Kısa cevap
Kurs randevu sistemi; bilgi görüşmesi, seviye tespiti, deneme dersi, birebir ders ve telafi dersi gibi randevuları eğitmen, derslik ve sınıf kontenjanına göre planlayan düzendir. Bir kurs randevu sistemi için asıl iş, arayan aday öğrenciyi ya da veliyi bilgi alma aşamasından deneme dersine taşımaktır. Kayıt dönemi yoğunluğunda bu akışın telefon, WhatsApp ve randevu linki üzerinden aynı takvimde yürümesi gerekir.
Telefon, sohbet ve randevu linkinden gelen deneme dersi taleplerinin tek takvimde nasıl toplandığını online randevu sistemi sayfamızda görebilirsiniz.
Kurs randevu sistemi nedir, neyi planlar?
Kurs randevu sistemi, bir eğitim kurumunun ders dışı randevularını, yani bilgi görüşmesi, seviye tespiti, deneme dersi, veli görüşmesi ve telafi dersini eğitmen, derslik ve kontenjan kurallarıyla tek takvimde yöneten düzendir. Amaç, kurumu arayan adayı kaybetmeden deneme dersine ulaştırmak ve aynı saatin iki kez verilmesini önlemektir.
Bir dil kursu, müzik okulu, dans stüdyosu ya da etüt merkezi düşünün. Hepsinin takviminde iki farklı dünya yan yana durur: düzenli dersler ve bu derslere öğrenci kazandıran ön görüşmeler. Düzenli ders programı genellikle dönem başında bir kez hazırlanır; asıl hareketli olan, adayların bilgi görüşmeleri, seviye tespitleri ve deneme dersleridir.
Kurs randevu sistemi bu hareketli kısmı yönetir. Hangi eğitmenin hangi gün deneme dersi verebileceği, hangi sınıfta kaç boş yer kaldığı ve hangi öğrencinin telafi dersine ihtiyacı olduğu tek bir yerde görünür. Sıfırdan bir randevu düzeni kurmanın adımlarını online randevu sistemi oluşturma yazısında ayrıntılı anlattık.
Aday öğrencinin ilk aramadan ilk derse yolu nasıl işler?
Kursta randevu, bir kayıt sürecinin parçasıdır. Tipik bir aday şu aşamalardan geçer:
- İlk temas: Telefon, WhatsApp veya web sitesi üzerinden program, saat, yaş grubu ve ücret soruları gelir.
- Bilgi ve ihtiyaç kaydı: Adayın adı, telefonu, ilgilendiği program ve uygun olduğu günler not edilir.
- Seviye tespiti veya tanışma görüşmesi: Dil kursunda seviye, müzik okulunda daha önce enstrüman çalıp çalmadığı belirlenir.
- Deneme dersi: Aday uygun sınıfta ya da eğitmenle bir ders dener.
- Kayıt kararı: Program, ücret ve sözleşme konuşulur; bu adım kurumun kayıt sorumlusundadır.
- Düzenli ders ve değişiklikler: Ders saati değişikliği, devamsızlık ve telafi talepleri başlar.
İlk iki adımda kaybedilen aday hiçbir zaman deneme dersine ulaşmaz. Akşam saatlerinde ya da hafta sonu gelen ve cevapsız kalan aramalar bu yüzden bir kurs için en pahalı kayıplardır.
Talep, kontrol ve kayıt adımları
Her randevu türünün arkasında farklı bir kontrol vardır. Aşağıdaki tablo, kursa gelen en sık talepleri hangi kontrolün izlemesi ve hangi kayıtla sonuçlanması gerektiğini gösterir.
| Gelen talep | Yapılacak kontrol | Oluşacak kayıt |
|---|---|---|
| "Programlarınız ve saatleriniz neler?" | Yaş grubu ve uygun günler | Aday bilgi kaydı |
| "Seviyemi öğrenmek istiyorum" | Seviye tespit görüşmesi yapacak eğitmenin boş saati | Seviye tespit görüşmesi randevusu |
| "Deneme dersine katılabilir miyim?" | Sınıf kontenjanı veya eğitmen uygunluğu | Deneme dersi randevusu |
| "Ders saatimi değiştirmem lazım" | Yeni günün kontenjanı ve eğitmen | Güncellenmiş ders kaydı, eski yerin boşaltılması |
| "Geçen hafta derse gelemedim" | Telafi hakkı ve boş sınıf yeri | Telafi dersi randevusu |
| "Kayıt ücretini öğrenebilir miyim?" | Kurumun onaylı bilgi metni | Kayıt sorumlusuna geri arama notu |
Kurs türüne göre randevu kuralları nasıl değişir?
Her kurs aynı kuralla çalışmaz. Aşağıdaki tablo, sık görülen kurs türlerinde randevunun konusunu ve kapasite sınırını özetler:
| Kurs türü | Randevunun konusu | Kapasite sınırı | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|---|
| Dil kursu | Seviye tespiti ve deneme dersi | Sınıf kontenjanı | Seviyeye uygun sınıfa yönlendirme |
| Müzik ve enstrüman okulu | Tanışma ve birebir ders | Eğitmen, oda ve enstrüman | Öğrencinin kendi enstrümanı olup olmadığı |
| Etüt ve özel ders merkezi | Veli görüşmesi ve deneme dersi | Branş öğretmeninin takvimi | Arayan veli ile öğrencinin ayrı kaydı |
| Dans ve atölye stüdyosu | Deneme dersi | Salon büyüklüğü ve grup kontenjanı | Seviye ve yaş grubuna göre sınıf |
| Meslek ve yazılım kursu | Bilgi görüşmesi | Dönem başlangıcı ve sınıf kontenjanı | Dönem tarihleri ve ön koşullar |
Bu farklar takvimin nasıl kurulacağını belirler. Birebir derslerde takvim eğitmene, grup derslerinde kontenjana göre dolar; ikisini aynı mantıkla planlamak ya boş eğitmen saatlerine ya da kalabalık sınıflara yol açar.
Arayan veli ile katılan öğrenci nasıl ayrı kaydedilir?
Çocuk ve genç kurslarında telefonu açan kişi ile derse gelecek kişi farklıdır. Kayıtta iki ayrı alan tutun: iletişim kurulacak veli ve katılımcı öğrenci. Deneme dersi saati değiştiğinde kime haber verileceği, dersten sonra kimin aranacağı bu ayrımla netleşir.
Çocuklara ait bilgilerde ölçülü olun
Randevu için çoğu zaman öğrencinin adı, yaşı veya sınıfı ve ilgilendiği ders yeterlidir; sağlık durumu ya da aile bilgisi gibi ayrıntıların telefonda alınmasına gerek yoktur. Kurumun bu bilgileri hangi amaçla ve ne kadar süreyle sakladığı kendi kişisel veri politikasında belirlenmeli, velilere aydınlatma metniyle bildirilmelidir. Uygulamaya dair rehberler için Kişisel Verileri Koruma Kurumu yayınlarını esas alın.
Aday kaydı ile öğrenci kaydını karıştırmayın
Deneme dersine gelen aday henüz kayıtlı öğrenci değildir. Aday kayıtları ayrı bir durumla tutulmazsa, kayıt yaptırmayan adayların bilgileri öğrenci listesine karışır ve dönem sonunda kimin gerçekten öğrenci olduğu belirsizleşir. Aday ile öğrenci arasındaki geçişin hangi adımda ve kim tarafından yapılacağını baştan yazın.
Önemli: Kayıt döneminde geçmiş adaylara "yeni dönem başladı" duyurusu göndermek ticari elektronik ileti sayılır ve alıcının onayı gerekir. Bu onaylar İleti Yönetim Sistemi üzerinden yönetilir; deneme dersi hatırlatması gibi randevu bilgilendirmesi ile tanıtım duyurusunu ayrı tutun.
Kayıt dönemi yoğunluğu nasıl yönetilir?
Kurslarda telefon trafiği yıl boyunca eşit dağılmaz. Okulların açılışı, karne dönemi ve yaz tatilinin başlangıcı çoğu kurumda aday aramalarının üst üste geldiği dönemlerdir. Bu aramaların önemli bir kısmı akşam ve hafta sonu gelir; çünkü veliler ve çalışan yetişkinler kursları çoğunlukla iş çıkışı araştırır.
Tam bu saatlerde eğitmenler derstedir, sekreterlik ise ya kapanmıştır ya da kayıt yaptırmaya gelen ailelerle meşguldür. Kayıt döneminden önce şu hazırlıkları tamamlayın:
- Deneme dersi ve seviye görüşmesi saatlerini dönem başlamadan takvime açın.
- Program, yaş grubu, ders günleri ve ücret sorularının onaylı cevaplarını yazılı hâle getirin.
- Aday bilgilerinin telefon, WhatsApp ve web formundan aynı listeye düşmesini sağlayın.
- Randevu linkini web sitesine, sosyal medya profiline ve WhatsApp karşılama mesajına ekleyin.
- Deneme dersinden bir gün önce gönderilecek hatırlatma metnini hazırlayın.
Hatırlatma metni için hazır şablonları randevu hatırlatma mesajları örnekleri yazımızda, aday kayıtlarının günlük izlenmesini randevu takip programı yazımızda bulabilirsiniz.
Kayıt dönemi bütçesini planlıyorsanız: ProAsistan paketleri aylık konuşma dakikasına göre fiyatlanır; yoğun aylar için dakika seçeneği 100'den 700'e kadar yükseltilebilir (bir görüşmenin ortalama 1 dakika sürdüğü varsayımıyla yaklaşık 100 ile 700 görüşme). Eğitmen ve danışman bazlı takvim Kurumsal pakette yer alır; ayrıntılar randevu sistemi fiyatları bölümündedir.
Telafi ve değişiklik kuralları nasıl belirlenir?
Düzenli dersler başladıktan sonra en sık talep, kaçırılan dersin telafisidir. Kaç telafi hakkı tanınacağı, ne kadar önceden haber verilmesi gerektiği ve son dakika iptalinde dersin sayılıp sayılmayacağı kurumun kararıdır ve kayıt sırasında açıkça söylenmelidir.
| Durum | Grup dersinde | Birebir derste |
|---|---|---|
| Öğrenci önceden haber verdi | Aynı seviyedeki başka sınıfta boş yer aranır | Eğitmenin boş saatine yeni randevu verilir |
| Son dakika iptali | Kurumun kuralına göre telafi hakkı değerlendirilir | Ders sayılıp sayılmayacağı önceden bellidir |
| Eğitmen kaynaklı iptal | Sınıfın tamamı için yeni tarih belirlenir | Öğrenciye öncelikli yeni saat önerilir |
| Telafi hakkı dolmuş | Ek ders ücretli seçenek olarak sunulur | Ek ders ücretli seçenek olarak sunulur |
Grup ve birebir telafiyi ayırın
Grup dersinde telafi, başka bir sınıfta boş yer bulmak anlamına gelir ve o sınıfın kontenjanını etkiler. Birebir derste ise yalnız eğitmenin takvimi kontrol edilir. Telafi dersi talebi geldiğinde bu iki yolun ayrı kurallarla işlenmesi, kontenjanı aşan sınıfları ve boş kalan eğitmen saatlerini önler.
Kurs randevu sisteminde sık yapılan hatalar nelerdir?
Kurslarda randevu sorunlarının çoğu, ders programı ile ön görüşmelerin aynı mantıkla yönetilmesinden çıkar:
- Deneme dersini kontenjandan bağımsız vermek. Dolu sınıfa deneme öğrencisi göndermek hem adayı hem kayıtlı öğrenciyi rahatsız eder.
- Seviye görüşmesi ile deneme dersini aynı randevu türü saymak. Süreleri ve eğitmenleri farklı olduğu için çakışma doğar.
- Veli ve öğrenciyi tek kişi gibi kaydetmek. Haber verilmesi gereken kişi belirsizleşir.
- Kayıt dönemi öncesinde saatleri açmamak. Aramalar yoğunlaştığında her deneme dersi için tek tek eğitmene sormak gerekir.
- Telafi kuralını yazmamak. Her talep tek tek tartışmaya dönüşür ve eşitsizlik algısı yaratır.
Örnek senaryo: gitar deneme dersi isteyen veli
Aşağıdaki görüşme, kursun kurallarıyla yapılandırılmış bir yapay zeka asistanının nasıl çalışabileceğini gösteren örnek bir senaryodur:
Veli: Merhaba, on yaşındaki oğlum için gitar dersi soruyorum. Daha önce hiç çalmadı.
Asistan: Merhaba, ben müzik okulunun yapay zeka asistanıyım. Yeni başlayan çocuklar için birebir gitar derslerimiz var. Cumartesi 11.00'de ya da çarşamba 17.30'da bir deneme dersi ayarlayabilirim; hangisi size uyar?
Veli: Cumartesi iyi. Gitarımız yok ama, sorun olur mu?
Asistan: Deneme dersinde okulumuzun gitarı kullanılıyor. Oğlunuzun adını ve size ulaşabileceğimiz numarayı alabilir miyim?
Veli: Oğlumun adı Ege, benim adım Ayşe.
Asistan: Teşekkürler Ayşe Hanım, Ege için cumartesi 11.00'de gitar deneme dersi oluşturuldu. Ders sonrasında kayıt seçeneklerini öğretmenimiz sizinle konuşacak.
Bu senaryoda asistan veli ile öğrencinin adını ayrı ayrı alır, okulun enstrüman kuralını aktarır ve kayıt kararını kurumun ekibine bırakır. Müşterinin linkten saat seçtiği akışla karşılaştırmak isterseniz online randevu rehberine bakabilirsiniz.
ProAsistan bir kursun telefon ve mesaj trafiğinde ne yapar?
Aday yolculuğunun ilk dört adımı, yani ilk temas, bilgi kaydı, seviye görüşmesi ve deneme dersi randevusu, büyük ölçüde telefonda ve mesajda geçer. ProAsistan, kursunuzu akşam ve hafta sonu arayan adayla doğal Türkçe konuşan, programlarınız hakkındaki soruları verdiğiniz bilgilerle yanıtlayan ve randevu oluşturan, değiştiren, iptal eden bir yapay zeka asistanıdır. Böylece kurs randevu sistemi, eğitmenler derstayken de çalışmaya devam eder.
ProAsistan'ın kursun randevu akışında üstlendiği işler şunlardır:
- Deneme dersi ve seviye görüşmesi için uygun saati önerip randevuyu oluşturma
- Velinin ve öğrencinin adını, iletişim bilgisini ve talebini toplama
- Saat değişikliği veya iptal isteyen adayın randevusunu güncelleme
- Web sitesindeki ChatBot'ta ve WhatsApp karşılama mesajına eklenen bağlantıdan açılan sohbette deneme dersi randevusu verme (ChatBot Premium ve Kurumsal paketlerde)
- Adayın randevu linkinden saatini kendisinin seçmesi
Kayıt kararı, ücret ve sözleşme kurumunuzun ekibinde kalır; asistan, ekibinizin geri dönmesi için gereken bilgiyi hazır eder. Kursun bilinen numarası değişmez; eğitmenler derstayken ya da hat meşgulken gelen arama asistana geçer. Asistan kursun kullandığı takvim ve randevu programına bağlanır; seviye tespiti veya deneme dersi için verilen saat oraya işlenir. Kayıt dönemi gelmeden kendi programlarınızla bir deneme dersi akışı kurmak için ProAsistan ile hemen başlayın.
ProAsistan'ı kendi işletmenizle deneyin
Telefon ve web sohbetinden gelen randevu taleplerini nasıl karşıladığını demo görüşmesinde gösterelim.