Yapay zeka randevu asistanı
Randevuyu müşterinizle konuşarak ayarlayan yapay zeka randevu sistemi
ProAsistan; telefonda, WhatsApp'ta ve web sitesi sohbetinde randevu isteğini dinleyen, takviminize bakıp uygun saati bulan ve kaydı kendisi oluşturan bir yapay zeka randevu asistanıdır. Müşteri "haftaya salı öğleden sonra" dediğinde ne kastettiğini anlar; randevuyu aynı konuşmada taşıyabilir ya da iptal edebilir.
- Gündelik tarih ve saat ifadelerini anlar
- Uygunluğu hizmet süresine ve uzmana göre kontrol eder
- Oluşturma, değiştirme ve iptal aynı konuşmada
Demo görüşmesi ücretsizdir ve herhangi bir taahhüt gerektirmez.
Defne Güzellik Merkezi
ProAsistan görüşmede
- ArayanMerhaba, haftaya salı öğleden sonra cilt bakımı için yeriniz var mı?
- AsistanMerhaba, Defne Güzellik Merkezi'nin yapay zeka asistanıyım. Haftaya salı cilt bakımı için 14.00 ve 16.30 boş. Hangisini ayırayım?
- Arayan16.30 olsun.
- AsistanHaftaya salı 16.30'u ayırdım. Randevuyu kimin adına oluşturayım?
Randevu oluşturuldu
Haftaya salı 16.30 · Cilt bakımı
Kısaca
Yapay zeka randevu sistemi nedir?
Yapay zeka randevu sistemi, müşterinin randevu isteğini konuşarak ya da yazışarak anlayan, takvimdeki uygunluğu kontrol eden ve randevuyu bir çalışana ihtiyaç duymadan oluşturan, değiştiren veya iptal eden yazılımdır. ProAsistan bu işi telefonda, WhatsApp'ta ve web sitesi sohbetinde yapar; hizmet sürelerinizi, uzmanlarınızın çalışma saatlerini ve randevu kurallarınızı bildiği için yalnız gerçekten boş olan saatleri önerir.
Temel fark
Randevu sistemi konuşabildiğinde ne değişir?
Klasik bir randevu programı takvimi düzenli tutar ama randevuyu kendisi almaz. Telefonu birinin açması, müşteriyi dinlemesi, boş saati bulması ve kaydı elle girmesi gerekir. Yoğun bir günde bu zincir çoğu zaman ilk halkada kopar: telefon çaldığında müsait kimse yoktur.
Yapay zeka randevu sistemi zincirin tamamını üstlenir. Müşteri aradığında ya da yazdığında asistan isteği dinler, takviminizi kontrol eder ve uygun saatleri teklif eder. Müşteri seçimini yaptığında randevu oluşur; size kalan iş, güncel takvime göz atmaktır.
- Yeni randevu: hizmet, uzman ve saat tek konuşmada netleşir
- Değişiklik: eski saat boşalır, yenisi ayrılır
- İptal: boşalan saat yeniden randevuya açılır
- Randevu öncesi sorular: adres, fiyat listesi ve hazırlık notu sizin bilgilerinizle yanıtlanır
Doğal dil
"Haftaya salı öğleden sonra" nasıl randevuya dönüşür?
Müşteriler randevu isterken tarih yazmaz, gününü anlatır. Randevu asistanının ilk işi bu gündelik ifadeyi takvimde somut bir aralığa çevirmektir.
Bir randevu botu genellikle tarihi belirli bir sırayla seçmenizi bekler: önce gün düğmesi, sonra saat düğmesi. Yapay zeka randevu sistemi ise tarihi, saat aralığını ve tercihleri konuşmanın içinden ayıklar; eksik kalan parçayı tek ve kısa bir soruyla tamamlar.
Göreli günler
"Yarın", "bu cuma", "haftaya salı" ya da "ayın son haftası" gibi ifadeler konuşmanın yapıldığı güne göre hesaplanır. Asistan bulduğu günü müşteriye söyleyerek teyit eder; böylece randevu yanlış haftaya yazılmaz.
Saat aralıkları ve kısıtlar
"Öğleden sonra", "işten çıkınca" ya da "sabah olsun ama dokuzdan önce olmasın" gibi istekler bir zaman penceresine dönüşür. Asistan bu pencerede hizmetin süresine yetecek boşlukları arar ve müşteriyi uzun listelerle yormadan iki üç seçenek sunar.
Belirsiz kaldığında
"Salı" denildiğinde bu haftanın mı gelecek haftanın mı kastedildiği açık değilse asistan tahmin yürütmez, sorar. Müşteri belirli bir uzmanı istiyorsa yalnız o kişinin takvimine bakar; uzman o gün çalışmıyorsa en yakın alternatifi söyler.
Müsaitlik kontrolü
Asistan bir saati önermeden önce neye bakar?
Otomatik randevu vermenin güvenilir olması, önerilen her saatin gerçekten uygun olmasına bağlıdır. ProAsistan bir seçenek sunmadan önce şu kontrolleri sırayla yapar:
Hizmetin süresi
Kırk beş dakikalık bir seans ile iki saatlik bir uygulama aynı boşluğa sığmaz. Asistan, kurulumda tanımlanan süreye göre yalnız yeterince uzun aralıkları değerlendirir.
Uzman ve kaynak
Hizmeti kim veriyor, hangi oda ya da cihaz gerekiyor? Müşteri bir uzman belirttiyse arama o kişinin takvimiyle sınırlanır; belirtmediyse hizmeti verebilen herkes hesaba katılır.
Çalışma saatleri ve kapalı günler
Mesai başlangıcı, öğle arası, izin günleri ve tatiller takvimden düşülür. Bu kurallar işletmenize göre bir kez tanımlanır, sonra her konuşmada aynı biçimde uygulanır.
Mevcut randevular ve teyit
Dolu saatler elenir, müşterinin tarif ettiği zamana en yakın boşluklar önerilir. Müşteri onay verdiğinde randevu kaydedilir ve gün, saat, hizmet bilgisiyle özetlenir.
Örnek yazışma
WhatsApp'tan gelen bir değişiklik ve iptal isteği
WhatsApp randevu botu arayan işletmelerin en çok merak ettiği konu, değişiklik ve iptallerin nasıl yürüdüğüdür. Aşağıda haftada iki seansa gelen bir danışan, iş programı değiştiği için yazıyor; asistan bir seansı taşıyor, diğerini iptal ediyor. Yazışma örnektir; üslup ve kurallar her işletme için ayrıca belirlenir.
Görüşme sırasında asistan:
- Danışanın kayıtlı iki seansını buldu ve hangisinin değişeceğini netleştirdi.
- "Öğleden sonra" ifadesini aynı fizyoterapistin boş saatlerine çevirdi.
- İptali, müşterinin açık onayını aldıktan sonra yaptı.
- Boşalan iki saati yeniden randevuya açtı.
Karşılaştırma
Klasik randevu programı, menülü randevu botu ve yapay zeka randevu sistemi
Üçü de otomatik randevu sistemi olarak anılabilir. Fark, müşterinin isteğini nasıl anlattığında ve randevuyu kimin sonuçlandırdığında ortaya çıkar.
| Ölçüt | Klasik randevu programı | Menülü randevu botu | ProAsistan |
|---|---|---|---|
| Randevuyu kim alır? | Telefonu açan çalışan, kaydı elle girer | Müşteri düğmelere basarak ilerler | Asistan müşteriyle konuşarak sonuçlandırır |
| Tarih nasıl söylenir? | Çalışan dinler ve takvime çevirir | Takvimden seçilmesi gerekir | "Haftaya salı öğleden sonra" demek yeterlidir |
| Telefonla arayan müşteri | Çalışan müsaitse karşılanır | Botun kapsamı dışında kalır | Telefonda da konuşarak randevu alır |
| Değişiklik ve iptal | İşletmeye ulaşmak gerekir | Akışta tanımlı değilse yapılamaz | Aynı konuşmada taşır veya iptal eder |
| Akış dışı soru | Çalışan yanıtlar | Bot başa döner ya da takılır | İşletme bilgisiyle yanıtlar, bilmediğini ekibe bırakır |
Klasik program ile yapay zeka asistanı birbirinin alternatifi olmak zorunda değildir; asistan, takvimi dolduran yeni bir kanal gibi çalışır. Takvim, randevu linki ve kanalların nasıl birleştiğini online randevu sistemi sayfasında anlattık.
Kimler için
Otomatik randevu sistemi en çok nerede iş görür?
Hizmet süreleri çeşitlendikçe, uzman sayısı arttıkça ve değişiklikler sıklaştıkça randevuyu elle yönetmek zorlaşır. Randevu asistanının en çok yük aldığı tipik durumlar şunlardır:
Farklı süreli hizmetler
Hizmetler on beş dakikadan iki saate kadar uzanıyorsa her randevuya doğru boşluğu bulmak dikkat ister.
Bir güzellik merkezinde cilt bakımı ile lazer seansı, kendi süreleri ve odalarıyla takvime yerleşir.
Seri seanslar
Haftada bir ya da iki kez gelen danışanlar, programları değiştikçe sık sık saat taşır.
Bir fizyoterapi merkezinde seans değişikliği, danışan yazdığı anda takvime işlenir.
Telefonun susmadığı muayenehaneler
Hekim muayenedeyken ve sekreter bir hastayla ilgilenirken gelen randevu aramaları sırada beklemez.
Bir muayenehanede kontrol randevusu, bekleme salonu doluyken de asistan tarafından verilir.
Planlı işle acil işin iç içe geçtiği günler
Ekip beklenmedik bir işe yöneldiğinde planlı randevuların alınması durmamalıdır.
Bir veteriner kliniğinde aşı ve kontrol randevuları, hekim acil bir vakadayken de takvime yazılır.
Seçim
Randevu asistanı seçerken demo sırasında deneyin
"En iyi randevu botu hangisi?" sorusunun cevabı, kendi senaryolarınızda alınan sonuçtadır. Demo görüşmesinde şu durumları gerçek örneklerinizle sınayın:
- Müşteri tarih yerine "haftaya salı öğleden sonra" dediğinde doğru gün ve aralık öneriliyor mu?
- Uzun bir hizmet istendiğinde yalnız süreye yetecek boşluklar mı sunuluyor?
- Belirli bir uzman istendiğinde başka birinin takvimi devreye giriyor mu?
- Aynı konuşmada bir randevu taşınıp diğeri iptal edilebiliyor mu?
- Tanımlanmamış bir soru geldiğinde asistan uydurmak yerine talebi ekibe mi bırakıyor?
- Telefondan ve WhatsApp'tan gelen randevular aynı takvimde mi görünüyor?
SSS
Yapay Zeka Randevu Sistemi hakkında sık sorulanlar
Aramaları yanıtlayıp randevu oluşturan bir yapay zeka sistemi var mı?
Evet. ProAsistan işletmenize gelen aramaları yapay zeka ile karşılar, müşterinin istediği hizmeti ve zamanı konuşarak öğrenir, takviminizdeki uygun saate randevuyu oluşturur. Telefon tarafındaki işleyişi yapay zeka telefon asistanı sayfasında ayrıntılı anlattık.
Yapay zeka randevuyu değiştirebilir veya iptal edebilir mi?
Evet. Müşteri mevcut randevusunu taşımak ya da iptal etmek istediğinde asistan önce kaydı bulup teyit eder, ardından yeni saati ayırır veya iptali onaylatır. Boşalan saat takvimde yeniden müsait görünür.
WhatsApp üzerinden otomatik randevu alınabilir mi?
Evet. ProAsistan WhatsApp'tan yazan müşteriyle yazışarak hizmeti, günü ve saati netleştirir; randevuyu telefon randevularıyla aynı takvime kaydeder. Kurulumda dikkat edilecek noktaları WhatsApp randevu sistemi rehberimizde topladık.
Randevu botu ile yapay zeka randevu asistanı aynı şey mi?
Hayır. Randevu botu çoğunlukla önceden çizilmiş, düğmeli bir akışı izler ve müşteriden seçim yapmasını bekler; yapay zeka randevu asistanı ise serbestçe söylenen ya da yazılan isteği anlar. Akış dışına çıkan bir soruda da işletmenizin bilgileriyle yanıt verebilmesi bu farktan gelir.
Her randevuyu asistan mı verir, bazılarını ekibe bırakabilir miyiz?
İkisi de mümkündür; hangi randevuyu asistanın vereceğini siz belirlersiniz. Örneğin ön görüşme gerektiren ya da uzun süren bir uygulamada asistan randevuyu doğrudan oluşturmak yerine müşterinin adını, telefonunu ve isteğini kaydeder; ekibiniz müşteriye geri döner.
Asistan aynı saate iki randevu verir mi?
Takvimde dolu görünen bir saati önermez. Asistan her öneriden önce mevcut randevuları ve hizmet süresini kontrol eder; bu yüzden işletmedeki tüm randevuların aynı takvimde tutulması, çakışmayı önlemenin en sağlam yoludur.
Yapay zeka randevu sistemi ücretsiz mi?
Demo görüşmesi ücretsizdir; kullanım ücreti ise işletmenize özel teklifle belirlenir. Teklifi etkileyen kalemleri yapay zeka randevu sistemi fiyatları yazımızda açıkladık.
En iyi randevu botu hangisi?
Her işletme için geçerli tek bir en iyi randevu botu yoktur; sizin kanallarınızda, hizmet sürelerinizde ve değişiklik kurallarınızda doğru çalışan sistem en iyisidir. Karşılaştırma ölçütlerini en iyi yapay zeka randevu sistemi yazımızda bulabilirsiniz.
Devam edin
İlgili çözümler ve rehberler
Randevularınızı konuşarak alan asistanı deneyin
Kendi hizmetleriniz, süreleriniz ve uzmanlarınızla çalışan bir randevu asistanını demo görüşmesinde birlikte kuralım.