İşletmeler İçin Sanal Numara Nedir? Nasıl Alınır?

Sanal numaranıza gelen aramaları konuşarak karşılayan bir asistanın nasıl kurgulandığını yapay zeka telefon asistanı sayfamızda görebilirsiniz.

İşletmeler için sanal numara nedir?

Sanal numara, geleneksel bir telefon hattının tersine belirli bir fiziksel kabloya veya SIM karta bağlı olmayan numara türüdür. Numara, sağlayıcının sunucusunda bir hesaba tanımlanır ve işletme bu numarayı dilediği cihaza, uygulamaya veya santral sistemine yönlendirebilir. Teknik olarak çoğu sanal numara, sesi internet üzerinden taşıyan VoIP altyapısını kullanır; genel kavram İngilizce kaynaklarda virtual number olarak geçer.

İşletmeler sanal numarayı şu amaçlarla kullanır:

• Tek numara, çok çalışan: Aynı numara, farklı çalışanların telefonlarına veya bilgisayarlarına eş zamanlı tanımlanabilir.
• Şube ve bölge yönetimi: Farklı şehirlerdeki şubeler aynı numarayı kullanıp aramaları kendi bölgesine yönlendirebilir.
• Esnek çalışma düzeni: Ofis dışından çalışan ekip, numarayı bilgisayar veya mobil uygulama üzerinden kullanabilir.
• Numara koruma: İşletme adres veya sağlayıcı değiştirse de numara aynı kalabilir.

Sanal numara aramalarının bir kısmı bireysel kullanıcılardan gelir

"Sanal numara alma" ve "sanal numara" aramalarının önemli bir kısmı, WhatsApp gibi bir uygulamaya kayıt olurken kendi ana numarasını kullanmak istemeyen bireysel kullanıcılardan gelir. Bu yazı o ihtiyaca değil, müşteri çağrılarını karşılamak, şube yönetmek veya ekibe numara dağıtmak isteyen işletmelere yöneliktir.

Sanal numara nasıl alınır?

Sanal numara alma süreci, bir sağlayıcıya başvurup gerekli işletme bilgilerini sunmakla başlar. Genel adımlar şöyle özetlenebilir:

1. Sağlayıcı seçimi: İşletme, sanal santral veya sanal numara hizmeti sunan bir sağlayıcıya başvurur.
2. Numara türü seçimi: Coğrafi (şehir kodlu) veya coğrafi olmayan (0850 gibi) bir numara arasında seçim yapılır.
3. Belge sunumu: Şirket veya işletme kaydını doğrulayan belgeler sağlayıcıya iletilir.
4. Yönlendirme kuralları tanımlanır: Numaranın hangi dahiliye, gruba veya mesai dışı akışa gideceği belirlenir.
5. Test edilir: Deneme araması yapılarak numaranın doğru hatta ulaştığı kontrol edilir.

Başvuru koşulları ve istenen belgeler sağlayıcıya göre değişebilir; kesin liste için seçtiğiniz sağlayıcının güncel şartlarına bakmanız gerekir.

Sanal numara ile fiziksel numara arasındaki fark

Sanal numara ile geleneksel (fiziksel) numara arasındaki fark, numaranın nerede ve neye bağlı çalıştığıdır. Aşağıdaki tablo iki modeli işletme açısından karşılaştırır:

Sanal numara, sanal santral ve bulut santral ilişkisi

Sanal numara genellikle tek başına değil, bir sanal santral veya bulut santral hizmetinin parçası olarak kullanılır. Numara arayan tarafından görülen kimliktir; santral ise bu numaraya gelen aramayı dahililere, gruplara ve mesai kurallarına göre dağıtan sistemdir. Sanal santral kurulumunu ve seçim kriterlerini sanal santral rehberinde, bulut tabanlı modelin işleyişini ise bulut santral yazısında ayrıntılı ele aldık.

Küçük bir işletme tek bir sanal numarayı doğrudan bir mobil uygulamaya yönlendirip basit bir çözüm kurabilir. Daha büyük veya çok şubeli bir işletmede ise sanal numara, santral panelinde tanımlı dahili ve grup yapısıyla birlikte çalışır.

Önemli: Sanal numara almak, aramanın doğru kişiye ulaşmasını kolaylaştırır; ancak o kişinin veya sistemin aramayı gerçekten karşılaması ayrı bir ihtiyaçtır. Numara aldıktan sonra kimin veya hangi sistemin telefonu açacağını planlamak gerekir.

Sanal numara seçerken dikkat edilmesi gerekenler

Sanal numara alırken işletmenin kendi ihtiyacına göre şu noktaları kontrol etmesi önerilir:

• Numara türü: Yerel müşteri kitlesi için coğrafi numara, ülke çapı için coğrafi olmayan bir numara daha uygun olabilir.
• Yönlendirme esnekliği: Numaranın mesai saatine, meşguliyet durumuna veya hafta sonuna göre farklı hedeflere yönlenip yönlenemediği önemlidir.
• Çoklu kullanıcı desteği: Aynı numaranın kaç çalışana veya cihaza aynı anda tanımlanabildiği, ekip büyüdüğünde maliyeti etkiler.
• Kesinti planı: İnternet bağlantısı kesildiğinde aramanın alternatif bir hatta düşüp düşemediği önceden sorulmalıdır.
• Raporlama: Cevaplanan, cevapsız ve bekleyen aramaların görülebildiği bir panel, işletmenin performansı izlemesini kolaylaştırır.

ProAsistan sanal numarayla hangi işi üstlenir?

Sanal numara nedir sorusunun cevabı "nereden aranabileceğinizi belirleyen bir kimlik" ise ProAsistan'ın yaptığı iş o numaraya gelen aramayı gerçekten karşılamaktır. ProAsistan numara veya santral satmaz; mevcut sanal numaranıza şubeye ya da cebe gelen çağrıyı 7/24 doğal Türkçeyle karşılayan bir yapay zeka asistanıdır.

Örnek senaryo: Birden çok şubesi olan bir güzellik salonu zinciri, her şube için aynı sanal numarayı farklı bir dahiliyle kullanır. Müşteri aradığında ProAsistan şubeyi sorup "Kadıköy şubesinden Cumartesi randevusu almak istiyorum" talebini anlar ve ilgili şubenin takvimine göre randevuyu oluşturur.

ProAsistan'ın sanal numaranızda üstlenebileceği işler şunlardır:

• Şubeye veya cebe gelen aramayı günün her saatinde karşılama
• Randevu ve rezervasyon oluşturma, değiştirme, iptal etme
• Şube, adres, çalışma saati ve hizmet sorularını işletme bilgisiyle yanıtlama
• Yetkisi dışındaki talepte müşteri bilgisini ve isteğini ilgili ekibe iletme

Hangi yönlendirme kurgusunun (tüm şubeler tek asistanda mı, her şube ayrı mı) işletmenize uygun olduğu demoda netleşir; ProAsistan mevcut sanal numaranızı değiştirmeden devreye girer.

Uygun fiyatla hemen şimdi başlayın: Sanal numaranıza gelen aramaların nasıl karşılandığını görmek için ProAsistan'ı deneyin.