluşturur, değiştirir ya da iptal eder. Hasta dosyası tutmaz; tıbbi sorularda yorum yapmadan talebi kliniğinize bırakır.
Kapsam
Randevu programı mı, hasta takip programı mı?
Klinik yazılımı arayan hekimlerin aklında çoğu zaman iki ayrı ihtiyaç vardır. Hasta takip programı (muayenehane programı ya da HBYS olarak da anılır) muayene notlarını, tetkik sonuçlarını ve hastanın geçmişini saklar. Doktor randevu programı ise hastanın hangi gün, hangi hekime ve hangi amaçla geleceğini düzenler.
ProAsistan ikinci gruptadır ve kliniklerin en çok zorlandığı kısmı, yani telefonu üstlenir: hastayı karşılar, randevuyu konuşarak verir, adres ve çalışma saatleri gibi soruları kliniğinizin bilgileriyle yanıtlar. Hasta dosyası açmaz, muayene kaydı tutmaz; bu yüzden bir hasta takip programının yerine geçmez, onun yanında telefon ve randevu işini yürütür.
Kliniğinizde hâlihazırda kullanılan bir program ya da takvim varsa demo görüşmesinde ele alınır; randevuların nerede tutulacağı ve ekibinizin onları nasıl göreceği bu konuşmada birlikte kararlaştırılır. Kurulumun genel adımlarını nasıl çalışır sayfasında bulabilirsiniz.
Hekim bazlı takvim
Her randevu türü kendi süresiyle, her hekim kendi takvimiyle
Yeni hasta muayenesiyle sonuç kontrolünü aynı aralığa koymak öğleden sonrayı tıkar. Asistan randevu verirken şu ayrımları gözetir:
Muayene
İlk kez gelen ya da yeni bir şikâyetle başvuran hastaya, hekimin muayeneye ayırdığı uzunlukta bir boşluk bulur.
Kontrol ve sonuç gösterme
Kısa süren kontrol randevusunu hastanın daha önce görüldüğü hekime verir. Kontrolleri günün belirli saatlerinde toplamak isterseniz bu kural kurulumda tanımlanır.
İşlem randevusu
Pansuman, enjeksiyon ya da küçük girişim için gereken oda veya cihaz kaynak olarak tanımlanır; işlem randevusu hem hekim hem oda boşken verilir.
Hekim tercihi
Hasta bir hekim adı verdiğinde yalnız o hekimin takvimine bakar. Hekim o gün çalışmıyorsa başka bir gün ya da kliniğin uygun gördüğü başka bir hekimi önerir.
İzin ve kongre günleri
Hekimin izinde ya da kongrede olduğu günler takvimde kapalı görünür; asistan o günlere randevu vermez ve hastaya en yakın uygun tarihi söyler.
Bölümünü bilmeyen hasta
Hangi hekime gideceğinden emin olmayan hastaya şikâyetine bakarak bölüm önermez; kliniğinizin bu durum için belirlediği yolu izler ya da talebi ekibinize bırakır.
Sekreterin masası
Muayenehane sekreteri aynı anda üç işe yetişemez
Bankoda bilgileri alınan bir hasta, sırasını soran bir başkası ve tam o sırada çalan telefon: muayenehane sekreterinin günü çoğu zaman böyle geçer. Telefondaki hasta beklemeye alındığında ya kapatır ya da aynı soruyu sormak için bir saat sonra yine arar.
ProAsistan telefonun randevu ve bilgi kısmını üstlenir. Sekreter yüz yüze hastaya, evraka, ödemeye ve hekimle koordinasyona odaklanır. Asistanın yanıtlamadığı ya da size bıraktığı talepler hastanın adı ve numarasıyla kaydedilir; ekibiniz uygun bir anda geri döner.
- Adres, otopark ve anlaşmalı kurum gibi tekrar eden soruların yanıtı
- Randevu oluşturma, taşıma ve iptal
- Öğle arasında ve mesai sonrasında gelen aramalar
- Hekime bırakılacak taleplerin ad ve telefonla kaydı
Örnek görüşme
Tahlil sonucunu hekime göstermek isteyen hasta
Hasta hem sonuçlarını yorumlatmak hem de kontrole gelmek istiyor. Asistan yorum yapmadan doğru randevu türünü buluyor. Görüşme örnektir; karşılama cümlesi ve kurallar kliniğinize göre yazılır.
Görüşme sırasında asistan:
- Tahlil değerleri hakkında yorum yapmadı; soruyu hekimin kontrolüne bıraktı.
- Yeni muayene yerine daha kısa süren kontrol randevusunu seçti.
- Yalnız hastanın daha önce görüldüğü hekimin boşluklarını önerdi.
- Ad ve iletişim bilgisi dışında sağlık ayrıntısı sormadı.
- Kliniğin hazırlık notunu ve güvenlik cümlesini iletti.
Kavak Poliklinik
ProAsistan görüşmede
- AsistanKavak Poliklinik, merhaba. Ben polikliniğin yapay zeka asistanıyım, size nasıl yardımcı olabilirim?
- ArayanDr. Yalın geçen hafta kan tahlili istemişti, sonuçlar çıktı. Bazı değerler yüksek görünüyor, önemli bir şey mi acaba?
- AsistanSonuçları yorumlamam doğru olmaz; bunu Dr. Yalın kontrolde sizinle konuşacak. Sonuç kontrolü için perşembe 11.40 ya da cuma 09.20 uygun.
- ArayanPerşembe olsun.
- AsistanPerşembe 11.40, Dr. Yalın, sonuç kontrolü. Adınızı ve size ulaşabileceğimiz numarayı alabilir miyim?
- ArayanMurat Güneş. Şu an aradığım numaradan ulaşabilirsiniz.
- AsistanRandevunuz oluşturuldu Murat Bey, sonuç çıktınızı yanınızda getirin lütfen. Bu arada kendinizi kötü hissederseniz randevuyu beklemeden en yakın sağlık kuruluşuna başvurun.
Kontrol randevusu oluşturuldu
Perşembe 11.40 · Dr. Yalın · Sonuç kontrolü
Karşılaştırma
Muayenehane sekreteri, hasta takip programı ve ProAsistan
Üçü birbirinin alternatifi değildir; çoğu klinikte yan yana çalışır. Tablo, telefonla gelen bir randevu talebinde hangisinin neyi üstlendiğini gösterir.
| Ölçüt | Muayenehane sekreteri | Hasta takip programı | ProAsistan |
|---|---|---|---|
| Telefonu kim açar? | Sekreter; bankodaysa ve hat boşsa | Telefonla ilgilenmez | Yapay zeka asistanı, mesai dışında da |
| Randevu kaydı | Elle girilir | Biri girdiğinde takvimde görünür | Görüşme sırasında oluşturulur |
| Hasta dosyası ve muayene notu | Dosyayı hazırlar | Programın asıl işi | Tutmaz, kapsamı dışında |
| Tıbbi soru gelirse | Hekime iletir | Konusu değil | Yorum yapmaz, talebi kliniğe bırakır |
| Bankoda karşılama ve ödeme | Sekreterin işi | Kayıt ve fatura tarafı | Kapsamı dışında |
Asistan sekreterin telefon yükünü alır; bankodaki işler ekibinizde kalır. Bu iş bölümünü klinik sekreteri nedir yazımızda ayrıntılı ele aldık.
Klinik tipleri
Tek hekimli muayenehaneden çok branşlı polikliniğe
Doktor randevu programından beklenen, kliniğin yapısına göre değişir. Asistanın işi aynı kalır; kurallar size göre ayarlanır.
Tek hekimli muayenehane
Sekreter yoksa ya da yarım gün çalışıyorsa telefon muayene sırasında hekimin cebinde çalar. Asistan bu aramaları karşılar; hekime yalnız kendisinin dönmesi gereken talepler kalır.
Akşam muayeneden sonra arayan hasta, ertesi günün ilk boş muayene saatine yerleşir.
Çok hekimli özel klinik
Her hekimin branşı, çalışma günleri ve randevu süreleri farklıdır. Asistan hastanın hangi hekimi ya da bölümü istediğini sorar ve yalnız o takvimin boşluklarını sunar.
Kardiyoloji kontrolü için arayan hasta yalnız kardiyoloğun kontrol saatlerini duyar.
İşlem odası olan poliklinik
Pansuman, enjeksiyon ve küçük girişimler hekim kadar oda ve personel de ister. Bu kaynaklar tanımlandığında işlem randevusu odanın boş olduğu saate verilir.
Pansuman randevusu, işlem odasının başka bir hastayla dolu olmadığı saate alınır.
Diş ve ağız sağlığı klinikleri
Koltuk planı ve seanslı tedaviler bu kliniklerde ayrı bir takvim mantığı gerektirir. Diş hekimlerine özel akışı diş hekimi randevu programı sayfasında anlattık.
Tıbbi soru, acil durum ve hasta verisi
ProAsistan kliniğiniz adına teşhis koymaz, belirti yorumlamaz, ilaç ya da doz önermez; bu tür sorularda hastanın geri aranma talebini alıp hekiminize ya da ekibinize bırakır. Arayan kişi göğüs ağrısı, nefes darlığı ya da bilinç bulanıklığı gibi hayati tehlike işaretlerinden söz ederse randevu aramayı bırakır ve hemen 112 Acil Çağrı Merkezi'ni aramasını söyler; bu yönlendirmeyi hangi ifadelerin başlatacağını hekimleriniz belirler. Randevu için ad, telefon ve randevu türü çoğu zaman yeterlidir. KVKK sağlık verisini özel nitelikli kişisel veri saydığından asistan şikâyetin ayrıntısını sormaz. Karşılamada yapay zeka asistanı olduğunu söylemesini de öneririz.
SSS
Klinik ve muayenehane hakkında sık sorulanlar
Muayenehane olarak gelen telefonları yapay zeka cevaplayabilir mi?
Evet. ProAsistan muayenehanenize gelen aramaları karşılar, hastanın muayene mi kontrol mü istediğini sorar ve ilgili hekimin boş saatine randevuyu oluşturur. Adres, çalışma saatleri ve anlaşmalı kurumlar gibi soruları da sizin verdiğiniz bilgilerle yanıtlar.
ProAsistan bir hasta takip programı mı?
Hayır. ProAsistan hasta dosyası, muayene notu ya da tetkik sonucu tutmaz; telefonu, mesajları ve randevu tarafını üstlenir. Kliniğinizde kullandığınız programla nasıl yan yana çalışacağı demo görüşmesinde ele alınır.
Klinik için sekreter yerine yapay zeka kullanmak mantıklı mı?
Telefon yükü için çoğu klinikte mantıklıdır; ancak asistan sekreterin bütün işini üstlenmez. Hastayı bankoda karşılamak, evrak, ödeme ve hekimle koordinasyon ekibinizde kalır; asistan aramaları ve randevu değişikliklerini alarak sekreterin karşısındaki hastaya odaklanmasını sağlar. Sekreterle asistan arasındaki iş bölümünü yapay zeka sekreter sayfasında ayrıntılı anlattık.
Hasta tahlil sonucunu ya da ilacını sorarsa asistan ne yapar?
Yorum yapmaz. Sonuç, ilaç ve belirtiyle ilgili soruları hekime bırakır; hastaya bir kontrol randevusu önerir ya da geri aranma talebini alır. Arayan hayati tehlike içeren bir durum anlatıyorsa konuşmayı randevudan çıkarır ve kişiyi 112'ye yönlendirir.
Birden fazla hekimin çalıştığı poliklinikte nasıl çalışır?
Her hekim kendi takvimiyle tanımlanır. Asistan hastanın hangi hekimi ya da bölümü istediğini sorar ve yalnız o takvimdeki uygun saatleri önerir; hasta hangi bölüme gideceğini bilmiyorsa tahmin yürütmez, kliniğinizin belirlediği yolu izler ya da talebi ekibinize bırakır.
Doktor randevu sistemi ücretsiz mi?
Ücretsiz randevu araçları vardır, ama telefonu yanıtlayan bir asistan farklı bir hizmettir. ProAsistan'da ücret; kliniğinizin arama hacmine, hekim sayısına ve kullanılacak kanallara göre teklifle belirlenir, demo görüşmesi ise ücretsizdir. Ücretsiz seçeneklerin sınırlarını hasta randevu programı ücretsiz olur mu yazımızda, teklif mantığını fiyatlar sayfasında anlattık.
Klinik için en uygun yapay zeka randevu sistemi hangisi?
Kliniğinizin işleyişine uyan sistemdir; herkese uyan tek bir cevap yoktur. Randevu türlerini ayrı sürelerle tanımlayabilmesi, hekim bazlı takvimle çalışması, tıbbi soruda sınırını bilmesi ve telefonu gerçekten yanıtlaması temel ölçütlerdir. Bu ölçütleri klinik randevu sistemi rehberimizde ayrıntılı ele aldık.
Devam edin
İlgili çözümler ve rehberler
Hekimleriniz muayenede, telefonlar asistanda
Hekim takvimleriniz ve randevu türlerinizle hazırlanmış örnek bir asistanı ücretsiz demo görüşmesinde deneyin.