Kısa cevap
Danışmanlık randevu sistemi, danışmanlık şirketlerine, mali müşavirlik bürolarına ve koçlara gelen ön görüşme, düzenli toplantı ve belge teslim taleplerini doğru danışmanın takvimine yerleştiren düzendir. İyi bir danışmanlık randevu sistemi telefon, randevu linki ve mesajla gelen talepleri tek akışta toplar. Bu alanda randevu potansiyel müşteriyle ilk temastır; sistemin talebi doğru nitelemesi ve ilk aramayı karşılıksız bırakmaması gerekir.
Danışmanlarınız toplantıdayken gelen aramanın nasıl karşılanıp uzmanlık alanına göre doğru takvime yazıldığını danışmanlık şirketleri ve mali müşavirler için randevu asistanı sayfasında örnek akışlarla görebilirsiniz.
Danışmanlık randevu sistemi nedir?
Danışmanlık randevu sistemi, bir danışmanlık firmasına gelen görüşme taleplerini konu, uygun danışman, görüşme biçimi ve zamanla eşleştirerek kayda dönüştüren planlama düzenidir. Ön görüşme, düzenli müşteri toplantısı ve belge teslimi ayrı randevu türleri olarak yönetilir. Amaç, doğru uzmanı hazırlıklı biçimde doğru müşteriyle buluşturmaktır.
Danışmanlıkta ilk görüşme çoğu zaman keşif görüşmesi ya da tanışma görüşmesi olarak adlandırılır. Müşteri ihtiyacını anlatır, danışman nasıl yardımcı olabileceğini değerlendirir ve ardından teklif hazırlanır. Bu yüzden danışmanlık randevusu, satış sürecinin ilk halkasıdır; kaçırılan bir arama, hiç hazırlanmamış bir teklif anlamına gelir.
Danışmanlık randevu programı ile sistem arasındaki fark
Danışmanlık randevu programı, danışmanların takvimini ve randevu kayıtlarını tutan yazılımdır. Sistem ise bu yazılımın yanında randevu türlerini, ön bilgi sorularını, yönlendirme kuralını ve telefonu kimin karşılayacağını da kapsar. İyi bir program, "her talep ilk boş danışmana gider" gibi eksik bir kuralla yanlış eşleşme üretmeye devam eder.
Danışmanlıkta hangi randevu türleri vardır?
Danışmanlık ofislerinde randevular amaçlarına göre ayrışır ve her biri farklı süre ve hazırlık ister:
- Ücretsiz keşif veya tanışma görüşmesi (kısa, teklif öncesi)
- Ücretli ilk danışmanlık seansı (koçluk ve bireysel danışmanlıkta yaygın)
- Mevcut müşteriyle düzenli takip toplantısı
- Mali müşavirlikte belge teslim ve imza randevusu
- Birden fazla uzmanın katıldığı ortak proje toplantısı
Danışmanlık ofisinde telefon neden kaçar?
Danışmanların günü müşteri toplantıları, sahada ziyaret ve rapor hazırlığıyla geçer. Toplantı sırasında çalan telefon açılmaz; asistan veya sekreter yoksa arayan potansiyel müşteri sesli mesaja düşer ve çoğu zaman bir sonraki firmayı arar. Bu ilk teması karşılayan dijital çözümleri sanal müşteri temsilcisi yazısında ayrıca ele aldık.
Danışmanlık ofislerinde telefonu zorlayan durumlar sektöre özgüdür:
- Toplantı veya sunum sırasında gelen yeni müşteri aramaları
- "Kısa bir şey soracağım" diye başlayıp danışman değerlendirmesi gerektiren sorular
- Mevcut müşterilerin toplantı saatini değiştirme talepleri
- Beyanname veya dönem sonu yoğunluğunda artan belge teslim soruları
- Mesai sonrasında, girişimcilerin kendi işleri bittikten sonra yaptığı aramalar
Kendi ofisinizde durumu ölçmek için iki hafta boyunca cevapsız aramaları, bunların kaçının yeni numaralardan geldiğini ve kaçına aynı gün dönüş yapılabildiğini not edin. Yeni numaralardan gelen ve dönüş yapılamayan aramalar, doğrudan kaybedilen ön görüşme fırsatlarını gösterir.
"Kısa bir şey soracağım" aramaları ayrı dikkat ister. Arayan çoğu zaman telefonda hızlıca bir görüş almak ister; oysa sorunun doğru cevabı danışmanın değerlendirmesini gerektirir. Bu durumda soruyu geçiştirmeden konuyu bir ön görüşmede ele almayı önermek hem danışmanın zamanını korur hem de arayanı eli boş göndermez.
Ön görüşme talebi hangi adımlarla randevuya dönüşür?
Ön görüşme talebi, konu ve danışman eşleşmesi yapılmadan takvime yazılırsa görüşme yanlış uzmanla ya da hazırlıksız başlar. Aşağıdaki akış, telefonla veya mesajla gelen bir talebin kayda dönüşme sırasını gösterir.
| Adım | Ne yapılır? | Kontrol edilen bilgi | Atlanırsa ne olur? |
|---|---|---|---|
| Talep | Arayan ihtiyaç başlığını ve şirketini söyler | Konu, yeni mi mevcut müşteri mi | Talep genel bir nota dönüşür |
| Nitelendirme | İhtiyacın firmanın hizmet alanına girip girmediğine bakılır | Hizmet listesi, sektör | Uygun olmayan görüşmeye zaman ayrılır |
| Eşleştirme | Konuya uygun danışman seçilir | Uzmanlık alanı, iş yükü | İlk boş danışman yanlış konuda görüşür |
| Biçim ve süre | Online veya yüz yüze, ücretli veya ücretsiz belirlenir | Görüşme türü, yol tamponu | Bağlantı ya da oda hazır olmaz |
| Kayıt ve teyit | Danışman, tarih, saat ve biçim müşteriye tekrar edilir | İletişim bilgisi | Müşteri yanlış güne hazırlanır |
| Hazırlık | Talep notu danışmana iletilir | İhtiyaç özeti | Görüşme baştan bilgi toplamakla geçer |
Bu akış, danışmanlık randevu yazılımı kullanılsa da kullanılmasa da aynı kalır; fark, adımların kim tarafından ve ne hızla yapıldığıdır. Genel randevu kurallarını sektörden bağımsız olarak randevu sistemi rehberinde topladık.
Ön bilgi formunda ne sorulmalı?
Ön görüşmeden önce birkaç temel bilgiyi almak, görüşmenin doğru danışmanla ve hazırlıklı yapılmasını sağlar. Bu aşamada ayrıntılı finansal veri veya gizli ticari bilgi istemek gereksizdir; amaç yalnız yönlendirme ve planlamadır.
| Sorulacak bilgi | Neden sorulur? | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|
| Ad, şirket adı ve iletişim bilgisi | Randevuyu kaydetmek ve ulaşmak | Gerekenden fazla kişisel bilgi istenmez |
| İhtiyaç başlığı | Doğru uzmanlık alanına yönlendirmek | Başlık yeterlidir; ayrıntı görüşmede konuşulur |
| Şirketin sektörü ve genel büyüklüğü | Uygun danışmanı veya ekibi seçmek | Ciro, bilanço gibi veriler istenmez |
| Zaman beklentisi | Önceliği belirlemek | Kesin teslim sözü verilmez |
| Görüşme biçimi | Online veya yüz yüze planlamak | Online bağlantı bilgisi ekipçe iletilir |
Arayan kişinin adı ve telefonu da kişisel veridir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü veri işlenmesini öngörür; bu yüzden ön bilgi formunda yalnız randevu ve yönlendirme için gereken alanlar tutulmalıdır.
Yeni müşteri ön elemesi nasıl yapılır?
Ön eleme, firmanın vermediği bir hizmet için danışman takviminden saat ayrılmasını önler. Hizmet başlıklarının kısa bir listesi ve "bu konularda çalışmıyoruz" notu yeterlidir. Kapsam dışı talepte arayana kibarca bilgi verilir; ekip uygun görürse talep yine de kayda alınıp geri dönüş yapılabilir.
Önemli: Ön görüşme bir hizmet sözleşmesi değildir. Randevu teyidinde teklif, sözleşme ve ücretlendirmenin ayrı bir süreç olduğunu söylemek beklentiyi baştan doğru kurar; ücretli ilk seans veriyorsanız ücretin ve iptal koşulunun randevu anında açıkça söylenmesi gerekir.
Mali müşavirlik bürolarında dönem yoğunluğu nasıl yönetilir?
Mali müşavirlik bürolarının telefon trafiği yıl boyunca eşit dağılmaz; beyanname dönemlerinde mevcut mükelleflerden gelen sorular ve belge teslim talepleri artma eğilimindedir. Aynı dönemde yeni şirket kuracak birinin ön görüşme talebi de araya girer ve kolayca gözden kaçabilir.
Yoğun dönemde telefonu karşılayan kişi veya asistan üç işi birbirinden ayırmalıdır:
- Belge teslim randevuları: Büronun belirlediği saat aralıklarına yerleştirilir.
- Sık sorulan sorular: Çalışma saatleri ve getirilecek belgeler gibi konular büronun onayladığı metinle yanıtlanır.
- Değerlendirme gerektiren sorular: Vergi hesabı, ceza riski veya şirket türü seçimi mali müşavire iletilmek üzere kaydedilir; asistan bu konularda görüş bildirmez.
Beyanname döneminden önce belge teslim saatlerini takvimde ayrı bloklar olarak açmak, yeni müşteri ön görüşmelerinin bu yoğunlukta kaybolmasını önler.
Ofisinizin bütçesini planlıyorsanız: ProAsistan paketleri aylık konuşma dakikasına göre fiyatlanır; tek danışmanlı ofisler Bireysel Başlangıç ile 100 dakika (ortalama 100 müşteri görüşmesi) için aylık 2.000 ₺'den başlayabilir, danışman bazlı takvim ve ekip takibi ise Kurumsal pakette yer alır. Seçenekleri danışmanlık randevu paketleri bölümünde inceleyebilirsiniz.
Doğru danışmana yönlendirme ve ekip takvimi nasıl kurulur?
Birden fazla danışmanın çalıştığı firmalarda en sık hata, talebin uzmanlık alanı yerine takvimde ilk boş saati olan danışmana gitmesidir. İyi kurulmuş bir danışmanlık randevu sistemi her danışmanın hangi başlıklarla ilgilendiğini bilir ve randevuyu bu eşleşmeye göre verir. Aynı alanda birden fazla danışman varsa talepleri sırayla dağıtmak iş yükünü dengeler.
| Durum | Takvim kuralı | Neden gerekli? |
|---|---|---|
| Ortak toplantı (vergi ve İK danışmanı) | İki takvimin birlikte boş olduğu saat aranır | Tek danışmanla açılan toplantı ikinci kez planlanır |
| Müşteri ziyareti | Yol ve hazırlık süresi tampon olarak eklenir | Ardışık görüşmeler gecikir |
| Online görüşme | Bağlantı bilgisi teyitte iletilir | Müşteri bağlantıyı son dakika arar |
| Yurt dışındaki müşteri | Saat farkı teyitte açıkça yazılır | Görüşme yanlış saatte başlar |
| Ücretli ilk seans | Ücret ve iptal koşulu randevuda söylenir | Görüşme sonrası anlaşmazlık çıkar |
Online ve yüz yüze görüşme ayrımı
Online görüşme odaya ve yola ihtiyaç duymaz ama bağlantı bilgisinin zamanında gönderilmesini gerektirir. Yüz yüze görüşmede ise toplantı odası da bir kaynaktır; iki danışman aynı saate ofiste görüşme koyarsa oda çakışır. Randevu türünü baştan "online" ve "ofiste" diye ayırmak, iki kaynağın da doğru kontrol edilmesini sağlar.
Danışmanlık randevu linki, telefon ve WhatsApp birlikte nasıl çalışır?
Danışmanlık randevu linki, ne istediğini bilen müşteri için hızlı bir yoldur: e-posta imzasına, web sitesine ve teklif yazışmalarına eklenen bağlantıdan uygun saati kendisi seçer. Her müşteri bu kadar net değildir; bazıları önce konuşmak, birkaç soru sormak ister. Telefon ve WhatsApp bu müşteriler için gereklidir.
Üç kanalın aynı takvime bağlı olması şarttır; aksi hâlde linkten seçilen saat, telefonla verilen başka bir randevuyla çakışabilir. Çevrim içi randevu kurgusunun temel adımlarını online randevu yazısında, düzenli müşteri toplantılarının izlenmesini ise randevu takip programı yazısında anlattık.
Randevu teyidi ve hatırlatması bilgilendirme amaçlıdır; aynı listeye bülten, seminer duyurusu veya kampanya göndermek ise ticari elektronik ileti sayılır. Bu tür gönderimlerde alıcı izninin İleti Yönetim Sistemi üzerinden yönetilmesi gerekir.
Onay, iptal ve gelmeyen görüşmeler
Randevu, müşteri önerilen saati kabul ettiğinde ve bilgiler kendisine tekrar okunduğunda kesinleşir: danışmanın adı, tarih, saat ve görüşme biçimi. İptal ve erteleme müşteri için kolay olmalıdır; randevu bulunup yeni saat önerilmeli, eski saat başka görüşmeye açılmalıdır. Ön görüşmeye gelmeyen potansiyel müşteriye ekibin kısa bir dönüş yapması ilişkiyi sürdürmenin sade yoludur; nedenleri randevuya gelmeyen müşteri yazısında inceledik.
ProAsistan danışmanlık ofisinde nasıl çalışır?
ProAsistan, danışmanlık ofisinize gelen aramaları 7/24 ya da ofisin belirlediği saatlerde doğal Türkçe karşılar; arayanın adını, şirketini ve ihtiyaç başlığını alır, tanımladığınız kurallara göre ön görüşme randevusu oluşturur. Mevcut müşterilerin toplantı değişikliklerini ve iptallerini işler. Böylece danışmanlık randevu sistemi, danışmanlar toplantıdayken de çalışan bir giriş kapısına kavuşur.
Örnek senaryo: Bir girişimci mali müşavirlik bürosunu arar ve limited mi anonim şirket mi kurması gerektiğini sorar. Asistan kendini büronun yapay zeka asistanı olarak tanıtır, bu değerlendirmeyi mali müşavirin yapacağını söyler ve online ya da büroda ön görüşme seçeneği sunar. Arayan perşembe öğleden sonrayı seçince asistan adını ve numarasını alır, sorusunu danışmana iletilmek üzere not eder ve bağlantı bilgisinin büro tarafından gönderileceğini belirtir.
ProAsistan'ın danışmanlık ofisinde üstlendiği işler:
- Yeni müşteri aramasını karşılama ve ön görüşme randevusu oluşturma
- Mevcut toplantıyı başka saate taşıma veya iptal etme
- Çalışma saati, adres ve getirilecek belge sorularını ofis bilgisiyle yanıtlama
- Vergi, hukuk veya finans değerlendirmesi isteyen talepte bilgiyi danışmana iletme
- Web sitesindeki ChatBot'ta ve WhatsApp yazışmalarınızda ya da e-posta imzanızda paylaştığınız bağlantıdan gelen talepleri aynı kurallarla ele alma (ChatBot Premium ve Kurumsal paketlerde, randevu linki her pakette)
Ofisin bilinen numarası değişmez; danışmanlar toplantıdayken ya da hat meşgulken açılamayan çağrı asistana geçer. Asistan vergi, hukuk veya finans konusunda görüş bildirmez. Asistan ofisin kullandığı takvim ve randevu programına bağlanır; keşif görüşmesi için verilen saat ilgili danışmanın takvimine oradan yansır. Gizlilik hassasiyetinin daha yüksek olduğu bir meslek için avukat randevu sistemi yazısına da bakabilirsiniz.
Dönem yoğunluğundan önce deneyin: Bir keşif görüşmesi talebini, bir belge teslim randevusunu ve vergi sorusu içeren bir aramayı kendi danışman listenizle çalıştırmak için ProAsistan'ı ofisiniz için başlatın.
ProAsistan'ı kendi işletmenizle deneyin
Telefon ve web sohbetinden gelen randevu taleplerini nasıl karşıladığını demo görüşmesinde gösterelim.