Kısa cevap
Online randevu sistemi oluşturma işi, bir yazılım seçmekten önce hizmetlerinizi, sürelerini, bu hizmetleri kimin hangi odada verdiğini ve iptal kurallarınızı yazmakla başlar. Ardından müşterinin randevu alacağı kanalları (randevu linki, web sitesi, WhatsApp ve telefon) aynı takvime bağlar, gerçek senaryolarla test eder ve yayına alırsınız. Teknik kısım çoğu zaman en kolay adımdır; asıl emek kuralları doğru tanımlamaktır.
Online randevu sistemi hangi parçalardan oluşur?
Online randevu sistemi, müşterinin uygun bir zamanı internet üzerinden görmesini veya talep etmesini ve bu talebin işletmenin takvimine kurallara uygun biçimde işlenmesini sağlayan düzendir. Dışarıdan bir takvim ekranı gibi görünse de altında birkaç katman bulunur:
- Hizmet kataloğu: Ne sunduğunuz, her hizmetin süresi ve hazırlık payı.
- Kaynaklar: Hizmeti veren kişi, kullanılan oda, derslik veya cihaz.
- Kurallar: En erken ve en geç ne zaman randevu alınabileceği, iki randevu arasındaki tampon süre, iptal sınırı.
- Müşteri yüzü: Randevu linki, web sitesindeki takvim, sohbet penceresi veya telefon.
- Ekip ekranı: Günün listesini, değişiklikleri ve notları gösteren yönetim paneli.
Bu katmanlardan biri eksik kalırsa sistem ya çakışma üretir ya da müşteriyi yeniden telefona yönlendirir. Online randevunun müşteri tarafındaki deneyimini online randevu rehberimizde ayrıca ele aldık.
Sistemi kurmanın üç yolu
| Yol | Ne gerekir? | Avantajı | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|---|
| Hazır randevu yazılımı | Hesap açmak, hizmet ve saatleri girmek | Hızlı başlangıç, bakım derdi yok | Kuralların ne kadar esnek olduğu, ücret kalemleri |
| Web sitenize özel geliştirme | Yazılımcı, sunucu ve bakım planı | Tasarım ve akış tamamen size ait | Güncelleme ve hata giderme sorumluluğu sizde |
| Konuşarak randevu alan yapay zeka asistanı | Hizmet, süre ve kuralların asistana tanımlanması | Telefonla ve mesajla gelen müşteriyi de kapsar | Tanımlanan kuralların gerçek takvimle uyumu |
Bu yollar birlikte de kullanılabilir. Örneğin müşterilerin bir kısmı linkten saat seçerken diğerleri arayıp konuşmayı tercih eder; ikisi de aynı takvime düşüyorsa sistem bir bütün olarak çalışır. Maliyet tarafını ücretsiz randevu programlarının sınırları yazımızda karşılaştırdık.
Adım adım online randevu sistemi oluşturma
Aşağıdaki adımlar bir dil kursu ile bir güzellik salonunun kurulumundan örneklerle ilerler; kendi işletmenize uyarlayarak kullanabilirsiniz.
- Hizmet listesini gerçek sürelerle çıkarın. Kursta "deneme dersi", "seviye belirleme görüşmesi" ve "kayıt görüşmesi" farklı sürelerdir. Salonda manikür ile cilt bakımının süresi ve bakım sonrası oda temizliği ayrı ayrı yazılmalıdır.
- Kaynakları tanımlayın. Hangi eğitmen hangi dersi verebilir, hangi derslik kaç kişi alır, hangi uzman hangi cihazı kullanır? Grup derslerinde kontenjan, bireysel hizmetlerde kişi ve oda birlikte kontrol edilir.
- Rezervasyon kurallarını yazın. Aynı gün randevu alınabilecek mi, takvim kaç gün sonrasına kadar açık kalacak, iki randevu arasında ne kadar boşluk bırakılacak, iptal en geç ne zamana kadar yapılabilecek?
- Müşteriden isteyeceğiniz bilgileri azaltın. Ad, telefon ve hizmet çoğu zaman yeterlidir. Kursta öğrencinin seviyesi veya yaş grubu gibi gerçekten gerekli bir alan eklenebilir; gereksiz kişisel bilgi istemeyin.
- Onay dilini belirleyin. "Talebiniz alındı" ile "randevunuz kesinleşti" aynı şey değildir. Hangi durumda hangi mesajın gösterileceğini netleştirin.
- Kanalları aynı takvime bağlayın. Randevu linki, web sitesi, WhatsApp ve telefonla gelen kayıtlar tek takvimde buluşmalıdır; aksi halde iki kanal aynı saati iki kişiye verir.
- Ekip yetkilerini ayarlayın. Kim çalışma saatlerini değiştirebilir, kim randevu iptal edebilir, kim yalnız kendi takvimini görür?
- Yayından önce test edin. Sıradan bir randevunun yanında son dakika iptali, tatil gününe talep, aynı saate iki talep ve saat değişikliği senaryolarını deneyin.
- Duyurun ve ilk haftaları izleyin. Linki web sitenize, sosyal medya profillerinize ve mesaj imzalarınıza ekleyin; ilk haftalarda yarım kalan talepleri ve hatalı kayıtları düzenli olarak kontrol edin.
Web sitenize randevu alma nasıl eklenir?
Web sitesine randevu eklemenin üç yaygın yolu vardır. En basiti, sitenizdeki "Randevu al" butonunu randevu sayfanıza yönlendirmektir; teknik bilgi gerektirmez. İkincisi, randevu takvimini bir kod parçasıyla sayfanın içine gömmektir; müşteri siteden ayrılmadan saat seçer. Üçüncüsü ise müşterinin sorusunu yazıp aynı sohbet içinde randevu aldığı bir sohbet penceresidir.
Hangi yolu seçerseniz seçin, sayfayı mutlaka telefondan açıp deneyin. Ziyaretçilerinizin bir kısmı büyük olasılıkla mobil cihazdan gelecektir ve küçük ekranda zor seçilen bir saat, yarıda bırakılan bir randevu demektir. Mesajla randevu kanalını da kurmayı düşünüyorsanız WhatsApp randevu sistemi rehberi işinize yarar.
İki kısa kurulum örneği
Dil kursu: deneme dersi ve seviye görüşmesi
Kurs, haftanın belirli günlerinde grup halinde deneme dersi veriyor ve her dersin bir kontenjanı var. Bu durumda sistemde "deneme dersi" bir grup etkinliği, "seviye görüşmesi" ise kısa ve bireysel bir randevu olarak tanımlanır. Kontenjan dolduğunda link o dersi göstermemeli, müşteriye bir sonraki tarihi önermelidir. Sektöre özgü ayrıntılar için kurs randevu sistemi yazımıza bakabilirsiniz.
Güzellik salonu: art arda yapılan işlemler
Müşteri hem cilt bakımı hem kaş tasarımı istediğinde iki hizmet aynı randevu içinde peş peşe planlanır. Sistem, cilt bakımı odasının ve uzmanın toplam süre boyunca boş olduğunu kontrol etmelidir. Bu kuralları güzellik salonu randevu programı rehberimizde daha ayrıntılı anlattık.
Kurulumda sık yapılan hatalar
Online randevu sistemi oluşturma sürecindeki hatalar çoğu zaman teknik değil, düzenle ilgilidir:
- Hizmet sürelerini gerçekte olduğundan kısa girip takvimi sıkıştırmak.
- Telefonla alınan randevuları ayrı bir deftere yazmaya devam etmek.
- Tatil günlerini ve çalışan izinlerini sisteme işlememek.
- Müşteriden gereğinden fazla bilgi isteyip formu uzatmak.
- İptal yolunu göstermemek ve müşteriyi yalnız arayarak iptal edebileceği bir düzene mahkûm etmek.
ProAsistan ile telefon ve sohbet kanalını sisteme katmak
Online randevu düzeni kurulduğunda bile müşterilerin bir kısmı aramaya ve yazmaya devam eder. ProAsistan bu noktada devreye girer: Gelen aramaları 7/24 doğal Türkçeyle karşılar, web sitenizdeki sohbet penceresinde ve WhatsApp'ta müşteriyle yazışır; randevu oluşturur, değiştirir ve iptal eder. Kendi başına saat seçmek isteyen müşteri için ProAsistan'ın randevu linki de kullanılabilir.
Asistan; hizmetleriniz, süreleriniz, çalışma saatleriniz ve sık sorulan sorularınızla yapılandırılır. Kurulumun ne kadar süreceği hizmet sayınıza, çalışma kurallarınızın ayrıntısına ve açılacak kanallara göre değişir. İşleyişi ProAsistan nasıl çalışır sayfasında, telefon, sohbet ve linki tek takvimde toplayan yapıyı ise online randevu sistemi sayfamızda bulabilirsiniz.
Sistemi yayına almadan önce kendi hizmet listenizle kurulmuş bir örneği görmek isterseniz ücretsiz demo talep edin; gerçek senaryolarınızı birlikte deneyelim.
ProAsistan'ı kendi işletmenizle deneyin
Telefon, WhatsApp ve web sohbetinden gelen randevu taleplerini nasıl karşıladığını demo görüşmesinde gösterelim.