Kısa cevap
Estetik klinik randevu sistemi; konsültasyon, uygulama seansı ve kontrol randevusunu ayrı türler olarak planlayan, hekim, uygulama odası ve cihaz takvimini birlikte gözeten düzendir. İyi kurulmuş bir estetik klinik randevu sistemi telefonda ve mesajda yalnız randevu, saat ve genel bilgiyi konuşur; işlemin kişiye uygun olup olmadığı gibi tıbbi kararları hekime bırakır ve ilk aramada gereksiz sağlık bilgisi toplamaz.
Konsültasyon, kontrol ve mesai dışı aramaların hekim takvimine aynı kurallarla nasıl işlendiğini klinikler için randevu asistanı sayfamızda inceleyebilirsiniz.
Estetik klinik randevu sistemi nedir?
Estetik klinik randevu sistemi, medikal estetik merkezinde danışan taleplerini konsültasyon, uygulama ve kontrol türlerine ayırarak hekim, oda ve cihaz uygunluğuna göre takvime yerleştiren iş akışıdır. Telefon, web sitesi ve mesaj kanallarından gelen talepleri tek kayıtta toplar. Amaç, uzun işlemleri doğru boşluğa koymak ve seans aralıklarını korumaktır.
Medikal estetikte bir danışanın yolculuğu çoğunlukla tek randevuyla bitmez. Konsültasyonda hekim kişiyi görür, beklentisini dinler ve uygun yöntemi önerir. Uygulama bazen aynı gün, bazen ayrı bir randevuda yapılır. Kontrol ise hekimin belirlediği aralıkla tekrar görülmeyi gerektirir. Bu üç adımın her biri takvimde farklı uzunlukta ve farklı kaynakla yer kaplar.
| Randevu türü | Takvimdeki özelliği | Kim yapar? | Telefonda alınacak bilgi |
|---|---|---|---|
| Konsültasyon | Görece kısa, hekime bağlı | Hekim | Ad, telefon, ilgilenilen işlemin adı |
| Uygulama seansı | Süre işleme göre değişir, oda ve cihaz ister | Hekim veya yetkili sağlık personeli | Önceden planlanmış işlem ve tercih edilen gün |
| Seanslı protokol | Belirli aralıklarla tekrar eden dizi | Protokolü belirleyen ekip | Kaçıncı seans olduğu, uygun günler |
| Kontrol randevusu | Uygulamadan sonra hekimin belirlediği aralıkta | Hekim | Uygulama tarihi, uygun saat |
Konsültasyon, uygulama ve kontrol neden ayrı tanımlanır?
Konsültasyon için ayrılan kısa bir zaman dilimine uzun bir uygulama sığdırılırsa günün geri kalanı kayar ve bekleme salonu dolar. Kontrol randevusu takvimde ayrı bir tür olarak durmazsa unutulur ve danışan kendi başına aramak zorunda kalır. Türler ayrıldığında hem resepsiyon hem dijital kanal aynı soruya aynı cevabı verir: "Bu talep hangi uzunlukta ve hangi kaynakla bir boşluk istiyor?"
Muayene odaklı kliniklerin genel takvim düzenini klinik randevu sistemi yazısında anlattık. Hekim gözetimi olmadan cilt bakımı ve epilasyon sunan güzellik merkezlerinin akışı farklıdır; o konu güzellik salonu randevu programı rehberinde ele alınır.
Estetik klinikte telefon ve randevu akışında hangi sorunlar yaşanır?
Estetik kliniklerin telefonu çoğunlukla bir sosyal medya paylaşımı ya da kampanya duyurusundan sonra yoğunlaşır. Arayanların büyük kısmı önce bilgi ister, kararını sonra verir. Resepsiyon bu sırada bankodaki danışanla, onam formlarıyla ve ödeme işlemleriyle ilgilenirken bazı aramalar açılamaz ve mesajlar akşama kalır.
Sektöre özgü en sık sorunlar şunlardır:
- Reklamdan sonra aynı saatlerde gelen çok sayıda bilgi araması
- Fiyat sorusunun telefonda kesin bir rakam beklentisine dönüşmesi
- Paylaşılan lazer veya cihaz için çakışan randevular
- Seans aralığını kısaltmak isteyen danışanın baskısı
- Uygulama sonrası şikâyetle arayan kişinin sıradan randevu talebi gibi ele alınması
- Mesai dışında yazılan mesajların ertesi güne kalması
Bu sorunları çözmenin yolu, her talebin aynı sırayla işlendiği bir akış kurmaktır. Aşağıdaki tablo, talep → kontrol → kayıt mantığını estetik klinik için özetler:
| Aşama | Ne yapılır? | Kontrol edilen kural | Sonuç |
|---|---|---|---|
| Talep | Danışanın neden aradığı anlaşılır | Bilgi mi, yeni randevu mu, değişiklik mi, şikâyet mi? | Talep türü belirlenir |
| Yönlendirme | Tıbbi soru veya şikâyet ayrılır | Kliniğin yazılı yönlendirme talimatı | Hekime not ya da acil talimat |
| Uygunluk | Randevu türüne uyan boşluk aranır | Hekim, oda, cihaz ve seans aralığı | Uygun saatler önerilir |
| Kayıt | Danışan saati onaylar | Yalnız gerekli iletişim bilgisi alınır | Randevu takvime yazılır |
| Takip | Kontrol ve sonraki seans planlanır | Protokoldeki aralık | Dizi takvimde görünür |
Telefonda gelen sorular kim tarafından yanıtlanmalı?
Hangi soruyu kimin yanıtlayacağını önceden belirlemek hem danışanı hem kliniği korur. Rutin soruları resepsiyon veya asistan karşılar; uygunluk, yan etki ve tedavi kararı her zaman hekimde kalır.
| Soru | Resepsiyon veya asistan yanıtlar mı? | Nasıl ele alınır? |
|---|---|---|
| Çalışma saatleri, adres, otopark | Evet | Kliniğin onaylı bilgisiyle yanıtlanır |
| "Bu uygulama sizde var mı?" | Evet | Hizmet listesindeki karşılığı söylenir |
| İşlem ücreti | Kliniğin kuralına göre | Kesin fiyat konsültasyondan sonra veriliyorsa bu kural aynen aktarılır |
| "Acıtır mı, yan etkisi var mı?" | Hayır | Hekim görüşmesinde ele alınacağı söylenir |
| "Bana hangi işlem uygun?" | Hayır | Karar hekime aittir, konsültasyon randevusu sunulur |
| Randevu erteleme veya iptal | Evet | Kayıt bulunur, yeni saat sunulur ya da iptal edilir |
| İşlem sonrası şikâyet | Hayır | Kliniğin yönlendirme talimatı aktarılır, ekibe not düşülür |
Son satır özellikle önemlidir. Uygulama sonrası bir şikâyetle arayan kişi randevu sırasına değil, kliniğin önceden yazdığı talimata ihtiyaç duyar; hayati tehlike bildiren durumlarda kişi doğrudan 112 Acil Çağrı Merkezi'ne yönlendirilir.
Hekim, cihaz ve oda birlikte nasıl planlanır?
Estetik klinikte kaynak yalnız hekim değildir. Bir lazer cihazı iki uygulama odası arasında paylaşılıyorsa aynı saate iki lazer randevusu verilemez. Bazı uygulamaları yetkili sağlık personeli yapabilir, bazılarını yalnız hekim yapar. Hekimin ameliyat günü varsa o gün poliklinik takvimi kapalı olmalıdır.
Kurulum sırasında her hizmet için şu soruları yanıtlayın:
- Bu işlemi kim yapabilir: hekim mi, yetkili başka bir sağlık çalışanı mı?
- İşlem hangi odada ve hangi cihazla yapılır, cihaz paylaşılıyor mu?
- Öncesinde hazırlık, örneğin anestezik kremin etki etmesi için ne kadar beklenir?
- Sonrasında oda temizliği ve cihaz hazırlığı ne kadar sürer?
- Bir sonraki seans en erken ve en geç ne zaman yapılabilir?
Bu ayrıntılar hesaba katılmadığında kâğıt üzerinde boş görünen saat gerçekte kullanılamaz ve sonraki danışan bekler. Seans dizilerinin günlük olarak nasıl izleneceğini randevu takip programı yazısında anlattık.
Seans takibi ve kontrol randevusu
Seanslı uygulamalarda bir sonraki tarihi hekim ya da kliniğin protokolü belirler. Telefonu karşılayan kişinin veya asistanın görevi, belirlenen aralığa uygun bir tarih bulup sunmaktır; aralığı kendi başına kısaltmak ya da uzatmak değildir. Hizmet tanımına "bir sonraki seans en erken ne zaman yapılabilir" bilgisini eklemek, danışan "bu hafta gelebilir miyim?" diye sorduğunda tutarlı cevap verilmesini sağlar.
Kontrol randevusunu uygulama günü planlamak sonradan unutulmasını önler. Kaçırılan seansların takvimde açtığı boşlukları azaltmanın yollarını randevuya gelmeyen müşteri yazısında ayrıca inceledik.
Hasta verisi ve tıbbi sınırlar nasıl korunur?
Estetik klinikte paylaşılan bilgiler kişisel veridir; kronik hastalıklar, kullanılan ilaçlar veya geçmiş ameliyatlar gibi bilgiler ise sağlık verisi olarak özel nitelikli kişisel veri sayılır. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu bu veri türü için ayrı işleme şartları ve ek güvenlik önlemleri öngörür.
Randevu almak için çoğu zaman ad, telefon numarası ve ilgilenilen işlemin adı yeterlidir. Sağlık geçmişine dair soruların hekim görüşmesinde, kliniğin kendi formlarıyla alınması daha doğrudur. Telefonda, WhatsApp'ta veya web sohbetinde paylaşılan bilgilerin kimlerce görüleceği, ne kadar saklanacağı ve danışanın nasıl bilgilendirileceği kliniğin KVKK sürecinde belirlenmelidir; Kişisel Verileri Koruma Kurumu rehberleri bu süreç için başlangıç noktasıdır.
Sağlık hizmeti sunan kuruluşların tabi olduğu düzenlemeler ve duyurular için Sağlık Bakanlığı kaynakları takip edilmelidir. Kampanya ve indirim mesajları ise randevu bildiriminden farklıdır: ticari elektronik ileti gönderilecekse danışanın izni İleti Yönetim Sistemi üzerinden yönetilmelidir.
Önemli: Telefonu karşılayan ister klinik sekreteri ister yapay zeka asistanı olsun, rolü randevu ve onaylı genel bilgiyle sınırlıdır. Uygunluk, yan etki, ilaç ve uygulama sonrası şikâyet soruları yorumlanmaz; talep hekime iletilir, acil durumda kliniğin talimatı ve 112 yönlendirmesi uygulanır.
Bütçeyi şimdiden planlamak isteyen klinikler için: ProAsistan paketleri aylık konuşma dakikasına göre ücretlendirilir; 100 dakikalık paket (bir görüşmenin ortalama 1 dakika sürdüğü varsayımıyla yaklaşık 100 danışan görüşmesi) Bireysel Başlangıç'ta aylık 2.000 ₺, Premium'da 2.500 ₺, Kurumsal'da 3.000 ₺'dir ve ilk ay %25 indirimli uygulanır. Ekip takvimi ve sohbetten randevu içeren paketleri randevu sistemi fiyatları bölümünde karşılaştırın.
Estetik klinik yazılımı seçerken hangi kriterlere bakılır?
Estetik klinik yazılımı genellikle hasta kartı, işlem geçmişi, ödeme ve stok gibi modülleri kapsayan geniş bir programdır; randevu tarafı bunun yalnız bir parçasıdır. Seçim yaparken "en çok modül hangisinde?" yerine "telefon ve mesaj yükünü, seans aralıklarını ve cihaz paylaşımını hangisi doğru yönetiyor?" sorusunu sorun.
| Kriter | Sorulacak soru | Neden önemli? |
|---|---|---|
| Randevu türleri | Konsültasyon, uygulama ve kontrol farklı sürelerle tanımlanabiliyor mu? | Yanlış uzunlukta boşluk günü kaydırır |
| Kaynak kontrolü | Hekim, oda ve cihaz aynı anda denetleniyor mu? | Paylaşılan cihazda çakışmayı önler |
| Seans kuralı | Sonraki seansın en erken tarihi tanımlanabiliyor mu? | Protokol aralığı korunur |
| Kanal birliği | Telefon, sohbet ve randevu linki aynı takvime mi yazıyor? | Ayrı kanallar ayrı kayıt demektir |
| Veri alanları | Toplanan bilgi klinik isteğine göre daraltılabiliyor mu? | Gereksiz sağlık verisi toplanmaz |
| Yönlendirme | Tıbbi soru ve şikâyet için yazılı talimat tanımlanabiliyor mu? | Sınır her kanalda aynı uygulanır |
Ücretsiz araçlar ve randevu linki yeterli mi?
Ücretsiz bir randevu linki, danışanın boş saati kendisinin seçmesini sağlar ve küçük bir başlangıç için iş görebilir. Link oluşturmak için bir randevu aracında hizmetler, süreler ve çalışma saatleri tanımlanır, oluşan bağlantı web sitesine ve sosyal medya profiline eklenir. Ancak link tek başına cihaz paylaşımını, seans aralığını ve telefonu tercih eden danışanı yönetmez. Web üzerinden saat seçiminin müşteri tarafını online randevu rehberinde anlattık.
Seçimden önce aday çözümü kendi hizmet listenizle şu senaryolarda deneyin:
- Aynı lazer cihazına yakın saatlerde iki farklı uygulama talebi
- Seans aralığı dolmadan bir sonraki seansı isteyen danışan
- Fiyat sorusuyla başlayıp konsültasyon randevusuna dönen arama
- Akşam saatinde gelen kontrol erteleme talebi
- Uygulama sonrası şikâyet bildiren arama
Estetik klinik randevu yönetiminde sık yapılan hatalar nelerdir?
Hataların çoğu yazılımdan değil, eksik tanımlanmış kurallardan doğar. Estetik kliniklerde en sık görülenler şunlardır:
- Bütün işlemlere aynı süreyi vermek. Kısa konsültasyon blokları uzun uygulamaları sığdırmaz ve gün sonuna doğru gecikme birikir.
- Cihazı takvimde kaynak olarak tanımlamamak. Hekim boş görünür ama cihaz başka odada kullanılıyordur.
- Telefonda kesin fiyat vermeye zorlanmak. Klinik kesin ücreti konsültasyondan sonra belirliyorsa bu kural her kanalda aynı söylenmelidir.
- İlk aramada sağlık geçmişi sormak. Gereksiz veri toplanır ve korunması gereken bilgi miktarı artar.
- Kontrol randevusunu sonraya bırakmak. Uygulama günü planlanmayan kontrol çoğu zaman unutulur.
- Hatırlatma ile kampanya mesajını karıştırmak. Bilgilendirme ve ticari ileti farklı kurallara tabidir; hatırlatma akışı için randevu hatırlatma sistemi yazısına bakabilirsiniz.
Örnek senaryo: dolgu hakkında bilgi almak isteyen danışan
Aşağıdaki görüşme kurgusaldır ve kliniğin kurallarıyla yapılandırılmış bir yapay zeka asistanının nasıl davranabileceğini gösterir:
Danışan: Merhaba, dudak dolgusu yaptırmak istiyorum. Acıtır mı, ne kadar sürer?
Asistan: Merhaba, ben kliniğin yapay zeka asistanıyım. Uygulamanın size uygunluğu ve süreci hekimimizin değerlendirmesiyle netleşiyor; bu konuda yorum yapamıyorum. İsterseniz önce kısa bir konsültasyon randevusu oluşturabilirim.
Danışan: Olur. Fiyat bilgisi alabilir miyim?
Asistan: Kliniğimiz kesin ücreti konsültasyondan sonra bildiriyor. Konsültasyon için salı 15.00 ya da perşembe 11.00 uygun; hangisini tercih edersiniz?
Danışan: Perşembe olsun.
Asistan: Adınızı ve size ulaşabileceğimiz numarayı alabilir miyim? Sağlık geçmişinize dair soruları hekimimiz görüşmede soracak.
Bu senaryoda asistan tıbbi soruya yanıt vermez, kliniğin fiyat kuralını olduğu gibi aktarır ve yalnız gerekli iletişim bilgisini ister. Sekreter yüz yüze işlere odaklanırken tekrar eden telefon trafiğinin bu şekilde karşılanması iş bölümünü netleştirir; sekreterin tüm görev tanımı klinik sekreteri nedir yazısında yer alır.
ProAsistan estetik klinik randevu sistemi olarak nasıl çalışır?
ProAsistan, kliniğinize gelen aramaları 7/24 doğal Türkçe karşılayan bir yapay zeka asistanıdır. Hizmet listeniz, randevu türleriniz, süreleriniz, çalışma saatleriniz ve sık sorulan sorularınız tanımlandığında asistan, estetik klinik randevu sistemi kurallarınız içinde konsültasyon veya kontrol randevusu oluşturur, başka güne taşır ya da iptal eder.
Yurt dışından ulaşan danışanlar için ayrı bir dil hattı kurmanız gerekmez: telefon asistanı otomatik dil geçişiyle 35 dilde hizmet verir, danışanın konuştuğu dili algılayıp konsültasyon talebini o dilde alır. Tıbbi yorum yapmama kuralı her dilde aynen geçerlidir.
ProAsistan'ın estetik klinikte üstlendiği işler şunlardır:
- Mesai içinde ve dışında gelen aramaları karşılamak, randevu oluşturmak, değiştirmek ve iptal etmek
- Adres, çalışma saati ve kliniğin fiyat kuralı gibi soruları onaylı bilgiyle yanıtlamak
- Danışana randevu linki üzerinden saatini kendisinin seçme imkânı sunmak
- Kampanya sonrası Instagram biyografisine ve WhatsApp otomatik karşılama mesajına eklenen bağlantıyla ChatBot'a gelen danışanı aynı kurallarla karşılamak (Premium ve Kurumsal paketlerde)
- Web sitesindeki ProAsistan ChatBot ile sohbetten randevu almak (Premium ve Kurumsal paketlerde)
- Birden fazla hekim ve uzmanı ayrı takvimlerle tanımlamak (Kurumsal pakette)
Tıbbi değerlendirme gerektiren sorularda asistan yorum yapmaz; talep ve iletişim bilgisi kaydedilir, ekibiniz kişiye geri döner. Kliniğin numarası değişmez; uygulama sırasında ekip telefona yetişemediğinde arama asistana geçer. ProAsistan bir hasta kayıt sistemi değildir; kliniğin kullandığı takvim ve randevu programına bağlanır, ön görüşme veya uygulama randevusunu oraya işler.
Konsültasyon akışınızı kendi kurallarınızla görmek için: Hizmet listenizi, cihaz paylaşımınızı ve fiyat kuralınızı hazırlayın; dolgu sorusu, seans erteleme ve akşam gelen kontrol talebi senaryolarını denemek üzere ProAsistan ile hemen başlayın.
ProAsistan'ı kendi işletmenizle deneyin
Telefon ve web sohbetinden gelen randevu taleplerini nasıl karşıladığını demo görüşmesinde gösterelim.