Oteller ve pansiyonlar için
Resepsiyonda kimse yokken de misafiri karşılayan otel rezervasyon sistemi
Otelinize ya da pansiyonunuza gelen rezervasyon aramalarını, WhatsApp ve web sitesi mesajlarını gece gündüz ProAsistan karşılar. Giriş ve çıkış tarihini, kişi sayısını ve oda tipini sorar; müsaitlik, fiyat ve kuralları sizin tanımladığınız bilgilere göre aktarır. Rezervasyonu ya da opsiyonlu talebi kaydeder; kapora ve kesinleştirme resepsiyonunuzda kalır.
- Gece ve sezon yoğunluğunda gelen rezervasyon aramaları
- Çocuk, evcil hayvan, kahvaltı ve transfer sorularına sizin cevabınız
- Opsiyonlu talepler otelinizin kuralıyla kayıt altında
Demo görüşmesi ücretsizdir ve herhangi bir taahhüt gerektirmez.
Kumsal Butik Otel
ProAsistan görüşmede
- ArayanKusura bakmayın, geç saatte arıyorum. Cuma ve cumartesi için iki kişilik oda var mı?
- AsistanHiç sorun değil, Kumsal Butik Otel'in yapay zeka asistanıyım. İki gece için bahçe katında çift kişilik odamız müsait, kahvaltı dahil.
- ArayanGüzel, ayıralım. Cuma akşamı geç varırız.
- AsistanRezervasyonunuzu oluşturuyorum, geç varış notunu da ekledim. Hangi isimle kaydedeyim?
Rezervasyon oluşturuldu
Cuma–pazar · 2 gece · Çift kişilik · Geç varış
Kısaca
Otel rezervasyon sistemi ne işe yarar?
Otel rezervasyon sistemi, misafirin tarih, kişi sayısı ve oda tipi talebini müsaitlik ve fiyat bilgisiyle eşleştirip rezervasyona dönüştürür. ProAsistan bu sürecin misafirle konuşan tarafını üstlenir: telefon, WhatsApp ve web sohbetinden gelen talepleri 7/24 karşılar, otelinizin tanımladığı oda, fiyat ve kural bilgisiyle yanıt verir, rezervasyonu ya da opsiyonlu talebi kaydeder. Ödeme ve kapora tahsil etmez; bu adım otelinizde kalır.
Küçük otelin gerçeği
Butik otel ve pansiyonda rezervasyon çoğu zaman bir telefonla başlar
Butik otel programı ya da pansiyon rezervasyon programı ararken akla önce ekranlar ve doluluk takvimi gelir. Oysa misafirin ilk adımı çoğu zaman bir telefon ya da WhatsApp mesajıdır ve sorduğu şey yalnız müsaitlik değildir: çocuğuyla aynı odada kalıp kalamayacağını, köpeğini getirip getiremeyeceğini, havalimanından nasıl ulaşacağını öğrenmek ister.
Bu konuşmalar resepsiyonun en meşgul anında ya da gece gelir. Küçük bir işletmede telefonu açacak kişi o sırada kahvaltıyı hazırlıyor, giriş yapan misafiri karşılıyor ya da uyuyor olabilir. ProAsistan ilk konuşmayı üstlenir; oda, fiyat ve kural bilgisini sizin verdiğiniz kaynaktan alır, sonucu kayda geçirir. Kapasite mantığının genel hâlini online rezervasyon sistemi sayfamızda anlattık.
Kaçan talepler
Rezervasyon talebi en çok hangi anlarda yanıtsız kalır?
Gece yarısı aramaları
Tatil planı çoğu zaman iş çıkışında ya da çocuklar uyuduktan sonra yapılır. Gece resepsiyonu olmayan bir pansiyonda bu arama sabaha kalır; sabah olduğunda misafir başka bir yerle anlaşmış olabilir.
Giriş ve çıkış saatleri
Öğlen odasını boşaltan ve öğleden sonra gelen misafirler resepsiyonu doldurur. Tam o sırada çalan telefon ya beklemede kalır ya da aceleyle kısa kesilir.
Bitmeyen aynı sorular
Kahvaltı saati, otopark, plaja uzaklık, erken giriş, evcil hayvan... Her biri birkaç dakika sürer ve sezonda gün içinde defalarca tekrarlanır.
Kâğıtta kalan opsiyonlar
"Cumaya kadar tutar mısınız?" diyen misafirin talebi bir kâğıda yazılır. Süre dolduğunda kimin arayacağı belli değilse oda ya boşuna bekler ya da iki kez verilir.
Örnek konuşma
Ailece tatil planlayan misafirin WhatsApp mesajı
Misafir akşam saatlerinde yazıyor; çocuğu ve köpeği için sorusu var, kararını da henüz vermemiş. Asistan soruları otelin bilgisiyle yanıtlıyor, opsiyonu otelin kuralına göre kaydediyor. Konuşma örnektir.
Görüşme sırasında asistan:
- Tarihleri, kişi sayısını ve çocuğun yaşını alıp kişi sayısına uyan oda tipini önerdi.
- Evcil hayvan, kahvaltı ve transfer sorularını otelin tanımladığı bilgilerle yanıtladı.
- Misafirin istediği süreyi değil, otelin opsiyon kuralını uyguladı.
- Kaporayı ve kesinleştirmeyi resepsiyona bıraktı; talebi iletişim bilgisiyle kaydetti.
Akış
Bir rezervasyon talebi asistanda nasıl ilerler?
Her adımın kuralı otelinize göre yazılır; asistan bilmediği bir konuda tahmin yürütmez.
Tarih ve kişi bilgisi
Giriş ve çıkış tarihi, yetişkin sayısı ve varsa çocukların yaşları sorulur. Bu bilgiler tamamlanmadan oda önerilmez.
Oda tipi ve kurallar
Kişi sayısına uyan oda tipleri ile ek yatak, bebek yatağı ve evcil hayvan kuralları sizin tanımınıza göre anlatılır.
Müsaitlik ve fiyat
Asistan otelinizin verdiği müsaitlik ve fiyat bilgisini kullanır. Bilgi net değilse rakam uydurmaz; talebi resepsiyonun teyidine bırakır.
Kayıt ve sonraki adım
Rezervasyon oluşturulur ya da opsiyonlu talep olarak kaydedilir. Kapora, ödeme ve kesinleştirme için ekibiniz misafire döner.
Doğru araç
Otel yönetim programı, kanal yöneticisi ve ProAsistan
Üçü sık karıştırılır ama farklı işler yapar. ProAsistan bir otel programının yerine geçmez; misafirle konuşan ilk temas noktasıdır.
| Ölçüt | Otel yönetim programı | Kanal yöneticisi | ProAsistan |
|---|---|---|---|
| Temel işi | Oda durumu, giriş-çıkış ve misafir hesabı | Online satış kanallarında müsaitlik ve fiyatı eşitlemek | Misafirle konuşmak, soruyu yanıtlamak, talebi kaydetmek |
| Telefon ve WhatsApp | Karşılamaz; çalışan açar | Kapsamı dışında | Doğal Türkçeyle karşılar |
| Gece gelen talep | Çalışan girdiğinde kayda geçer | Yalnız online kanaldan gelen satışı aktarır | Telefonda ve mesajda o anda karşılanır |
| Çocuk, evcil hayvan, transfer soruları | Resepsiyon yanıtlar | Kanal açıklamasına yazılır | Tanımladığınız kurallarla yanıtlanır |
| Kapora ve ödeme | Tahsilat kaydı tutulabilir | Kanalın koşullarına bağlı | Tahsil etmez; kuralınızı anlatır |
Hangi otel programını ve kanal yöneticisini kullandığınızı demo görüşmesinde konuşuruz; bağlantı imkânları bu araçlara göre belirlenir. Konunun genel çerçevesini otel rezervasyon sistemi rehberimizde anlattık.
Sık sorulanlar
Misafir soruları otelinizin kendi bilgisiyle yanıtlanır
Asistanın bildiği her şey sizin verdiğiniz bilgidir: oda tipleri, kahvaltı saatleri, otopark, plaja ya da merkeze uzaklık, giriş-çıkış saatleri ve iptal kuralı. Listede olmayan bir soru geldiğinde tahmin yürütmez; misafirin sorusunu ve iletişim bilgisini alır, ekibiniz döner.
Aynı bilgi telefonda, WhatsApp'ta ve web sitenizdeki sohbet penceresinde aynı şekilde kullanılır. Gece yazan misafir ile sabah arayan misafir böylece farklı cevap almaz. Sohbet kanallarının ayrıntısı web sitesi ve WhatsApp chatbot sayfamızda.
- Erken giriş ve geç çıkış: hangi koşulda, ek ücretle mi
- Çocuk politikası, ek yatak ve bebek yatağı
- Evcil hayvan kabulü ve oda kısıtları
- Havalimanı transferi ve otopark
- Kahvaltı saatleri ve fiyata dahil olup olmadığı
- Telefon
- Web sitesi sohbeti
- Randevu linki
- Randevu oluşturuldu
- Randevu değiştirildi
- Soru yanıtlandı
- Rezervasyon alındı
- Müşteri bilgisi kaydedildi
Demo
Demo görüşmesinde deneyebileceğiniz otel senaryoları
Bir otel asistanını en iyi, kendi otelinizin gerçek durumlarıyla sınayarak tanırsınız:
- Gece yarısı arayıp iki gece için çift kişilik oda isteyen misafir
- İki çocukla gelecek ve çocukların yaşına göre oda soran aile
- Köpeğiyle konaklamak isteyen ve evcil hayvan kuralınızı soran misafir
- Fiyatı öğrenip "birkaç gün düşüneyim" diyen ve opsiyon isteyen misafir
- Rezervasyonunun tarihini değiştirmek ya da iptal etmek isteyen misafir
SSS
Otel ve konaklama hakkında sık sorulanlar
Otele gelen telefonları yapay zeka cevaplayabilir mi?
Evet. ProAsistan gece yarısı arayan misafirle de gündüz arayanla aynı özenle konuşur: tarihleri, kişi sayısını ve oda tipini sorar, sorulara otelinizin bilgisiyle yanıt verir ve sonucu kayda geçirir. Karşılamada yapay zeka asistanı olduğunu söylemesini öneririz.
ProAsistan bir otel yönetim programı ya da kanal yöneticisi mi?
Hayır. ProAsistan oda durumunu, misafir hesabını ya da online satış kanallarını yöneten bir otel programı değildir; misafirle telefonda ve mesajda konuşan asistandır. Mevcut programınızı kullanmaya devam edersiniz; ikisinin nasıl birlikte çalışacağını demo görüşmesinde konuşuruz.
Asistan oda müsaitliğini ve fiyatı nereden bilir?
Otelinizin ona tanımladığı bilgilerden. Oda tipleri, dönem fiyatları ve müsaitlik bilgisinin nasıl güncel tutulacağı kullandığınız araçlara göre kurulumda belirlenir; bilgi net olmadığında asistan rakam vermez ve talebi resepsiyonun teyidine bırakır.
Opsiyonlu rezervasyon talepleri nasıl ele alınır?
Asistan opsiyon kuralınızı misafire söyler ve talebi tarih, oda tipi, kişi sayısı ve iletişim bilgisiyle opsiyonlu olarak kaydeder. Süreyi kendiliğinden uzatmaz; kesinleştirme ve kapora için ekibiniz misafire döner.
Asistan kapora ya da ödeme alabilir mi?
Hayır. ProAsistan ödeme ve kapora tahsil etmez. Kaporanın ne zaman ve nasıl istendiğini sizin belirlediğiniz şekilde misafire anlatabilir; tahsilat ve teyit resepsiyonunuzda kalır.
Pansiyon için WhatsApp üzerinden rezervasyon alan bir bot nasıl kurulur?
Oda tipleriniz, kurallarınız ve sık sorulan sorularınız asistana bir kez tanımlanır; WhatsApp hattınız da bu bilgilerle çalışmaya başlar. Misafir yazdığında tarih ve kişi sayısını sorar, rezervasyonu ya da opsiyonlu talebi telefondakiyle aynı biçimde kaydeder. Hattın bağlanma adımları demo görüşmesinde netleşir.
Otel için gece resepsiyonu yerine yapay zeka kullanmak mantıklı mı?
Telefon ve mesaj tarafı için mantıklı olabilir, misafiri kapıda karşılamak için değil. Asistan gece gelen aramaları ve mesajları yanıtlar; geç gelen misafire anahtar vermek, güvenlik ve check-in ise ekibinizde ya da otelinizin düzeninde kalır.
Otel rezervasyon programı ücretsiz mi?
ProAsistan'da demo görüşmesi ücretsizdir; kullanım ücreti teklifle belirlenir. Teklif arama ve mesaj hacmine, kanallara ve kapsama göre hazırlanır; mantığını fiyatlar sayfasında anlattık. Ücretsiz seçeneklerin sınırlarını ücretsiz otel rezervasyon takip programları yazımızda ele aldık.
Devam edin
İlgili çözümler ve rehberler
Rezervasyon talepleri sabahı beklemesin
Oda tipleriniz, fiyat bilginiz ve otel kurallarınızla konuşan örnek bir asistanı demo görüşmesinde birlikte kuralım.