Danışmanlık şirketleri ve mali müşavirler için
Yeni müşteri adayını ilk görüşmeye taşıyan danışmanlık randevu programı
ProAsistan, danışmanlık şirketinize ya da mali müşavirlik ofisinize gelen aramaları, web sitesi sohbetlerini ve WhatsApp mesajlarını yanıtlayan bir danışmanlık randevu programıdır. Yeni adayın ihtiyacını kısaca öğrenir, online ya da yüz yüze ilk görüşmeyi uygun danışmanın takvimine yerleştirir. Tekrar eden soruları ise ofisinizin verdiği bilgilerle cevaplar.
- Keşif görüşmesinden önce ihtiyaç ve şirket bilgisi
- Online ya da yüz yüze toplantı tercihi
- Beyanname dönemindeki tekrar eden sorulara ofisin yanıtı
Demo görüşmesi ücretsizdir ve herhangi bir taahhüt gerektirmez.
Kısaca
Danışmanlık randevu programı nedir?
Danışmanlık randevu programı, keşif görüşmesi, ilk toplantı ve müşteri görüşmelerini danışmanların takvimine göre planlayan sistemdir. ProAsistan bu planlamayı konuşarak yapar: telefonda, web sitesi sohbetinde ya da WhatsApp'ta ulaşan kişinin ihtiyacını sorar, görüşmenin online mı yüz yüze mi olacağını öğrenir ve randevuyu oluşturur. Danışman görüşmeye, adayın kim olduğunu ve ne istediğini bilerek girer.
Kimler için
Danışmanlık ofisinde telefon hangi işi bölüyor?
Aynı asistan farklı danışmanlık ofislerinde farklı yükleri alır. Kurulumda önce sizin gününüzü en çok neyin böldüğüne bakarız.
Yönetim, insan kaynakları ve strateji danışmanlığı
Yeni işlerin çoğu bir keşif görüşmesiyle başlar. Asistan web sitesinden ya da telefonla gelen adayın ihtiyacını, şirket büyüklüğünü ve görüşme tercihini alıp ilk toplantıyı planlar.
Bir aday akşam sitenizden yazar; sabah danışmanınızın takviminde, notlarıyla birlikte online bir keşif görüşmesi durur.
Mali müşavirlik ofisleri
Beyanname dönemlerinde telefon belge teslim günü, ofis saati ve imza soruları yüzünden susmaz. Asistan bu soruları ofisin girdiği bilgilerle yanıtlar, yeni mükellef adaylarını kayda geçirir.
Belgelerini ne zamana kadar getirmesi gerektiğini soran mükellefe ofisin o ay için belirlediği teslim günü söylenir.
Bağımsız danışmanlar ve koçlar
Görüşme sırasında telefonu açamayan tek kişilik danışman için asistan yeni talepleri kayda geçirir. Kendi saatini seçmek isteyen adaya danışmanlık randevu linki sunulur.
E-posta imzanıza eklediğiniz link üzerinden aday, ilk görüşme için açtığınız saatlerden birini kendisi seçer.
Farklı uzmanlık alanları olan ekipler
Finans, teşvik, insan kaynakları gibi alanlara farklı danışmanlar bakıyorsa aday, konusuna göre doğru kişinin takvimine yönlendirilir.
Teşvik başvurusu için arayan bir işletme, bu alana bakan danışmanın boş saatine yerleştirilir.
İlk temastan toplantıya
Keşif görüşmesi dört adımda planlanır
Yeni bir aday aradığında ya da yazdığında asistan bu sırayı izler. Her adımda sorulacak soruyu ofisinize göre birlikte belirleriz.
İhtiyacı kısaca öğrenir
Adayın hangi konuda destek aradığını, şirketinin sektörünü ve büyüklüğünü sorar. Uzun bir danışmanlık randevu formu doldurtmak yerine birkaç kısa soruyla danışmanın hazırlanmasına yetecek bilgiyi alır.
Doğru danışmanı seçer
Konuya hangi danışmanın baktığını ve ilk görüşmelere hangi saatleri ayırdığını bilir. Aday belirli bir kişiyle görüşmek isterse yalnız onun takvimine bakar.
Görüşme biçimini sorar
Online mı, ofiste yüz yüze mi? Tercihi randevuya işler; online görüşme bağlantısının adaya nasıl ve ne zaman iletileceğini ofisinizin belirlediği şekilde anlatır.
Randevuyu oluşturur ve özetler
Tarih, saat, danışman ve görüşme biçimini adayla teyit eder. Danışman takvimde adayın adını, iletişim bilgisini ve ihtiyacını görür.
Örnek mesajlaşma
Beyanname haftasında bir mükellefin WhatsApp mesajı
Mali müşavirlik ofisinde aynı soru gün içinde defalarca gelir; araya bazen yeni bir iş de karışır. Konuşma örnektir; teslim günleri ve ofis saatleri her ofisin kendi bilgisidir.
Görüşme sırasında asistan:
- Belge teslim tarihini ve ofis saatlerini ofisin girdiği bilgiyle yanıtladı.
- Vergi tutarı hakkında yorum yapmadı; soruyu not olarak sorumlu müşavire bıraktı.
- Yeni iş talebini fark edip şirket kuruluşuna bakan müşavirin takvimine görüşme açtı.
- Görüşmenin ofiste mi online mı olacağını sorup randevuya işledi.
Kanallar
Telefon, web sitesi ve WhatsApp aynı takvime yazar
Danışmanlık hizmeti arayan kişi çoğu zaman önce web sitenizi inceler, sonra yazar ya da arar. Mali müşavirlik ofisinin mükellefleri ise genellikle WhatsApp'tan ulaşır. ProAsistan üç kanalda da aynı bilgilerle konuşur ve oluşturduğu randevuları tek takvimde toplar. Sohbet tarafının ayrıntıları yapay zeka chatbot sayfasında.
Kendi saatini seçmek isteyen adaya randevu linki de verebilirsiniz; link e-posta imzanıza, teklif dosyanıza ya da web sitenizin iletişim sayfasına eklenebilir. Telefon, sohbet ve link aynı takvimi kullandığı için aynı saatin iki kişiye verilmesi riski azalır. Kanalların birlikte nasıl çalıştığını online randevu sistemi sayfasında anlattık.
- Telefonda adayın ihtiyacı konuşarak alınır
- Web sitesi sohbetinde aday, form doldurmadan görüşme saati alır
- WhatsApp'tan gelen mükellef soruları ofisin bilgileriyle yanıtlanır
- Randevu linkiyle aday uygun saati kendisi seçer
- Telefon
- Web sitesi sohbeti
- Randevu linki
- Randevu oluşturuldu
- Randevu değiştirildi
- Soru yanıtlandı
- Rezervasyon alındı
- Müşteri bilgisi kaydedildi
Yoğun dönemler
Beyanname haftalarında mali müşavir telefonunun yükü
Mali müşavirlik ofislerinde bazı haftalar diğerlerine benzemez. Aylık beyannamelerden önceki günlerde ve yıllık beyanname dönemlerinde telefon, ekibin en meşgul olduğu saatlerde çalar. Gelen soruların çoğu ise yeni değildir: belgeler ne zamana kadar getirilecek, ofis cumartesi açık mı, imza için ne zaman uğranmalı?
Bu soruların cevabını ofisiniz bir kez yazar; asistan her seferinde aynı cevabı verir. Mükellefin kendi beyannamesi, vergi borcu ya da bir giderin nasıl işleneceği gibi sorular ise asistanın alanı dışındadır: soru ve iletişim bilgisi kaydedilir, sorumlu müşavir geri döner.
ProAsistan bir mali müşavir programı ya da muhasebe yazılımı değildir. Defter, beyanname ve e-belge işleri kullandığınız sistemde kalır; asistan ofisin telefonunu, mesajlarını ve görüşme takvimini üstlenir.
Yoğun haftada gelen yeni mükellef adayı
Beyanname haftasında şirket kurmak isteyen biri aradığında ekip çoğu zaman “sonra dönelim” demek zorunda kalır. Asistan adayın adını, iletişim bilgisini, şirket türünü ve ihtiyacını alır; uygun bir gün varsa ilk görüşmeyi planlar, yoksa talebi müşavirin dönüşüne bırakır. Böylece aday beklemede kaybolmaz, ekip de işini bölmek zorunda kalmaz.
Danışmanlık randevu sistemi seçerken denenecekler
Genel seçim ölçütlerini danışmanlık randevu sistemi rehberimizde ele aldık. Demoda ise kendi ofisinizden örneklerle şunları deneyin:
- Aday belirli bir danışmanı istediğinde yalnız onun boş saatleri mi öneriliyor?
- Online ve yüz yüze görüşme tercihi randevuda ayrı bir bilgi olarak görünüyor mu?
- Keşif görüşmesi ile mevcut müşteri toplantısı farklı süre ve kurallarla tanımlanabiliyor mu?
- Vergi, ücret ya da sözleşme gibi asistanın cevaplamaması gereken sorular gerçekten ekibe bırakılıyor mu?
- Telefondan, web sitesi sohbetinden ve randevu linkinden gelen kayıtlar aynı takvimde mi?
- İptal edilen bir görüşmenin saati yeniden açılıyor mu?
İlk toplantı tanışmayla değil, ihtiyaçla başlasın
Danışman adayın ihtiyacını görüşmeden önce okuduğunda ilk dakikalar şirketi tanımaya değil, çözümü konuşmaya ayrılır. Kendi görüşme türlerinizle bunun nasıl işlediğini demoda gösterelim.
SSS
Danışmanlık hakkında sık sorulanlar
Danışmanlık şirketi olarak gelen telefonları yapay zeka cevaplayabilir mi?
Evet. ProAsistan danışmanlık şirketinize gelen aramaları karşılar ve arayanın yeni bir iş için mi yoksa süren bir proje için mi ulaştığını anlar. Yeni adayla keşif görüşmesini planlar; mevcut müşterinin talebini kaydedip ilgili danışmana bırakır.
Mali müşavirler için ProAsistan bir muhasebe programı mı?
Hayır. ProAsistan bir mali müşavir programı ya da muhasebe yazılımı değildir; defter, beyanname ve e-belge işleri kullandığınız sistemde kalır. Asistan ofisin telefonunu ve mesajlarını karşılar, görüşme randevusu verir ve tekrar eden soruları ofisin verdiği bilgilerle yanıtlar.
Asistan vergi ya da muhasebe sorularına cevap verir mi?
Hayır. Vergi tutarı, beyanname içeriği ya da bir harcamanın gider yazılıp yazılamayacağı gibi sorularda yorum yapmaz. Soruyu ve iletişim bilgisini kaydeder, sorumlu müşavire bırakır; müşavir mükellefe geri döner. Aynı sınırın hukuki sorularda nasıl kurulduğunu hukuk büroları sayfasında anlattık.
Danışmanlık randevusu nasıl onaylanır?
Asistan randevuyu oluştururken tarih, saat, danışman ve görüşme biçimini adaya tekrar eder; aday kabul ettiğinde kayıt oluşur. Bazı görüşmeleri danışmanınızın önce değerlendirmesini istiyorsanız asistan randevu vermek yerine talebi ve iletişim bilgisini alır, danışmanınız adaya döner.
Danışmanlık randevusu nasıl iptal edilir veya değiştirilir?
Aday ya da müşteri arayarak, WhatsApp'tan veya web sitesi sohbetinden yazarak randevusunu iptal edebilir ya da başka bir saate taşıyabilir. Asistan kaydı bulur, yeni saati aynı danışmanın takviminden önerir ve boşalan saati yeniden açar.
Danışmanlık şirketi için WhatsApp üzerinden randevu alan bir bot nasıl kurulur?
Danışmanlarınız, görüşme türleriniz, bunların süreleri ve ofis saatleriniz tanımlanarak kurulur. ProAsistan WhatsApp'tan yazan adaya da aynı kurallarla randevu verir. Kanal seçeneklerini WhatsApp randevu sistemi yazımızda karşılaştırdık.
Danışmanlık ofisinde sekreter yerine yapay zeka kullanmak mantıklı mı?
Telefon, ilk görüşme planlaması ve tekrar eden sorular için çoğu ofiste mantıklıdır. Asistan bu işleri gün boyu aynı tutarlılıkla yürütür; evrak, müşteri ilişkisi ve ofis düzeni ekibinizde kalır. Karşılamada asistanın yapay zeka olduğunu söylemesi, adayın beklentisini baştan doğru kurar. Resepsiyon rolünün ayrıntıları yapay zeka sekreter sayfasında.
Danışmanlık randevu programının ücreti ne kadar, ücretsiz bir araç yeterli olur mu?
ProAsistan'ın ücreti teklifle belirlenir; arama ve mesaj hacmi, kanal sayısı ve danışman sayısı teklifi etkiler. Yalnız takvim paylaşmak istiyorsanız ücretsiz araçlar yeterli olabilir; telefonu ve mesajları yanıtlayan bir asistan istiyorsanız fiyatlar sayfasındaki teklif mantığına bakın. Demo görüşmesi ücretsizdir.
Devam edin
İlgili çözümler ve rehberler
Yeni müşteri adaylarını ilk görüşmeye ProAsistan taşısın
Danışman takvimleriniz ve ofis bilgilerinizle bir keşif görüşmesi senaryosunu demo görüşmesinde birlikte deneyelim.