Online rezervasyon sistemi
Kişi sayısına ve kapasiteye göre yer ayıran online rezervasyon sistemi
ProAsistan, telefon ve WhatsApp'tan gelen rezervasyon taleplerini masanızın, odanızın ya da salonunuzun kapasitesine göre karşılayan bir online rezervasyon sistemidir. Müşteriden tarihi, saati ve kişi sayısını alır, uygun yer varsa rezervasyonu oluşturur; değişiklik ve iptalleri de aynı akışta işler.
- Kişi sayısı, tarih ve süreye göre uygunluk
- Telefon ve WhatsApp talepleri aynı kayıtta
- Değişiklik ve iptalde kapasite yeniden açılır
Demo görüşmesi ücretsizdir ve herhangi bir taahhüt gerektirmez.
Kısaca
Online rezervasyon sistemi nedir?
Online rezervasyon sistemi, bir masanın, odanın, seansın ya da salonun belirli bir tarih ve saat için müşteri adına ayrılmasını ve bu kaydın takip edilmesini sağlayan yazılımdır. Randevudan farkı, bir kişinin zamanını değil bir kapasiteyi ayırmasıdır. ProAsistan telefonla arayan ya da WhatsApp'tan yazan müşteriden kişi sayısını, tarihi ve süreyi öğrenir, kapasitenize uygun yeri bulur ve rezervasyonu kaydeder.
Kavram
Rezervasyon nedir, randevudan farkı ne?
Rezervasyon, Türkçede "yer ayırtma" anlamına gelir: bir masa, oda, saha ya da salon belirli bir zaman için birine ayrılır. Randevu sisteminde temel birim bir kişinin zamanıdır; rezervasyon sisteminde ise bir alanın ya da kontenjanın doluluğu.
Bu fark hesabı değiştirir. Bir uzmanın saat 14.00'ü tek bir müşteriye verilir; bir restoranda ise aynı saatte on masa birden dolabilir, ama altı kişilik bir grup yalnız uygun büyüklükteki masaya oturabilir. Bu yüzden iyi bir rezervasyon takip sistemi saatle birlikte kişi sayısını, süreyi ve alanın büyüklüğünü de hesaba katar.
Kapasite türleri
Masa, oda, seans, saha ve salon: rezervasyon nerede nasıl işler?
Rezervasyonla çalışan işletmelerin hepsi bir kapasiteyi yönetir, ama kapasitenin birimi farklıdır. ProAsistan kurulumda bu birimi işletmenize göre tanımlar.
Masa
Restoran ve kafelerde rezervasyonu kişi sayısı ve masa düzeni belirler; akşam servisinde aynı masa iki farklı saat dilimine verilebilir.
Restoran ve kafelerde asistan, bahçe ya da iç salon tercihini ve özel notları da kayda geçirir.
Oda
Otel ve pansiyonlarda birim gecedir; giriş ve çıkış tarihi, kişi sayısı ve oda tipi birlikte sorulur.
Bir pansiyona gece gelen oda talebi, resepsiyon açılmadan tarih ve kişi sayısıyla kayda geçer.
Seans ve grup dersi
Spa ve pilates gibi işletmelerde oda ya da ders kontenjanı sınırlıdır; seansın başlaması için hem uzmanın hem alanın boş olması gerekir.
Bir spa merkezinde çift masaj talebi, çift kişilik odanın boş olduğu saatlere göre değerlendirilir.
Saha ve kort
Halı saha ve kortlarda birim saattir; aynı takım her hafta aynı saati ister, iptaller ise çoğunlukla son dakikada gelir.
Bir spor tesisinde iptal edilen saha saati, aynı akşam başka bir takıma verilebilir.
Salon ve toplantı odası
Düğün salonu ve toplantı odasında birim gün, yarım gün ya da saattir; kişi sayısı, etkinlik türü ve hazırlık süresi birlikte değerlendirilir.
Saatlik toplantı odası kiralayan bir iş merkezinde asistan, kişi sayısına uygun odayı ve boş saat aralığını söyler.
Uygunluk hesabı
Rezervasyon programı bir talebi neye göre kabul eder?
Müşterinin "Cumartesi akşam beş kişiyiz" cümlesi, sistem için birkaç ayrı bilgidir. ProAsistan eksik olanı sorar; bilgiler tamamlanınca uygunluğu kontrol eder.
Kişi sayısı
Grubun büyüklüğü hangi masanın, odanın ya da salonun uygun olduğunu belirler. Kapasiteyi aşan bir talepte asistan başka bir saat ya da alan önerir.
Tarih ve saat
"Önümüzdeki cuma" ya da "ayın son haftası" gibi ifadeler takvimdeki güne çevrilir ve müşteriye teyit ettirilir.
Süre
Bir akşam yemeği iki saat, bir saha kiralaması bir saat, bir toplantı yarım gün sürebilir. Rezervasyon bu süre boyunca kapasiteden düşülür.
Alan ve kaynak
Bahçe ya da iç salon, manzaralı oda, büyük ya da küçük toplantı odası gibi seçenekler ayrı kaynaklar olarak tanımlanır.
Özel notlar
Doğum günü pastası, bebek sandalyesi ya da erişilebilir masa gibi istekler rezervasyonun notuna eklenir; ekibiniz hazırlığı buna göre yapar.
Değişiklik ve iptal
Müşteri kişi sayısını değiştirmek ya da rezervasyonu iptal etmek için yazdığında kayıt güncellenir, boşalan kapasite yeniden açılır.
Örnek görüşme
Davet salonuna gelen bir nişan rezervasyonu araması
Büyük etkinliklerde rezervasyon tek telefonla kesinleşmez: önce tarih ve kişi sayısı netleşir, sonra salon görülür. Asistan bu ilk adımı üstlenir; fiyat ve sözleşme konularını işletmenin kuralı gereği ekibe bırakır. Görüşme örnektir.
Görüşme sırasında asistan:
- Kişi sayısını salonların kapasitesiyle karşılaştırdı.
- Yalnız boş olan tarihleri önerdi.
- Salon ziyareti için randevu oluşturdu.
- Fiyat ve sözleşme konusunu işletmenin belirlediği kural gereği ekibe bıraktı; talebi iletişim bilgisiyle kaydetti.
Lale Davet Salonu
ProAsistan görüşmede
- AsistanLale Davet Salonu, merhaba. Ben salonun yapay zeka asistanıyım, nasıl yardımcı olabilirim?
- ArayanMayıs sonunda bir cumartesi nişan yapmak istiyoruz, yaklaşık 180 kişi olacağız. Boş tarihiniz var mı?
- AsistanMayısın son iki cumartesi akşamı büyük salonumuz boş ve 180 kişilik bir davet için uygun. Salonu görmeye gelmek ister misiniz?
- ArayanEvet, bu pazar gelebiliriz.
- AsistanPazar 14.00'te salon ziyareti için yer ayırabilirim. Fiyat, menü ve sözleşmeyi ziyarette etkinlik sorumlumuz sizinle konuşacak. Adınızı ve size ulaşacağımız numarayı alabilir miyim?
- ArayanZeynep Arslan; şu an aradığım numara uygun. Pazar 14.00 da olur.
- AsistanTeşekkürler Zeynep Hanım. Pazar 14.00 salon ziyaretiniz oluşturuldu; iki tarih için nişan talebinizi de etkinlik sorumlumuza ilettim.
Salon ziyareti planlandı
Pazar 14.00 · Nişan · Yaklaşık 180 kişi
Kanallar
Telefon ve WhatsApp'tan gelen rezervasyon nasıl tek kayda dönüşür?
Rezervasyon talepleri çoğu işletmede en yoğun anlarda gelir: restoranda servis sırasında, otelde giriş saatinde, spor tesisinde akşam maçları başlarken. ProAsistan bu anlarda telefonu ve WhatsApp'ı yanıtlar; talep hangi kanaldan gelirse gelsin rezervasyonu aynı kurallarla kaydeder.
Telefonla gelen talepler
Asistan arayanla konuşarak tarihi, saati ve kişi sayısını öğrenir. Uygun yer varsa rezervasyonu oluşturur ve özeti sesli olarak tekrarlar; yoksa en yakın alternatifleri sunar.
WhatsApp mesajları
"Yarın akşam 4 kişi" gibi kısa bir mesaj başlangıç için yeterlidir. Asistan eksik bilgiyi sorar ve rezervasyonu yazılı olarak teyit eder. Müşteri sonradan "bir kişi daha gelecek" diye yazdığında kapasite yeniden kontrol edilir ve kayıt güncellenir. Restoranlara özgü örnekleri restoran rezervasyon sistemi rehberinde bulabilirsiniz.
Değişiklik, iptal ve boşalan yer
İptal edilen bir rezervasyon kapasiteyi geri verir; o masa, oda ya da saha bir sonraki talebe açılır. Böylece son dakika iptalleri boş kalan bir masaya değil, yeni bir rezervasyona dönüşebilir.
Ödeme ve sözleşme gibi konular ekibinizde kalır
Asistanın hangi konuda karar vereceğini siz belirlersiniz. Kapora, sözleşme, grup indirimi ya da özel menü gibi konularda ProAsistan müşterinin talebini ve iletişim bilgisini kaydeder, ekibiniz müşteriye geri döner. Otel ya da restoranınızda halihazırda kullandığınız bir rezervasyon yazılımı varsa ProAsistan'la birlikte nasıl çalışacağı demo görüşmesinde ele alınır.
Seçim
Rezervasyon yazılımı seçerken kendi senaryolarınızı deneyin
Bir rezervasyon programının işinize yarayıp yaramadığını en iyi kendi yoğun gününüz gösterir. Demo görüşmesinde şu durumları sınayın:
- Kapasiteyi aşan bir grup için sistem ne öneriyor: başka bir saat mi, başka bir alan mı?
- Kişi sayısı sonradan değiştiğinde uygunluk yeniden kontrol ediliyor mu?
- İptal edilen bir masa ya da oda gerçekten yeniden açılıyor mu?
- Telefondan ve WhatsApp'tan aynı saate gelen iki talep birbirini görüyor mu?
- Bahçe, iç salon ya da oda tipi gibi tercihler kayda doğru geçiyor mu?
- Ödeme veya sözleşme gerektiren talepler ekibe eksiksiz bırakılıyor mu?
SSS
Online Rezervasyon Sistemi hakkında sık sorulanlar
Rezervasyonun Türkçe karşılığı nedir?
Rezervasyonun Türkçe karşılığı "yer ayırtma"dır. Bir masanın, odanın, koltuğun ya da salonun belirli bir zaman için önceden ayrılmasını anlatır; günlük dilde ise çoğunlukla rezervasyon kelimesi kullanılır.
Merkezi rezervasyon sistemi nedir?
Merkezi rezervasyon sistemi, birden fazla kanaldan ya da şubeden gelen rezervasyonların tek bir kayıtta toplandığı yapıdır. Otelcilikte kavram çoğunlukla satış kanallarını yöneten yazılımlar için kullanılır; ProAsistan ise telefon ve WhatsApp gibi müşteri iletişim kanallarından gelen talepleri tek akışta karşılar. Ayrıntılar merkezi rezervasyon sistemi nedir yazımızda.
WhatsApp üzerinden rezervasyon nasıl alınır?
WhatsApp hattınızı rezervasyon alabilen bir yapay zeka asistanına bağlayarak alınır. Müşteri yazdığında ProAsistan tarihi, saati ve kişi sayısını sorar, kapasitenize bakar ve uygun yer varsa rezervasyonu yazışmanın içinde oluşturur. Değişiklik ve iptal de aynı yazışmadan yapılır.
Düğün salonu için rezervasyon programı kullanılabilir mi?
Evet. Düğün ve davet salonlarında asistan boş tarihleri ve salon kapasitesini söyler, salon ziyareti için görüşme randevusu oluşturur ve talebi iletişim bilgisiyle kaydeder. Fiyat, menü ve sözleşme görüşmesi ekibinizde kalır; sektöre özel ipuçları düğün salonu rezervasyon programı yazımızda.
Toplantı odası rezervasyon sistemi olarak kullanılabilir mi?
Evet, toplantı odalarını saatlik ya da günlük kiralayan işletmeler için kullanılabilir. Her oda kapasitesiyle birlikte ayrı bir kaynak olarak tanımlanır; asistan kişi sayısına uygun odayı ve boş saat aralığını önerir.
Rezervasyon sistemi ile randevu sistemi arasındaki fark nedir?
Randevu sistemi bir kişinin zamanını, rezervasyon sistemi bir kapasiteyi ayırır. Kuaför ya da klinik gibi uzmana bağlı işler için online randevu sistemi, masa, oda, saha veya salon ayıran işletmeler için rezervasyon sistemi daha doğru bir çerçevedir.
Rezervasyon programı fiyatları ne kadar?
Sabit bir liste fiyatı yerine işletmenize özel teklifle belirlenir. Yönettiğiniz masa, oda ya da salon sayısı, kullanacağınız kanallar ve talep hacminiz ücreti etkiler; demo görüşmesi ücretsizdir. Teklif mantığı rezervasyon fiyatlandırması bölümünde.
Rezervasyon iptal edildiğinde ne olur?
Kayıt iptal edilir ve ayrılan kapasite yeniden açılır. Müşteri iptali telefonla ya da WhatsApp'tan bildirebilir; asistan rezervasyonu bulup teyit ettikten sonra masayı, odayı ya da sahayı bir sonraki talebe açar.
Devam edin
İlgili çözümler ve rehberler
Rezervasyon taleplerinizi ProAsistan karşılasın
Masalarınız, odalarınız ya da salonlarınızla çalışan örnek bir rezervasyon akışını demo görüşmesinde birlikte kuralım.