Randevu Programı Ücretsiz Olur mu? Ücretsiz Planların Sınırları

"Ücretsiz" etiketinin arkasındaki beş farklı teklif

Ücretsiz diye sunulan randevu çözümleri aynı şeyi vaat etmez. Karşılaştırmaya başlamadan önce önünüzdeki teklifin hangi türe girdiğini ayırın.

Tablodaki "ücret nerede başlar" sütunu kararın asıl noktasıdır. Bir programın bugün ücretsiz olması, işletmeniz büyüdüğünde faturaya hangi kalemin ekleneceğini değiştirmez. Takvim uygulamalarının sunduğu rezervasyon sayfalarının nasıl çalıştığını Google randevu sistemi yazımızda ayrıca anlattık.

Randevu programı ücretsiz olduğunda nelerden vazgeçersiniz?

Ücretsiz sürümlerde sık karşılaşılan kısıtları önceden bilmek, birkaç ay sonra sürprizle karşılaşmamanızı sağlar. Her ürün farklıdır; aşağıdaki maddeleri seçtiğiniz programın güncel plan sayfasında tek tek kontrol edin:

• Kullanıcı ve çalışan sayısı: Tek takvim ücretsizken ikinci çalışanı eklemek ücretli olabilir.
• Aylık randevu sınırı: Sınır dolduğunda yeni kayıt alınamayabilir veya plan yükseltmesi istenebilir.
• Bildirimler: SMS gibi mesaj gönderimleri ayrıca ücretlendirilebilir.
• Marka ve görünüm: Randevu sayfanızda programın kendi logosu veya reklamı yer alabilir.
• Veri dışa aktarma: Müşteri listesini ve geçmişi indirme hakkı ücretli planlara ayrılmış olabilir.
• Destek: Sorun çıktığında yalnız yardım makaleleriyle baş başa kalabilirsiniz.
• Kanallar: Telefonla ya da WhatsApp'tan gelen talepleri karşılamak çoğu zaman programın kapsamında değildir.

Faturada görünmeyen maliyetler

Randevu programı ücretsiz olsa bile işletmenin ödediği bir bedel vardır; yalnız bu bedel faturada değil, günün içinde gizlidir. Telefonla gelen her randevunun çalışan tarafından elle girilmesi, WhatsApp mesajlarının tek tek yanıtlanması ve iptallerin takvime geç işlenmesi her gün tekrarlanan bir emektir.

Bir diğer gizli kalem mesai dışında kaçan taleplerdir. Akşam saatlerinde arayan veya yazan müşteri yanıt alamazsa çoğu zaman başka bir işletmeye yönelir ve bu kayıp hiçbir raporda görünmez. Son olarak geçiş maliyetini hesaba katın: Verilerinizi dışa aktaramadığınız bir araçtan ileride ayrılmak, aylarca biriken müşteri geçmişini elle taşımak anlamına gelebilir.

Toplam maliyeti hesaplama yöntemi

Karar verirken aylık ücrete değil, bir yıllık toplam maliyete bakın. Kendi rakamlarınızla doldurabileceğiniz basit bir çerçeve şöyledir:

Yıllık toplam maliyet = abonelik veya kullanım ücreti + mesaj ve bildirim giderleri + kurulum ve eğitim ücreti + (ekibin randevu işlerine harcadığı saat × saatlik personel maliyeti) + kaçan taleplerin tahmini etkisi

1. Son bir ayın randevularını kanala göre sayın: telefon, WhatsApp, web ve yüz yüze.
2. Bir randevunun ortalama kaç dakikalık çalışan emeği gerektirdiğini ölçün; değişiklik ve iptalleri de ekleyin.
3. Mesai dışında gelen arama ve mesajları ayrıca not edin.
4. Bu değerleri ücretsiz araç ve ücretli seçenekler için ayrı ayrı hesaplayın.
5. Her teklife aynı varsayımları uygulayın; farklı hacimlerle yapılan karşılaştırma yanıltır.

Bu hesap, ücretsiz seçeneğin gerçekten ucuz olup olmadığını gösterir. Bazen ücretsiz plan açık ara mantıklıdır; bazen ekip zamanı ücretli bir çözümün bedelini kısa sürede aşar. Kurulumu kendiniz yapacaksanız online randevu sistemi oluşturma rehberindeki adımlar, ücretsiz bir aracı bile daha verimli kullanmanıza yardım eder.

İki işletme, iki farklı sonuç

Tek koltukta çalışan bir berber düşünün: Randevuların çoğu yüz yüze veya telefonla geliyor, gün içinde telefona kendisi bakabiliyor ve hizmetlerinin süreleri birbirine yakın. Ücretsiz bir takvim ve paylaşılabilir bir randevu linki onun için yeterli olabilir; formüldeki ekip zamanı ve kaçan talep kalemleri küçük kalır.

Üç uzmanı, bir cilt bakımı odası ve yoğun bir WhatsApp hattı olan güzellik salonunda tablo değişir. Ücretsiz planın çalışan sınırı, mesajları elle yanıtlama yükü ve akşam saatlerinde yanıtsız kalan talepler formüldeki gizli kalemleri büyütür. Aynı hesap yöntemi iki işletmeye bambaşka sonuçlar verir; doğru karar da tam olarak bu farktan çıkar.

Ücretli plana geçme zamanının işaretleri

• Aynı saate iki randevu verildiği durumlar tekrarlanıyor.
• Telefon meşgulken veya kapalıyken gelen talepleri geri aramaya yetişemiyorsunuz.
• İkinci bir çalışan veya şube eklemeniz gerekiyor.
• Müşteri listenizi dışa aktaramıyor, basit bir rapor bile alamıyorsunuz.
• Ekip, randevu işleri yüzünden asıl hizmete geç kalıyor.

Bu işaretlerden ikisi veya daha fazlası tanıdık geliyorsa, seçenekleri en iyi randevu programı rehberimizdeki kriterlerle karşılaştırmanın zamanı gelmiş demektir.

Teklif isterken sorulacak sorular

1. Fiyata kaç kullanıcı, çalışan ve kanal dahil?
2. Sınır aşıldığında ne oluyor: işlem mi duruyor, ek ücret mi çıkıyor?
3. Mesaj ve bildirim gönderimi fiyata dahil mi?
4. Kurulum, veri aktarımı ve eğitim ayrıca ücretlendiriliyor mu?
5. Verilerimi istediğim zaman ve hangi biçimde dışa aktarabilirim?
6. Sözleşme süresi ve iptal koşulları neler?
7. Destek hangi kanaldan ve hangi saatlerde veriliyor?

ProAsistan'ın ücretini ne belirler?

ProAsistan yalnız takvim tutan bir program değil; işletmenize gelen aramaları ve mesajları karşılayan bir yapay zeka asistanıdır. Telefonu 7/24 açar, WhatsApp ve web sitesi sohbetinde yazışır, randevu oluşturur, değiştirir ve iptal eder; müşteriler randevu linkinden kendi saatlerini de seçebilir. Bu nedenle ücreti, bir takvim lisansından farklı kalemlere dayanır.

Teklifi; asistanın karşılayacağı çağrı ve mesaj hacmi, açılacak kanallar ve kurulumun kapsamı birlikte şekillendirir. Hangi bilgilerle teklif hazırladığımızı randevu sistemi fiyatlandırması bölümünde açıkladık; ürünün işleyişini ise online randevu sistemi sayfasında görebilirsiniz.

Ücretsiz bir programla aradaki farkı kendi senaryonuzda görmek isterseniz ücretsiz demo isteyin; telefonla gelen bir randevunun baştan sona nasıl işlendiğini birlikte izleyelim.