Oto servisler için
Usta araç altındayken telefonu karşılayan oto servis randevu programı
ProAsistan, oto servisinize gelen aramaları ve mesajları yapay zeka ile yanıtlayan bir oto servis randevu programıdır. Periyodik bakım, lastik değişimi ya da yıkama için ulaşan müşterinin araç ve kilometre bilgisini alır, servis kabul saatlerinize göre randevu verir. İş emri ve parça takibi kendi programınızda kalır; ProAsistan telefonu ve randevuyu üstlenir.
- Servis kabul saatlerine göre bakım randevusu
- Marka, model ve kilometre bilgisi randevu notunda
- Lastik sezonunda telefon yükü asistanda
Demo görüşmesi ücretsizdir ve herhangi bir taahhüt gerektirmez.
Viraj Oto Servis
ProAsistan görüşmede
- ArayanMerhaba, arabamın 60 bin bakımı geldi. Cuma sabah getirebilir miyim?
- AsistanMerhaba, Viraj Oto Servis'in yapay zeka asistanıyım. Cuma araç kabulümüz 08.30 ile 10.00 arası; sizi 09.00'a yazabilirim.
- ArayanOlur, 09.00 iyi.
- AsistanKaydı açıyorum. Aracınızın marka ve modelini, plakasını söyler misiniz?
Bakım randevusu oluşturuldu
Cuma 09.00 · Periyodik bakım · 60.000 km
Kısaca
Oto servis randevu programı ne işe yarar?
Oto servis randevu programı, bakım ve onarım için gelecek araçları servis kabul saatlerine ve atölye kapasitesine göre planlayan sistemdir. ProAsistan bu planlamanın müşteriye bakan tarafını üstlenir: telefonu ve mesajları yanıtlar, aracın marka, model ve kilometre bilgisini alır, uygun kabul saatine randevu oluşturur. İş emri, parça ve stok takibi kullandığınız servis yazılımında kalır.
Atölyedeki gerçek
Servis telefonunun en çok çaldığı anlar
Oto serviste telefon, işin en yoğun olduğu saatlerde çalar. Kaçan aramaların işletmeye maliyetini cevapsız çağrı yazımızda ayrıca ele aldık.
Usta lift başındayken
Fren balatası değişirken ya da motor açıkken telefona koşmak mümkün değil. Servis danışmanı da araç teslim alırken çalan telefona çoğu zaman yetişemez.
Lastik değişim sezonu
Havalar soğuduğunda ve bahar geldiğinde müşterilerin çoğu aynı haftalarda arar. Telefonla verilen saatler deftere yetişmeyince aynı saate iki araç yazılabilir.
“Aracım hazır mı?” aramaları
Gün içinde gelen aramaların bir kısmı yeni iş değil, durum sorusudur. Cevap çoğu zaman “parça bekleniyor” olsa da her biri ustayı işinden alır.
Sabah kabul yığılması
Herkes aynı saatte gelirse kabul masası tıkanır, öğleden sonra lift boş kalır. Randevular kabul saatlerine dağıtılmadığında gün dengesiz geçer.
Doğru beklenti
Oto servis programı mı, randevu asistanı mı?
Oto servis programı ya da oto servis yazılımı arayanların çoğu iş emri, parça stoğu ve fatura için bir otomotiv yazılımı arar. ProAsistan böyle bir servis yönetim yazılımı değildir; müşteriyle konuşulan telefon ve randevu tarafını üstlenir. İkisi birbirini tamamlar.
| Ölçüt | Servis yönetim yazılımı | Telefon ve randevu defteri | ProAsistan |
|---|---|---|---|
| Gelen aramayı yanıtlama | Kapsamında değil | Müsait olan biri açar | Yapay zeka asistanı açar |
| Bakım randevusu | Kaydı danışman girer | Deftere elle yazılır | Konuşmada kabul saatine göre oluşturulur |
| Araç bilgisi (marka, model, km) | İş emrinde tutulur | Not kâğıdına yazılır | Randevuyla birlikte kaydedilir |
| İş emri, parça ve fatura | Asıl işi budur | Ayrı tutulur | Yapmaz; servis yazılımınızda kalır |
| Akşam ve hafta sonu talepleri | Online form varsa | Ertesi güne kalır | Telefon ve mesaj yanıtlanır |
Servis yazılımınızla nasıl bir arada çalışılacağı, demo görüşmesinde kullandığınız programa bakılarak konuşulur. Seçim ölçütlerinin ayrıntısı oto servis randevu sistemi rehberimizde.
Asistanın işleri
Oto servis randevu sisteminde ProAsistan'ın üstlendikleri
Araç bilgisiyle randevu
Marka, model, yaklaşık kilometre ve yakıt tipini sorar; usta aracı hangi işle karşılayacağını önceden bilir.
Kabul saatine göre dağıtım
Araç kabulünü belirlediğiniz aralıklara yayar; bir aralıkta kaç araç alınacağını sizin kuralınıza göre uygular.
İşe göre süre
Periyodik bakım, fren kontrolü, lastik değişimi ve yıkama farklı sürelerle tanımlanır; uzun işler günün doğru saatine yerleşir.
Durum sorularında not
“Aracım hazır mı?” sorusunun cevabını servis yazılımınızdan okuyamaz. Müşterinin adını, aracını ve sorusunu kaydeder; ustanız ya da danışmanınız geri döner.
Oto yıkama randevusu
Yıkama, iç temizlik ya da pasta cila gibi işler ayrı randevu türü olarak açılabilir; yıkama bölümü kendi saatleriyle çalışır.
Telefon, WhatsApp ve web
Arayan da yazan da aynı kabul saatlerini görür. Müşteri isterse randevu linkiyle saatini kendisi seçer.
Örnek sohbet
Web sitesinden gelen kış lastiği randevusu
Akşam saatlerinde sitenizdeki sohbet penceresinden yazan bir müşteri. Konuşma örnektir; iş süreleri ve kabul saatleri servisinize göre girilir.
Görüşme sırasında asistan:
- Lastik değişimine ayrılan saatlerden yalnız boş olanları önerdi.
- Lastiklerin serviste saklandığını randevu notuna ekledi; depo hazırlığı önceden yapılabilir.
- Parça sorusunda tahminde bulunmadı; talebi ustaya bıraktı, ekip müşteriye geri döner.
- Randevuyu ve gelişte yapılacakları kısa bir mesajla özetledi.
Atölyenize göre
Mekanik servis, lastikçi, oto yıkama ve kaporta için kullanım
Oto servis tek tip bir işletme değildir. Asistanın soruları ve randevu türleri atölyenizin yaptığı işe göre ayarlanır.
Mekanik ve periyodik bakım servisleri
Bakım randevusunda kilometre ve son bakım bilgisi önemlidir. Asistan bunları sorar, işin süresine göre günün uygun kabul saatini önerir.
Yağ ve filtre değişimi isteyen müşteriye sabah kabulü, triger seti değişimi için ise aracı tam gün bırakacağı bir randevu verilir.
Lastik ve rot-balans atölyeleri
Sezon değişiminde kısa ama çok sayıda iş gelir. Bir saate kaç araç alınacağı belirlendiğinde asistan randevuları bu kapasiteye göre dağıtır.
Rot-balans ayarı da isteyen müşteriye lastik değişiminin hemen ardından boş kalan aralık önerilir.
Oto yıkama ve detaylı temizlik
Oto yıkama programı arayan işletmelerin derdi çoğu zaman sıradır. Asistan yıkama randevusu vererek bekleyen araçları güne yayar; iç temizlik ya da pasta cila gibi uzun işler ayrı süreyle tanımlanır.
Hafta sonu iç-dış yıkama isteyen müşteriye yıkama bölümünün boş saatleri sunulur.
Kaporta ve boya
Hasarın tutarı aracı görmeden söylenemez. Asistan fiyat vermez; hasar tespiti için aracı getirme randevusu oluşturur, sigorta ya da kasko sorusu varsa talebi ekibe bırakır.
Çamurluğu çizilen müşteri, ön inceleme için salı sabahına yazılır.
Sezon planı
Lastik değişim haftalarında telefonu yönetmek
Lastik sezonu oto servislerin en öngörülebilir yoğunluğudur: hava soğumaya başladığında kış lastiği, bahar geldiğinde yaz lastiği için müşterilerin çoğu aynı günlerde arar. Bu haftalarda asıl iş lastik değiştirmekten çok, kimin hangi saatte geleceğini yönetmektir.
Sezondan önce lastik değişimi için ayrı bir randevu türü ve bir saatte kaç araç alınacağı belirlenirse asistan telefonda, WhatsApp'ta ve web sitesinde aynı kuralı uygular. Müşteri serviste saklanan lastiklerinden söz ederse bunu randevu notuna ekler; depo hazırlığı önceden yapılabilir.
Gelmeyen randevular sezonda daha pahalıya gelir, çünkü o saati bekleyen başka araçlar vardır. Müşterinin randevusunu telefonla ya da mesajla kolayca iptal edebilmesi, boşalan saatin yeniden verilebilmesini kolaylaştırır. Sezon dışında da işe yarayan diğer yolları randevuya gelmeyen müşteriler üzerine yazdığımız rehberde topladık.
Kurulum
Servisiniz asistana nasıl tanıtılır?
Gerekli bilgiler demo sonrasında bir ön görüşmede birlikte çıkarılır. Genel işleyiş nasıl çalışır sayfasında; servise özel adımlar şunlardır:
İş listesi ve süreler
Periyodik bakım, yağ değişimi, fren, rot-balans, lastik değişimi ve yıkama gibi işlerin adı ve yaklaşık süresi yazılır. Fiyat listeniz varsa hangi kalemlerin müşteriye söylenebileceği belirlenir.
Kabul düzeni ve kapasite
Hangi gün hangi saatlerde araç kabul ettiğiniz, bir aralıkta kaç araç alınacağı ve cumartesi düzeniniz tanımlanır.
Ekibe bırakılacak konular
Arıza teşhisi, hasar tutarı ve parça durumu gibi soruların ustaya bırakılacağı ve müşteriye hangi cümleyle söyleneceği netleştirilir.
Karşılama ve prova
Asistanın kendini yapay zeka olarak tanıtan karşılama cümlesi yazılır; gerçek senaryolarla prova yapıldıktan sonra telefon ve mesaj kanalları açılır.
SSS
Oto servis hakkında sık sorulanlar
Oto servis olarak gelen telefonları yapay zeka cevaplayabilir mi?
Evet. ProAsistan servisinize gelen aramaları karşılar, müşterinin bakım, lastik, yıkama ya da arıza için mi aradığını anlar ve aracın bilgisini alarak uygun kabul saatine randevu oluşturur. Teşhis ve fiyat teklifi gerektiren konuları ekibinize bırakır.
ProAsistan bir oto servis programı mı, iş emri açar mı?
Hayır. ProAsistan iş emri, parça stoğu ve fatura tutan bir servis yönetim yazılımı değildir. Telefonu ve mesajları yanıtlar, randevuyu ve araç bilgisini kaydeder; servis takibini kullandığınız programla sürdürürsünüz. Cihaz onarımı yapan işletmeler için aynı yaklaşımı teknik servis sayfasında anlattık.
Müşteri “aracım hazır mı” diye ararsa asistan ne yapar?
Talebi kaydeder ve ustaya bırakır. Asistan servis takip sisteminizi göremediği için aracın ya da parçanın durumu hakkında tahmin yürütmez; müşterinin adını ve aracını not eder, ekibiniz müşteriye geri döner.
Oto servis randevusu nasıl iptal edilir ya da değiştirilir?
Müşteri servisinizi arayarak ya da WhatsApp'tan yazarak randevusunu iptal edebilir veya başka bir güne taşıyabilir. Asistan kaydı bulur, yeni kabul saatini önerir ve boşalan saati başka bir araca açar.
Oto servis için sekreter yerine yapay zeka kullanmak mantıklı mı?
Telefon ve randevu işleri için çoğu serviste mantıklıdır, ama servis danışmanının yerini tutmaz. Asistan aramaları, bakım ve oto yıkama randevularını, tekrar eden soruları üstlenir; aracı teslim almak, müşteriye yapılan işi anlatmak ve fiyatı konuşmak danışmanınızda kalır.
Oto servis için WhatsApp üzerinden randevu alan bir bot nasıl kurulur?
İş listeniz, kabul saatleriniz ve her aralığa alınacak araç sayısı tanımlanarak kurulur. ProAsistan WhatsApp'tan yazan müşteriye de telefondaki kurallarla randevu verir; kanal ayrıntıları web sitesi ve WhatsApp sohbeti sayfasında.
Fiyat sorulursa asistan ne söyler?
Yalnız servisinizin girdiği fiyat listesini kullanır. Periyodik bakım paketi gibi sabit kalemleri söyleyebilir; aracı görmeden belirlenemeyen arıza ve hasar tutarları için müşteriyi ön inceleme randevusuna yönlendirir.
Oto servis randevu programının ücreti ne kadar?
ProAsistan'ın ücreti teklifle belirlenir; arama ve mesaj hacmi, kullanılacak kanallar ve kapsam teklifi belirler. Demo görüşmesi ücretsizdir, teklif mantığı fiyatlar sayfasında anlatılıyor.
Devam edin
İlgili çözümler ve rehberler
Servis telefonunuzu lastik sezonundan önce hazırlayın
İş listeniz, kabul saatleriniz ve kurallarınızla çalışan bir bakım randevusu akışını demo görüşmesinde birlikte kuralım.