Hasta Randevu Programı Ücretsiz Olur mu? Sınırlar ve Gerçek Maliyet

Muayenehane telefonunun, ilk muayene ile kontrol ayrımının ve mesai dışı aramaların tek bir asistanla nasıl karşılandığını klinik ve muayenehane randevu asistanı sayfamızda görebilirsiniz.

Ücretsiz hasta randevu programı nedir?

Ücretsiz hasta randevu programı, kliniğin ya da muayenehanenin hasta randevularını yazılım bedeli ödemeden kaydettiği takvim aracıdır. Genellikle tek kullanıcı, sınırlı randevu sayısı veya temel özelliklerle sunulur. Kayıt işini düzenler; telefonu karşılamak, hastayla konuşmak ve değişiklikleri yürütmek ise yine kliniğin çalışanına kalır.

Devlet hastaneleri ve aile hekimlikleri için randevular Merkezi Hekim Randevu Sistemi (MHRS) üzerinden verilir. Özel muayenehane, poliklinik ve dal merkezleri ise kendi randevu düzenini kurmak zorundadır; "ücretsiz program" arayışı çoğunlukla bu ihtiyaçtan doğar.

Ücretsiz seçenekler hangi gruplara ayrılır?

Klinik ve muayenehanelerin ücret ödemeden başlamak için kullandığı araçlar dört grupta toplanır:

• Kâğıt ajanda veya tablo dosyası. Maliyeti yoktur, tek hekimli küçük muayenehanede iş görür. Aynı anda iki kişi kayıt yapamaz, eski randevuyu bulmak zaman alır.
• Genel amaçlı takvim uygulamaları. Telefonla eşitlenir, kişisel hatırlatma kurulabilir. İlk muayene ile kontrolü süreleriyle ayırmakta ve hekim bazlı müsaitlik göstermekte zorlanır.
• Randevu yazılımlarının ücretsiz planları. Hizmet ve süre tanımı, randevu sayfası gibi işlevler sunar; kullanıcı, takvim veya aylık randevu sayısıyla sınırlanır.
• Ücretsiz randevu linki araçları. Hastanın saati kendisinin seçtiği bir bağlantı oluşturur. Telefonu tercih eden ya da hangi randevu türünü seçeceğini bilmeyen hasta için yetersiz kalabilir.

Sektörden bağımsız bir karşılaştırma için ücretsiz randevu programı yazımıza da bakabilirsiniz.

Ücretsiz planlarda sık görülen sınırlar nelerdir?

Bir yazılım ücretsiz sunuluyorsa sağlayıcı maliyetini çoğunlukla sınırlar üzerinden dengeler. Bu sınırlar tek hekimli muayenehanede hissedilmeyebilir; ikinci hekim ya da yoğun bir dönem geldiğinde ise belirleyici olur. Klinik randevu programı ücretsiz planla seçilecekse aşağıdaki satırların her biri sağlayıcıya ayrı ayrı sorulmalıdır.

Hasta randevu takip programı ücretsiz sürümlerde en sık eksik kalan işlev, randevu dizisini izlemektir: kontrol tarihi yaklaşan hastayı görmek, iptal edilen saati bekleyen hastaya önermek ve aynı hastanın geçmiş randevularını tek ekranda bulmak çoğu zaman ücretli plana bırakılır.

Hasta randevu programı ücretsiz olunca maliyet nereye gider?

Yazılıma ödeme yapılmaması randevu işinin bedava olduğu anlamına gelmez. Hasta randevu programı ücretsiz seçildiğinde maliyet üç yerde birikir ve bunların hiçbiri fatura olarak görünmez.

Personel zamanı. Telefonu açan, uygun saati arayan, kaydı giren ve değişikliği işleyen yine bir çalışandır. Muayenehane sekreterinin gününün ne kadarının telefona gittiği ölçülmeden ücretsiz programın tasarruf sağlayıp sağlamadığı bilinemez. Personel maliyetinin kalemlerini sekreter maaşı yazısında açtık.

Açılmayan aramalar. Sekreter bankoda meşgulken ya da mesai bittikten sonra gelen aramalar kayda bile girmez. Bu aramaların bir kısmı yeni hastadır ve ulaşamayınca başka bir kliniği arayabilir.

Geçiş maliyeti. Ücretsiz planla başlayıp büyüyen bir klinik, kayıtlarını bir gün başka bir sisteme taşımak zorunda kalabilir. Dışa aktarma kısıtlıysa bu iş elle yapılır ve hata riski taşır.

Klinik randevu fiyatlarını belirleyen kalemler

Klinik randevu fiyatları tek bir rakamdan değil, birkaç kalemin toplamından oluşur. Teklifleri yan yana koymadan önce her kalemin hangi sağlayıcıda pakete dahil olduğunu işaretleyin:

Ücretli modeller nasıl fiyatlanır?

Ücretli randevu yazılımları ve yapay zeka asistanları farklı fiyatlandırma mantıklarıyla sunulur. Tutarlar sağlayıcıya göre değiştiği için model mantığını bilmek, teklifleri aynı ölçüye getirir:

• Aylık abonelik: Belirli özellikler ve kullanım hakkı için sabit dönemsel ücret. Paket sınırı aşıldığında ne olacağı sorulmalıdır.
• Hekim veya kullanıcı başına ücret: Takvim sayısı arttıkça maliyet artar; büyüyen poliklinikte hızla yükselebilir.
• Kullanım bazlı ücret: Konuşma dakikası, çağrı veya mesaj sayısına göre ödeme. Arama trafiği aydan aya dalgalanan kliniklerde dakika kullanımı izlenmelidir.

Telefonda konuşarak randevu veren bir yapay zeka asistanının hangi işleri üstlendiğini yapay zeka randevu sistemi sayfamızda görebilirsiniz.

Bütçeyi rakamla görmek istiyorsanız: ProAsistan paketleri aylık konuşma dakikasına göre fiyatlanır; 100 dakika için (bir görüşmenin ortalama 1 dakika sürdüğü varsayımıyla yaklaşık 100 hasta görüşmesi) Başlangıç aylık 2.000 ₺, Premium 2.500 ₺, Kurumsal 3.000 ₺'dir ve ilk ayda %25 indirim uygulanır. 100 ile 700 dakika arasındaki seçenekleri klinikler için randevu sistemi fiyatları bölümünde karşılaştırabilirsiniz.

Toplam maliyeti kendi verinizle nasıl hesaplarsınız?

Teklifleri karşılaştırmak için dışarıdan rakam aramak yerine kendi kliniğinizin verisini kullanın. Bir haftalık sayım çoğu muayenehane için yeterli bir başlangıç verir:

1. Bir hafta boyunca gelen aramaları sayın; arama geçmişinden cevapsız kalanları ayrıca not edin.
2. Aramaların ne kadarının yeni randevu, değişiklik, iptal veya genel soru olduğunu işaretleyin.
3. Sekreterin telefon ve randevu işine ayırdığı süreyi saat olarak tahmin edin.
4. Cevapsız yeni hasta aramalarından kaçının randevuya dönüşebileceğini kendi deneyiminize göre varsayın.

Ardından şu formülü uygulayın: Aylık gerçek maliyet = yazılım ücreti + kullanım ücreti + telefon ve kayda harcanan personel zamanının maliyeti + kaçan randevuların kayıp geliri. Ücretsiz program ilk iki kalemi sıfırlar; son iki kalem ise olduğu yerde kalır ve çoğu zaman hesabın asıl belirleyicisi olur.

Bu tabloyla toplam maliyet A + (B × C) + (D × E) olarak yazılır. İki seçeneği karşılaştırırken yalnız A'yı değil, B ve D'nin nasıl değişeceğini de tahmin edin; telefonu karşılayan bir çözüm A'yı artırırken B ve D'yi azaltabilir.

Ücretsiz olması hasta verisi sorumluluğunu kaldırır mı?

Hayır; randevu kaydı da olsa hastaya ait bilgiler kişisel veridir ve sağlıkla ilgili ayrıntılar 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında özel nitelikli kişisel veri olarak ayrıca korunur. Program ücretsiz olsa bile veri sorumlusu klinik olmaya devam eder.

Bu nedenle hangi program seçilirse seçilsin, randevu için gereken asgari bilgiyle yetinmek iyi bir ilkedir. Aydınlatma metni, erişim yetkileri ve saklama süreleri için Kişisel Verileri Koruma Kurumu rehberleri ve kliniğinizin hukuki danışmanlığı esas alınmalıdır.

• Toplanacak bilgi: ad soyad, telefon, randevu türü ve tercih edilen zaman.
• Randevu notuna yazılmayacak bilgi: şikâyet ayrıntısı, tanı, ilaç ve tahlil sonucu.
• Erişim: her çalışan yalnız görevi için gereken kayıtları görür.
• Dışa aktarma: sağlayıcı değişirken kayıtların nasıl teslim edileceği baştan yazılır.

Önemli: Ücretsiz bir aracın sunucusunun nerede olduğu, kayıtlara kimin eriştiği ve hesabı kapattığınızda verinin ne olacağı bilinmiyorsa, o araca hasta bilgisi girmeden önce sağlayıcıdan yazılı açıklama isteyin. Telefonu yapay zeka karşılıyorsa asistanın tıbbi tavsiye vermeyeceği ve hayati tehlike içeren durumlarda arayanı 112'ye yönlendireceği de baştan tanımlanmalıdır.

Telefonları cevaplayan bir sisteme ihtiyacınız var mı?

Hastalarınız randevu için ağırlıklı olarak arıyorsa büyük olasılıkla var. Telefonları cevaplayan ve randevu oluşturan yapay zeka sistemleri aramayı karşılar, istenen randevu türünü ve zamanı anlar, takvimdeki boşluğa göre kayıt oluşturur; mevcut randevuyu değiştirebilir veya iptal edebilir. Ücretsiz takvimden farkı, işi hastayla konuşarak tamamlamasıdır.

Örnek senaryo: Mesai dışında arayan bir hasta, sitedeki takvime baktığını ama hangi randevuyu seçeceğini bilemediğini söyler. Asistan ilk kez geleceğini öğrenince ilk muayene türünü seçer, hekim tercihi olmadığı için en erken uygun saati önerir, ad ve telefon numarasını alır ve kaydı oluşturur. Hasta "Saati değiştirmem gerekirse?" diye sorduğunda tekrar arayabileceği bilgisini verir.

Web sitesine randevu eklemenin üç yaygın yolu vardır: sayfaya yerleştirilen takvim penceresi, randevu sayfasına giden bir bağlantı ve randevu da alabilen bir sohbet penceresi. Hangisinin size uyduğunu online randevu sistemi oluşturma yazısında adım adım anlattık. Telefonla verilen randevular aynı takvime işlenmezse çift kayıt riski doğar.

Teklif isterken sorulacak sorular

• Fiyat klinik başına mı, hekim veya kullanıcı başına mı hesaplanıyor?
• Telefon karşılama pakete dahil mi, yoksa yalnız takvim mi sunuluyor?
• Kullanım bazlı ücrette sayılan birim nedir: dakika mı, çağrı mı, mesaj mı?
• Paket dakikası bittiğinde ne oluyor, bir üst pakete geçiş nasıl yapılıyor?
• Sözleşme süresi ne kadar, ayrılırken kayıtlar nasıl teslim ediliyor?
• Asistanın tıbbi sorularda ve acil durumlarda nasıl davranacağı ayarlanabiliyor mu?

Sekreterin yerinde kaldığı ve asistanın telefon yükünü üstlendiği iş bölümünü klinik sekreteri nedir yazısında ayrıntılı ele aldık.

ProAsistan ücretsiz programın bıraktığı boşluğu nasıl doldurur?

ProAsistan, kliniğinize gelen aramaları 7/24 karşılayan ve hastayla doğal Türkçe konuşan bir yapay zeka asistanıdır. Hasta randevu programı ücretsiz bir takvimle yürüyen muayenehanelerde eksik kalan parça genellikle telefondur; ProAsistan bu parçayı tanımladığınız randevu türleri, süreleri ve çalışma saatleriyle üstlenir.

Paketlere göre işlevler şöyle dağılır:

ProAsistan bir hasta kayıt sistemi değildir ve tıbbi tavsiye vermez; yanıtlayamadığı konularda hastanın adını, telefonunu ve talebini ekibinize iletir. Muayenehane numarası değişmez; sekreter hastayla ilgilenirken ya da hat meşgulken açılamayan arama asistana geçer. Asistan muayenehanenin kullandığı takvim ve randevu programına bağlanır; hastaya verilen muayene saati oraya işlenir. Takvim kurgusunu klinik randevu sistemi rehberinde bulabilirsiniz.

Kendi kliniğinizle deneyin: Bir haftalık arama sayınızı ve randevu türlerinizi yanınıza alın; ilk muayene, kontrol erteleme ve mesai dışı arama senaryolarını kendi kliniğinizin kurallarıyla görmek için ProAsistan ile hemen başlayın.