Yapay zeka sekreter · AI receptionist
Resepsiyonun telefon ve randevu yükünü alan yapay zeka sekreter
ProAsistan'ın yapay zeka sekreteri, işletmenize gelen aramaları açar, randevuları takvime işler ve arayanın notunu ekibinize iletir. Sekreteriniz karşısındaki müşteriyle ilgilenirken çağrı beklemede kalmaz; resepsiyon kapalıyken de karşılama sürer.
- Aramayı işletmenizin adıyla açar, talebi konuşarak anlar
- Randevu verir, değiştirir ya da iptal eder
- Sekreterinizle iş bölümü yaparak çalışır
Demo görüşmesi ücretsizdir ve herhangi bir taahhüt gerektirmez.
- 09.00Kontrol muayenesiDolu
- 09.30İlk muayene · telefonla alındı ProAsistan oluşturdu
- 10.00Tahlil sonucu görüşmesiDolu
- 10.30Boş saatBoş
- 13.30Kontrol · öğle arasında alındı ProAsistan oluşturdu
Kısaca
Yapay zeka sekreter nedir?
Yapay zeka sekreter, resepsiyonun telefon tarafını üstlenen bir yazılımdır: aramayı açar, arayanın ne istediğini anlar, randevu verir, sık sorulan soruları yanıtlar ve gerektiğinde not alır. AI receptionist, sanal sekreter ya da dijital sekreter adlarıyla da anılır. ProAsistan bu görevi 7/24 ve doğal Türkçeyle yürütür; yetkisi dışındaki talepleri arayanın iletişim bilgisiyle birlikte ekibinize bırakır.
Rolü
Sanal sekreter, dijital sekreter, AI receptionist: aynı masa, aynı iş
Online sekreter ya da telefon sekreteri arayan işletmelerin çoğu aynı şeyi ister: arayana ilk anda cevap veren ve talebi kayda geçiren bir karşılama görevlisi. İngilizce kaynaklarda bu rol AI receptionist veya virtual receptionist olarak geçer. Yapay zeka sekreter, bu görevin telefon ve mesaj tarafını üstlenir.
Bir resepsiyonun işi telefondan ibaret değildir. Kapıdan gireni karşılamak, evrak hazırlamak, ödeme almak ve hassas konuşmaları yürütmek yüz yüze iştir ve ekibinizde kalır. ProAsistan'ı bu yüzden sekreterin yerine geçen bir sistem olarak değil, resepsiyonun en sık bölünen işini devralan bir ekip arkadaşı olarak kurguluyoruz.
Bir telefon görüşmesinin adım adım nasıl ilerlediğini yapay zeka telefon asistanı sayfasında anlattık; bu sayfa resepsiyon rolüne ve sekreterle iş bölümüne odaklanıyor.
İş bölümü
İnsan sekreterle aynı resepsiyonda: kim neyi üstlenir?
Resepsiyonun en zor anı, önünde biri beklerken telefonun çalmasıdır. Sekreter ya karşısındakini bekletir ya da arayanı. Yapay zeka sekreter bu seçimi ortadan kaldırır: telefondan, WhatsApp'tan ya da web sitesinden gelen talebi asistan karşılar, sekreter önündeki kişiyle ilgilenmeye devam eder.
İş bölümünü kurulumda birlikte yazarız. Asistanın hangi talepleri kendisi sonuçlandıracağına, hangilerini not alıp sekretere bırakacağına siz karar verirsiniz. Sabah masasına oturan sekreter, akşam ve öğle arasında oluşan randevuları takvimde, geri dönülmesi gereken talepleri ise isim ve numarasıyla hazır bulur.
- Asistan: gelen aramalar ve mesajlar, randevu kaydı ve değişikliği, tekrar eden sorular, mesai dışı karşılama
- Sekreter: kapıda karşılama, evrak ve ödeme, hassas görüşmeler, asistanın bıraktığı notlara dönüş
- Ortak zemin: aynı takvim ve aynı işletme bilgileri
- Telefon
- Web sitesi sohbeti
- Randevu linki
- Randevu oluşturuldu
- Randevu değiştirildi
- Soru yanıtlandı
- Rezervasyon alındı
- Müşteri bilgisi kaydedildi
Örnek görüşme
Avukat duruşmadayken gelen ön görüşme talebi
Hukuk bürosunda sekreterin her gün karşılaştığı türden bir arama. Konuşma örnektir; büronun karşılama dili ve randevu kuralları kurulumda belirlenir.
Görüşme sırasında asistan:
- Hukuki yorum yapmadı; soruyu avukatla yapılacak görüşmeye bıraktı.
- Olayın ayrıntısını sormadı, yalnız randevu için gereken bilgiyi aldı.
- Büronun ön görüşmeye ayırdığı saatlerden iki seçenek sundu.
- Görüşmeye getirilecek belgeyi büronun tanımladığı şekilde hatırlattı.
Meriç Hukuk Bürosu
ProAsistan görüşmede
- AsistanMeriç Hukuk Bürosu, iyi günler. Ben büronun yapay zeka asistanıyım. Avukatlarımız şu an duruşmada; size nasıl yardımcı olabilirim?
- ArayanKiracım aylardır kira ödemiyor, tahliye davası açmak istiyorum. Sizce kazanır mıyım?
- AsistanDavanızla ilgili değerlendirmeyi yalnız avukatlarımız yapabilir; benim yorum yapmam doğru olmaz. Sizi bir ön görüşmeye alabilirim, ayrıntıları telefonda anlatmanıza gerek yok.
- ArayanOlur. Bu hafta mümkün mü?
- AsistanPerşembe 14.00 ve cuma 10.30'da ön görüşme saatimiz boş. Hangisi size uyar?
- ArayanCuma 10.30 iyi olur.
- AsistanCuma 10.30'u ayırıyorum. Adınızı ve size ulaşabileceğimiz numarayı alayım. Varsa kira sözleşmenizi görüşmeye getirmeniz yeterli.
Ön görüşme oluşturuldu
Cuma 10.30 · Kira uyuşmazlığı
Karşılaştırma
Telesekreter, uzaktan sekreterlik ve yapay zeka sekreter
Telesekreter, sanal sekreterlik hizmeti ve yapay zeka sekreter aynı soruya cevap verir: telefonu açamadığınızda ne olacak? Fark, arayanın görüşmeden elinde ne ile ayrıldığındadır.
| Ölçüt | Telesekreter | Uzaktan sekreterlik hizmeti | ProAsistan |
|---|---|---|---|
| Arayanı kim karşılar? | Kayıtlı bir anons | Dış firmadaki bir çalışan | İşletmeniz adına konuşan yapay zeka |
| Randevu | Alamaz; mesaj bırakılır | Takviminize erişim verilirse alınabilir | Görüşme sırasında oluşturur, değiştirir, iptal eder |
| İşletme bilgisi | Anonsa sığdığı kadar | Firmaya verdiğiniz yönerge kadar | Tanımladığınız hizmet, saat ve kurallar |
| Mesai dışı | Mesaj kaydeder | Pakete ve hizmet saatlerine bağlı | 7/24 yanıt verir |
| Karmaşık talepler | Geri aranmayı bekler | Çalışanın inisiyatifiyle ele alınabilir | Not alıp ekibinize bırakır |
Günde birkaç arama alan bir ofis için telesekreter yeterli olabilir. Telesekreterin hangi noktada yetersiz kaldığını telesekreter nedir yazımızda örneklerle anlattık.
Maliyet
Sekreter maliyetini kalem kalem düşünün
Maaş, resepsiyon maliyetinin yalnız görünen kısmıdır. Yapay zeka sekreterle karşılaştırma yapmadan önce şu kalemleri kendi işletmeniz için yazın:
- Brüt maaş ve işverenin ödediği yasal primler
- Yemek, yol ve benzeri yan haklar
- İzin, rapor ve öğle arasında telefona kimin bakacağı
- Akşam ve hafta sonu gelen aramaların bedeli: fazla mesai mi, kaçan talep mi?
- İşe alım, alışma süreci ve ayrılık halinde her şeye yeniden başlamak
- Telefon yüzünden yarım kalan işlerin, yani sürekli bölünmenin maliyeti
Sektörlerde
Muayenehane, emlak ofisi ve hukuk bürosunda yapay zeka sekreter
Resepsiyonun yükü her sektörde başka bir yerden gelir. Asistan, işletmenizin kendi akışına göre ayarlanır.
Muayenehane ve klinik
Hekim muayenedeyken randevu, kontrol ve tahlil saati soruları gelir. Asistan uygun saati verir, tıbbi yorum yapmaz; arayan acil bir durumdan söz ederse onu resmi acil hatlara ya da en yakın sağlık kuruluşuna yönlendirir. Ayrıntılar klinik ve muayenehane sayfasında.
Emlak ofisi
Danışman sahada yer gösterirken ilan için arayan kişinin adı, telefonu ve ne aradığı kayda geçer; uygun saate yer gösterme randevusu açılır. Akışı emlak ofisleri için ayrıca anlattık.
Hukuk bürosu
Dosyasının durumunu soran müvekkilin talebi ilgili avukata not olarak iletilir; asistan dosya hakkında bilgi vermez. Yeni müvekkil adaylarına ise ön görüşme saati verilir. Büroya özel kurgu hukuk büroları sayfasında.
Kurulum
Yapay zeka sekreteri resepsiyona yerleştirmek
Asistanı resepsiyona eklemek, yeni bir çalışanı işe alıştırmaya benzer: önce görev tanımı yazılır, sonra birlikte denenir.
Resepsiyonun gününü çıkarın
Telefonda en çok ne soruluyor, hangi aramalar randevuyla bitiyor, hangileri geri dönüş istiyor? Bu liste asistanın görev tanımı olur.
Devir sınırını çizin
Asistanın kendi başına sonuçlandıracağı işlerle not alıp sekretere bırakacağı işleri ayırın. Fiyat pazarlığı, şikayet ve istisna talepleri genellikle ikinci gruba girer.
Karşılama dilini seçin
Asistan aramayı işletmenizin adıyla açar ve yapay zeka olduğunu söyler. Hitap şekli ve üslup resepsiyonunuzun alışkanlıklarına göre ayarlanır.
Sekreterle birlikte deneyin
Canlıya geçmeden önce sekreteriniz asistanı bir müşteri gibi arar; eksik ya da yanlış bulduğu yanıtlar düzeltilir.
SSS
Yapay Zeka Sekreter hakkında sık sorulanlar
Yapay zeka sekreter, insan sekreterin yerini alır mı?
Tamamen almaz; resepsiyonun telefon ve randevu tarafını üstlenir. Kapıdaki müşteriyi karşılamak, evrak, ödeme ve hassas görüşmeler sekreterinizde kalır. Çoğu resepsiyon için en dengeli kurgu, ikisinin aynı takvim üzerinden birlikte çalışmasıdır.
Yapay zeka sekreterin aylık maliyeti ne kadar?
Aylık tutar işletmeye özel teklifle belirlenir; sabit bir liste fiyatı yoktur. Çağrı ve mesaj hacminiz, kullanılacak kanallar ve kurulum kapsamı teklifi şekillendirir. Demo görüşmesi ücretsizdir.
Sanal sekreter telefonu gerçekten açıp konuşabilir mi?
Evet. ProAsistan çağrıyı işletmenizin adıyla açar, arayanla doğal Türkçeyle konuşur ve talebi aynı görüşmede sonuca bağlar. Karşılamada yapay zeka olduğunu söylemesini öneririz; bu, arayanın beklentisini baştan doğru kurar.
Telesekreter nasıl iptal edilir?
Telesekreter ya operatörünüzün hattınıza tanımladığı bir hizmettir ya da telefona bağlı bir cihazdır; iptal yolu buna göre değişir. Operatör hizmetini müşteri hizmetlerinden veya hesap panelinizden kapatabilir, cihazı ise kendi ayarlarından devre dışı bırakabilirsiniz. Yapay zeka sekretere geçerken çağrıların telesekretere düşmemesi için gereken ayarı kurulumda birlikte konuşuruz.
Yapay zeka sekreter WhatsApp mesajlarını da yanıtlar mı?
Evet. ProAsistan telefonun yanında WhatsApp ve web sitesi sohbetinde de yazarak yanıt verir ve randevu alır. Hangi kanaldan gelirse gelsin, randevu aynı takvime düşer.
Sanal sekreter hastalara tıbbi bilgi verir mi?
Hayır. Asistan tıbbi değerlendirme ya da tavsiye vermez; randevu, saat, adres ve hazırlık gibi idari konularda yardımcı olur. Arayan acil bir şikâyetten söz ederse beklemeden resmi acil hatları aramasını söyler.
Dijital sekreter alternatifleri nelerdir?
Başlıca alternatifler telesekreter, uzaktan sekreterlik hizmeti ve ek bir resepsiyon çalışanıdır. Telesekreter yalnız mesaj kaydeder; dış hizmet ve yeni çalışan insan inisiyatifi sunar ama mesai saatleri ve bütçeyle sınırlıdır. Yapay zeka sekreter ise telefonu 7/24 karşılar ve randevuyu görüşme sırasında oluşturur.
Devam edin
İlgili çözümler ve rehberler
Telefonu asistan açsın, sekreteriniz önündeki işe baksın
Hizmetleriniz ve randevu kurallarınızla hazırlanan örnek bir yapay zeka sekreteri demo görüşmesinde birlikte deneyelim.