Avukat Randevu Sistemi Nasıl İşler? Ön Görüşme ve Gizlilik Rehberi

Avukatlarınız duruşmadayken büro telefonunun nasıl karşılandığını ve ön görüşmenin hangi kurallarla takvime yazıldığını hukuk büroları için randevu asistanı sayfasında büro senaryolarıyla inceleyebilirsiniz.

Avukat randevu sistemi nedir?

Avukat randevu sistemi, arayanın kim olduğunu ve ne istediğini ayırt eden, uygun avukatın takviminde görüşme ayıran ve randevunun biçimini (yüz yüze, telefon, görüntülü) kaydeden planlama düzenidir. Telefon, web sitesi ve mesajla gelen talepler aynı takvime yazılır. Amaç, avukatın zamanını korurken arayana net bir görüşme saati vermektir.

Avukat duruşmada, adliyede veya müvekkil toplantısındayken büro telefonu büyük ölçüde sahipsiz kalır. Küçük bürolarda sekreter hem dosya işlerini hem telefonu yürütür; tek avukatlı bürolarda telefonu avukatın kendisi açmaya çalışır. Bu yüzden sistemin ilk sorusu "kim arıyor?" olmalıdır, çünkü her arayan grubunun beklentisi ve sınırı farklıdır.

Hukuk bürosuna kimler, neden arar?

Hukuk bürosu randevu taleplerinin çoğu beş gruptan birine girer. Her grup için telefonda nereye kadar gidileceği önceden yazılmalıdır:

Bu ayrım hem avukatın zamanını korur hem de arayanın doğru beklentiyle telefonu kapatmasını sağlar. Kendi büronuzda dağılımı görmek için iki hafta boyunca gelen aramaları bu beş başlıkla not edin ve avukat duruşmadayken cevapsız kalanları ayrıca işaretleyin.

Ön görüşme talebi hangi adımlardan geçer?

Yeni bir başvuranın telefonla ön görüşme randevusu alması, birkaç dakikalık ama sırası önemli bir akıştır. Adımların biri atlandığında ya yanlış avukata randevu verilir ya da büro, çıkar çatışması olan bir işi masasına alır.

1. Karşılama. Büronun adı söylenir ve arayana bir yapay zeka asistanıyla konuştuğu açıkça belirtilir.
2. Talep türü. Arayanın yeni bir başvuru mu yaptığı, yoksa mevcut bir müvekkil mi olduğu sorulur.
3. Hukuk alanı. Yalnız başlık düzeyinde sorulur: iş, aile, ticaret, ceza, kira gibi. Amaç, görüşmeyi o alanla ilgilenen avukata yönlendirmektir.
4. Çıkar çatışması kontrolü. Büro isterse karşı tarafın adı alınır. Bu bilgi, büronun aynı uyuşmazlıkta karşı tarafı temsil edip etmediğini kontrol etmesine yarar; olayın ayrıntısı alınmaz.
5. Görüşme biçimi ve ücret bilgisi. Yüz yüze, telefon veya görüntülü görüşme seçilir. Ön görüşmenin ücretli olup olmadığı gibi bilgiler yalnız büronun onayladığı metinle aktarılır.
6. Randevu ve teyit. Uygun avukatın takviminde saat seçilir; tarih, saat ve görüşme biçimi arayana tekrar okunur.
7. Hazırlık notu. Görüşmeye hangi belgelerin getirileceği büronun listesiyle iletilir; belgelerin içeriği telefonda istenmez.

Bu akışın web sitesi ve mesaj kanalları için nasıl kurulacağını online randevu sistemi oluşturma yazısında anlattık.

Örnek senaryo: iş hukuku ön görüşmesi

Aşağıdaki görüşme, büronun kurallarıyla yapılandırılmış bir asistanın nasıl ilerleyebileceğini gösteren kurgusal bir örnektir:

Asistan: Merhaba, hukuk büromuza ulaştınız. Ben büronun yapay zeka asistanıyım; randevu ve genel bilgi konularında yardımcı olabilirim.

Arayan: Merhaba, işten çıkarıldım ve tazminat konusunda bir avukatla görüşmek istiyorum. Aslında olay şöyle gelişti...

Asistan: Anlıyorum. Ayrıntıları ön görüşmede avukatımızla konuşmanız daha doğru olur; telefonda yalnız randevu bilgilerini alacağım. Konu iş hukuku olarak kaydedilsin mi?

Arayan: Evet. İşverenimin adı da gerekiyorsa söyleyebilirim.

Asistan: Büromuzun ön kontrolü için işvereninizin adını not alıyorum. İş hukuku alanında çalışan avukatımızın çarşamba 14.00 ve cuma 10.00'da yeri var. Yüz yüze mi, görüntülü mü tercih edersiniz?

Arayan: Cuma, yüz yüze.

Asistan: Cuma 10.00 yüz yüze ön görüşmeniz oluşturuldu. Getirmeniz gereken belgelerin listesi büromuz tarafından size iletilecek.

Bu örnekte asistan olayın anlatımını nazikçe keser, yalnız alan başlığını ve karşı tarafın adını alır ve hukuki bir yorum yapmadan randevuyu tamamlar.

Süreli işler ve acil talepler nasıl ayrılır?

Hukukta bazı işler takvime değil saate bağlıdır. Tebligat alıp itiraz süresinin dolmak üzere olduğunu söyleyen biri, bir yakınının gözaltına alındığını bildiren biri ya da ertesi gün duruşması olan bir müvekkil sıradan bir randevu akışına sokulmamalıdır.

Telefondaki asistan süre hesaplamaz, "süreniz şu tarihte doluyor" gibi yorumlar yapmaz ve hangi işlemin yapılması gerektiğini söylemez. Yapacağı iş, büronun önceden belirlediği acil iletişim yolunu (nöbetçi avukat numarası gibi) aktarmak ve talebi açıkça acil olarak kaydetmektir. Arayan kişi hayati tehlike içeren bir durumdan söz ediyorsa doğru adres 112 Acil Çağrı Merkezi'dir.

Acil sayılacak durumların listesini büro kendisi yazmalıdır. Tipik bir liste şunları içerir:

• Gözaltı veya yakalama bildiren aramalar
• Tebligat aldığını ve sürenin dolmak üzere olduğunu söyleyen başvurular
• Ertesi gün duruşması olduğunu bildiren müvekkiller
• Haciz veya tahliye işleminin o gün yapılacağını söyleyen arayanlar
• Avukatın doğrudan geri dönmesini isteyen mahkeme ya da kurum aramaları

Önemli: Acil talep tanımı yazılmamış bir büroda, gözaltı bildiren arama ile kira sözleşmesi soran arama aynı sıraya girer. Kurulumdan önce hangi cümlelerin acil sayılacağını, kime hangi yolla aktarılacağını ve mesai dışında kimin ulaşılabilir olduğunu yazıya dökün; asistan yalnız bu tanımı uygular, aciliyeti kendisi değerlendirmez.

Müvekkil gizliliği telefonda nasıl korunur?

Avukatlık mesleği sır saklama yükümlülüğü üzerine kuruludur ve bu hassasiyet ilk telefon görüşmesinde başlar. Arayan kişi olayını uzun uzun anlatmaya başladığında asistanın nazikçe araya girip ayrıntıların görüşmede avukatla konuşulacağını söylemesi hem arayanı hem büroyu korur. Mesleki kurallar ve meslek kuruluşlarının duyuruları için Türkiye Barolar Birliği sitesi temel başvuru kaynağıdır.

Takvim notuna yalnız planlama bilgisi yazılır

Takvim notlarına yalnız planlama bilgisi yazılmalıdır: ad, telefon, hukuk alanı başlığı, görüşme biçimi. Ceza mahkûmiyeti, güvenlik tedbirleri ve sağlıkla ilgili bilgiler 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında özel nitelikli kişisel veri sayılır. Bu tür ayrıntıların telefon kaydına ve paylaşılan takvime girmemesi, veri minimizasyonu ilkesinin doğal sonucudur.

Kimin neyi göreceği önceden belirlenir

Büroda stajyer, sekreter ve avukatlar aynı takvimi kullanabilir; ancak herkesin her randevunun konusunu görmesi gerekmez. Erişim yetkisi görev tanımına göre sınırlandırılmalı, aydınlatma metni ve saklama süreleri büronun kendi mesleki değerlendirmesiyle belirlenmelidir. Yapay zeka asistanı da yalnız kurulumda izin verilen alanları sorar ve kaydeder.

Ücret ve dosya durumu soruları nasıl yanıtlanır?

"Dava açmak ne kadar tutar?" sorusu hukuk bürolarına en sık gelen sorulardandır. Vekalet ücreti işin niteliğine göre avukatın görüşmede belirleyeceği bir konudur; asistan tahmin vermez, yalnız büronun paylaşmayı onayladığı genel bilgiyi (ön görüşme ücreti gibi) aktarır. Avukatlık mesleğinde reklam yasağı ve meslek kuralları bulunduğundan karşılama ve yanıt metinleri sonuç vaadi ya da övücü ifadeler içermemeli, büro tarafından onaylanmalıdır.

Mevcut müvekkillerin "Dosyamda ne durumdayız?" sorusu için de benzer bir kural geçerlidir. Asistan dava dosyalarına veya yargı sistemlerine erişmez; müvekkilin sorusunu ve dönüş tercihini kaydeder, avukat ya da büro çalışanı geri döner. Randevu öncesi müvekkile gün ve saati hatırlatan bilgilendirme mesajlarının nasıl kurgulanacağını randevu hatırlatma sistemi yazısında ele aldık.

Büronuzun telefon bütçesini planlıyorsanız: ProAsistan'da tek avukatlı bürolar Bireysel Başlangıç paketiyle 100 dakika (ortalama 100 müşteri görüşmesi) için aylık 2.000 ₺'den başlar; birden fazla avukatın kendi takvimiyle izlendiği Kurumsal paket aynı dakika için aylık 3.000 ₺'dir. Dakika kademelerini hukuk bürosu randevu paketleri bölümünde karşılaştırabilirsiniz.

Avukat randevu sistemi ile büro yazılımı arasındaki fark nedir?

Hukuk bürosu yazılımları dosya takibi, duruşma takvimi, süre takibi ve masraf kaydı gibi işleri üstlenir. Avukat randevu sistemi ise büronun dış dünyayla ilk temasını yönetir: telefonu karşılamak, randevu vermek, değişiklik ve iptalleri işlemek, sık sorulan soruları yanıtlamak. İkisi birbirinin yerine geçmez; biri büronun içini, diğeri kapısını düzenler.

Bu ayrım, "avukat asistan programı" veya "yapay zeka destekli hukuk asistanı" gibi aramalarda sık karışır. Hukuki metin hazırlayan veya içtihat tarayan yazılımlar başka bir kategoridir; telefon ve randevu tarafını yürüten çözümleri yapay zeka sekreter yazısında ayrıntılı ele aldık. Benzer ön görüşme mantığıyla çalışan firmalar için danışmanlık randevu sistemi yazısına, sektörden bağımsız temel kavramlar için randevu sistemi rehberine bakabilirsiniz.

Hukuk bürolarında randevu düzeninde sık yapılan hatalar nelerdir?

Bürolardaki randevu sorunlarının çoğu yazılımdan değil, yazılmamış kurallardan doğar. En sık görülen hatalar şunlardır:

1. Duruşma günlerini takvime kapatmamak. Adliyede olan avukata aynı saatte ön görüşme verilir ve başvuran büroda bekler.
2. Ön görüşme ile müvekkil toplantısını aynı süreyle tanımlamak. İlk tanışma görüşmesi ile dosya toplantısı farklı hazırlık ve süre ister.
3. Telefonda olayın ayrıntısını not almak. Gereksiz hassas bilgi takvime girer ve herkesin önüne düşer.
4. Acil talep tanımını yazmamak. Gözaltı bildiren arama ertesi günün randevu listesine eklenir.
5. Ücret sorusuna tahmini rakam vermek. Görüşmede belirlenecek vekalet ücreti, telefonda verilen sayıyla tartışmaya döner.
6. Değişiklik ve iptali yalnız mesai içinde kabul etmek. Akşam haber vermek isteyen müvekkil ulaşamaz, randevu boş geçer.

Bu hataların her biri kurulumdan önce yazılacak birkaç kuralla önlenir. Kurallar hazır olduğunda hangi aracı seçtiğiniz ikincil bir soruya dönüşür.

ProAsistan hukuk bürosunda nasıl çalışır?

ProAsistan, avukatlarınız duruşmada ya da toplantıdayken büroya gelen aramayı günün her saatinde doğal Türkçe karşılayan yapay zeka asistanıdır. Arayanın yeni başvuru mu, mevcut müvekkil mi olduğunu ayırır ve hukuk alanı başlığına göre uygun avukatın takviminde ön görüşme veya toplantı randevusu oluşturur, değiştirir ya da iptal eder. Böylece telefon, avukat randevu sistemi içinde avukatın dikkatini dağıtmadan işleyen bir kanala dönüşür.

Hangi bilgilerin sorulacağı, acil taleplerde hangi metnin okunacağı ve sık sorulan soruların yanıtları kurulumda büronuza göre belirlenir. Asistanın büroda üstlendiği işler şunlardır:

• Aramayı karşılama, başvuru türünü ve hukuk alanı başlığını ayırma
• Uygun avukatın takviminde ön görüşme veya toplantı randevusu oluşturma
• Mevcut randevuyu başka saate taşıma ya da iptal etme
• Adres, ön görüşme biçimi ve büronun onayladığı genel soruları yanıtlama
• Acil talepte büronun belirlediği iletişim yolunu aktarma ve talebi işaretleme
• Yanıt veremediği konuda arayanın bilgisini ve talebini ekibe iletme

Büronun numarası değişmez; sekreter başka bir görüşmedeyken ya da kimse açamadığında gelen arama asistana geçer. ProAsistan hukuki tavsiye vermez, dava dosyalarına erişmez ve olayın ayrıntısını toplamaz. Web sitenizdeki ChatBot da aynı kurallarla yazışır (Premium ve Kurumsal paketlerde). WhatsApp hattınızda ise asistan mesajları yanıtlamaz; büronun otomatik karşılama mesajına eklediği bağlantı, müvekkil adayını ChatBot'a ya da saatini kendisinin seçtiği randevu linkine taşır. ProAsistan büronun kullandığı takvim ve randevu programına bağlanır; telefonda verilen ön görüşme randevusu ilgili avukatın takvimine oradan işlenir.

Büronuzun gerçek aramalarıyla sınayın: Yeni bir başvuru, dosyasını soran bir müvekkil ve süresi dolmak üzere olan bir tebligat bildirimiyle asistanın nasıl davrandığını görmek için hukuk büronuz için ProAsistan'ı başlatın.