Kısa cevap
WhatsApp randevu sistemi, müşterinin WhatsApp'tan yazarak randevu almasını, değiştirmesini veya iptal etmesini sağlayan düzendir. Bir WhatsApp randevu sistemi üç yolla kurulur: mesajları bir çalışanın elle yanıtlaması, sohbetten online randevu linkine yönlendirme ya da mesajı anlayıp randevuyu takvime yazan bir yapay zeka asistanı. Doğru yöntem, mesaj hacminize ve randevularınızın karmaşıklığına bağlıdır.
Mesajla, telefonla ve randevu linkiyle gelen taleplerin aynı takvim kurallarıyla nasıl karşılandığını yapay zeka randevu sistemi sayfamızda adım adım görebilirsiniz.
WhatsApp randevu sistemi nedir?
WhatsApp randevu sistemi, müşterinin her gün kullandığı mesajlaşma uygulamasını bir randevu kanalına çeviren iş akışıdır. Müşteri ayrı bir uygulama indirmez, form doldurmaz; işletmeye yazdığı sohbetin içinde hizmeti ve zamanı belirtir. Sistem talebi anlar, takvimdeki uygunluğu kontrol eder, kaydı oluşturur ve sonradan gelen değişikliği işler.
Kurgu ne olursa olsun dört iş yapılmalıdır: talebi anlamak, uygunluğu kontrol etmek, kaydı oluşturmak ve sonradan gelen değişiklik ya da iptali işlemek. Bu dört işi kimin yaptığı, hangi yöntemi kullandığınızı belirler.
WhatsApp'tan randevu almanın üç yöntemi nedir?
WhatsApp'tan randevu alma işi bir çalışana, bir randevu sayfasına ya da bir yapay zeka asistanına bırakılabilir. Üç yöntemin her biri farklı bir işletme ölçeğine uyar.
Elle yönetim: WhatsApp Business ve takvim
Bir çalışan mesajı okur, takvime bakar ve yanıt yazar. WhatsApp Business uygulamasının hazır yanıtları ve etiketleri bu işi kolaylaştırır; uygulamanın işletmelere sunduğu araçları WhatsApp Business ne işe yarar yazısında, karşılama metinlerini ise WhatsApp otomatik mesaj rehberinde anlattık. Az mesaj alan, tek çalışanlı işletmeler için yeterli olabilir; ancak mesai dışında gelen talepler sabahı bekler.
Randevu linkine yönlendirme
Karşılama mesajı ve profiliniz, müşteriyi online randevu sayfanıza yönlendirir; müşteri boş saati kendisi seçer. Standart hizmetlerde iyi çalışır ve çalışan yükünü azaltır. Öte yandan müşteri sohbetten ayrılmak zorunda kalır ve bir kısmı linke tıklamak yerine soru sormayı sürdürür. Bağlantının arkasında saat tablosu yerine bir randevu chatbot'u da durabilir; bu durumda müşteri WhatsApp'tan çıksa bile soru sorarak ve yazışarak randevusunu tamamlar. Saat seçim sayfalarının nasıl çalıştığını online randevu yazısında ayrıntılı anlattık.
Sohbette randevu alan yapay zeka asistanı
Asistan mesajı anlar, eksik bilgiyi sorar, uygun saatleri önerir ve randevuyu kaydeder; değişiklik ve iptali de aynı sohbette yapar. Mesaj hacmi yüksek, talepleri akşam ve hafta sonu yoğunlaşan ya da birden fazla çalışanla çalışan işletmeler için uygundur. İşletmeler adına otomatik yanıt veren bu tür sistemler genellikle WhatsApp Business Platform üzerinden çalışır.
| Ölçüt | Elle yönetim | Randevu linki | Yapay zeka asistanı |
|---|---|---|---|
| Mesai dışında randevu | Sabahı bekler | Mümkün | Mümkün |
| Müşteri sohbetten ayrılır mı? | Hayır | Evet | Hayır |
| Serbest soruları yanıtlama | Çalışan yanıtlar | Yanıtlamaz | İşletme bilgisine dayanarak yanıtlar |
| Değişiklik ve iptal | Elle yapılır | Sistemin ekranından | Sohbet içinde |
| Çalışan yükü | Yüksek | Düşük | Düşük, istisnalar hariç |
| Kurulum emeği | Az | Orta | Orta: bilgi ve kurallar gerekir |
Pek çok işletme bu yöntemleri birleştirir: sohbet etmek isteyen müşteriyi asistan karşılar, saati kendisi seçmek isteyene randevu linki verilir.
Oto serviste WhatsApp'tan randevu nasıl ilerler?
Örnek senaryo: Oto servisin WhatsApp Business karşılama mesajında "Bakım randevusu için: [randevu bağlantısı]" yazıyor. Müşteri bağlantıya dokunuyor, telefonunun tarayıcısında randevu chatbot'u açılıyor ve aşağıdaki kurgusal yazışma orada geçiyor.
Müşteri: Merhaba, arabanın bakımı geldi, bu hafta yer var mı?
Asistan: Merhaba, ben servisin dijital asistanıyım. Aracınızın marka ve modelini, yaklaşık kilometresini yazar mısınız? Yalnız periyodik bakım mı istiyorsunuz, yoksa başka bir şikâyet de var mı?
Müşteri: Kompakt bir hatchback, 60 bin civarı, sadece bakım.
Asistan: Teşekkürler. Bu hafta perşembe 09.00 ve cuma 13.30 bakım için uygun. Aracı sabah bırakıp akşam teslim almanız gerekiyor. Hangisi size uyar?
Müşteri: Perşembe olsun.
Asistan: Randevuyu oluşturmam için adınızı ve aracınızın plakasını yazar mısınız?
Asistan (müşteri bilgileri yazdıktan sonra): Perşembe 09.00 için periyodik bakım randevunuz oluşturuldu. Saati değiştirmeniz gerekirse servisi aramanız yeterli.
Birkaç gün sonra müşteri servisi arayıp "Perşembe gelemiyorum, cumaya alabilir miyiz?" dediğinde telefon asistanı mevcut randevuyu bulur, cuma için uygun saati sunar ve eski saati boşa çıkarır. Güzellik salonlarında aynı akış hizmet süresi ve çalışan tercihiyle işler; ayrıntıları güzellik salonu randevu programı rehberinde bulabilirsiniz.
Kanal maliyetini planlıyorsanız: ProAsistan'da telefon asistanı, randevu linki ve takvim üç paketin hepsinde yer alır ve paketler aylık konuşma dakikasına göre fiyatlanır; Bireysel Başlangıç 100 dakika (ortalama 100 müşteri görüşmesi) için aylık 2.000 ₺'dir. Kademeleri randevu sistemi fiyatları bölümünde görebilirsiniz; WhatsApp'ta paylaşacağınız randevu chatbot bağlantısı Premium ve Kurumsal paketlerde, saat seçtiren online randevu linki ise her pakette vardır.
Randevu değişikliği ve iptali nasıl işlemeli?
Randevu almak işin yarısıdır; asıl düzen, değişiklik ve iptalde ortaya çıkar. Sağlıklı bir akışta şu sıra izlenir:
- Müşterinin mevcut randevusu bulunur; WhatsApp'tan yazan müşterinin telefon numarası eşleştirmeyi kolaylaştırır.
- Birden fazla randevu varsa hangisinin kastedildiği sorulur.
- Değişiklikte yeni saat önerilir; iptalde onay alınır.
- Eski saat takvimde boşa çıkarılır ve başka müşterilere açılır.
- Sonuç müşteriye açık bir cümleyle bildirilir.
Müşterinin randevusunu tek mesajla değiştirebilmesi, gelemeyeceği bir randevuyu son ana kadar tutmasını önler; boşalan saat başka bir müşteriye verilebilir. Randevuları ve iptalleri izleme mantığını randevu takip programı yazısında ele aldık.
Hatırlatma ile kampanya mesajı arasındaki fark
Randevudan önce gönderilen hatırlatma, müşterinin zaten oluşturduğu kayıtla ilgili bilgilendirmedir. İndirim veya yeni hizmet duyurusu ise ticari elektronik ileti sayılır ve alıcı izninin İleti Yönetim Sistemi üzerinden yönetilmesi gerekir. Hatırlatma mesajlarının zamanlaması ve içeriği için randevu hatırlatma sistemi rehberine bakabilirsiniz.
Önemli: WhatsApp ve telefondan gelen randevular mutlaka aynı takvime yazılmalıdır. Mesajla alınan randevu ayrı bir deftere, telefonla alınan ayrı bir takvime işlenirse aynı saat iki farklı müşteriye verilir; kanal sayısını artırmadan önce tek takvim kuralını kurun.
Kurulumdan önce neler hazırlanmalı?
Hangi yöntemi seçerseniz seçin, sistemin doğru çalışması bilgilerin netliğine bağlıdır. Aşağıdaki tablo, hazırlanması gereken bilgileri ve neden gerekli olduklarını özetler.
| Hazırlanacak bilgi | Örnek | Neden gerekli? |
|---|---|---|
| Hizmet listesi ve süreleri | Saç kesimi 30 dakika, boya 120 dakika | Uygun saat süreye göre hesaplanır |
| Çalışan ve çalışma saatleri | Hangi uzman hangi gün çalışıyor | Müşterinin tercih ettiği uzman bulunur |
| Kaynaklar | Koltuk, oda, lift veya cihaz sayısı | Aynı kaynağın iki kez ayrılması önlenir |
| Tampon süre | Randevular arası temizlik payı | Gün sonunda biriken gecikme engellenir |
| Değişiklik ve iptal kuralı | Son dakika iptalinde ne olacağı | Müşteriye net bilgi verilir |
| Müşteriden istenecek bilgi | Ad, telefon, hizmet | Gereksiz kişisel veri toplanmaz |
Bu bilgilerin yanında karşılama cümlesi ve asistanın yanıtlamayacağı konular da yazılı olmalıdır. Hazırlığın genel çerçevesini randevu sistemi rehberinde daha ayrıntılı bulabilirsiniz.
Hangi yöntem hangi işletmeye uyar?
Yöntem seçimi, mesaj hacmi ile hizmet karmaşıklığının birlikte değerlendirilmesiyle yapılır. Aşağıdaki eşleştirme başlangıç için yol gösterir:
- Günde birkaç mesaj alan tek kişilik işletme: Elle yönetim ve hazır yanıtlar yeterli olabilir.
- Standart hizmetleri olan, müşterisi internete alışkın işletme: Randevu linki yükü belirgin biçimde azaltır.
- Akşam ve hafta sonu mesajı yoğun olan salon veya klinik: Sohbette randevu alan yapay zeka asistanı öne çıkar.
- Birden fazla çalışanı ve süresi farklı hizmetleri olan işletme: Asistan ile randevu linkinin birlikte kullanımı uygundur.
Müşteri açısından WhatsApp'tan randevu almak ücretsizdir. İşletme açısından ise maliyetin biçimi, WhatsApp'ın hangi sürümünün kullanıldığına ve otomasyonun kim tarafından sağlandığına göre değişir.
| Seçenek | Kim kullanır? | Otomasyon düzeyi | Maliyet yapısı |
|---|---|---|---|
| WhatsApp Business uygulaması | Telefonundan mesajları kendisi yöneten işletme | Karşılama, uzakta mesajı, hazır yanıt | Uygulama ücretsiz; asıl bedel çalışan zamanı |
| Randevu linki sistemi | Saat seçimini müşteriye bırakan işletme | Müşteri saati kendisi seçer | Ücretsiz paketler randevu veya kullanıcı sayısıyla sınırlı |
| WhatsApp Business Platform üzerinden asistan | Mesajı otomatik yanıtlamak isteyen işletme | Sohbet içinde randevu oluşturma ve değiştirme | Sağlayıcı ücreti ve platformun mesaj ücretlendirmesi |
Bir çözümü seçmeden önce sağlayıcıya şu soruları sorun:
- Asistan randevuyu takvime gerçekten yazıyor mu, yoksa yalnız talebi mi not ediyor?
- WhatsApp ve telefondan gelen randevular aynı takvimde mi toplanıyor?
- Platformun mesaj ücretleri teklife dahil mi?
- Asistanın çözemediği mesaj ekibe hangi yolla ulaşıyor?
ProAsistan ile WhatsApp'tan randevu nasıl alınır?
ProAsistan, WhatsApp mesajlarını uygulamanın içinde kendisi yanıtlamaz; bunun yerine işletmenizin WhatsApp hesabını randevu chatbot'una açılan bir kapıya çevirir. Bağlantıyı profil açıklamanıza, WhatsApp Business otomatik karşılama mesajınıza, hazır yanıtlarınıza veya durum paylaşımınıza eklersiniz. Müşteri bağlantıya dokunduğunda ProAsistan ChatBot'u açılır; hizmeti ve zamanı yazışarak netleştirir, işletmenizin kurallarına göre uygun saatleri görür ve randevusunu alır. Böylece WhatsApp randevu sistemi, telefonla aynı takvimi kullanan bir giriş noktası olur.
Bu akışta işler şöyle paylaşılır:
- İşletme: randevu chatbot bağlantısını WhatsApp profilinde ve karşılama mesajında paylaşır
- ProAsistan ChatBot: bağlantıdan gelen müşteriyle yazışır, uygun saati önerir ve randevuyu oluşturur
- Telefon asistanı: arayan müşteriyi 7/24 aynı kurallarla karşılar, randevu değişikliği ve iptalini yürütür
- Takvim: iki yoldan gelen randevular da bağlı takvim ve randevu programınızda (Google Takvim dahil) toplanır
Randevu chatbot'u Premium ve Kurumsal paketlerdedir. Başlangıç paketinde aynı yere, müşterinin saati kendisi seçtiği online randevu linkini koyabilirsiniz; bu link de her pakette yer alır.
Uygun fiyatla hemen şimdi başlayın: Hizmet listenizi ve çalışma saatlerinizi hazırladıysanız, randevu bağlantınızı bu hafta WhatsApp karşılama mesajınıza eklemek için ProAsistan'la hemen başlayın.
ProAsistan'ı kendi işletmenizle deneyin
Telefon ve web sohbetinden gelen randevu taleplerini nasıl karşıladığını demo görüşmesinde gösterelim.