0800 Numara Nedir, Nasıl Alınır? İşletmeler İçin Adım Adım Rehber

Numara işin yarısıdır: Reklamda ya da web sitenizde yayınladığınız hat çaldığında kimin açacağını da planlamanız gerekir. Bu kısmı yapay zeka telefon asistanı sayfamızda anlatıyoruz.

0800 numara nedir?

Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu'nun (BTK) yayımladığı Genel Numaralandırma Planı, coğrafi olmayan numaraları kodlarına göre sınıflandırır. Bu planda 800 kodu "Ücretsiz aranır numaralar" olarak, 850 kodu "Konumdan Bağımsız Numaralar" olarak, 888, 898 ve 900 kodları ise katma değerli hizmetler için tanımlanır. Başına yurt içi arama öneki eklendiğinde 800 kodu günlük kullanımda "0800" diye yazılır.

"Ücretsiz aranır" ifadesi numaranın sınıfını anlatır. İşletme açısından bunun anlamı, aramaların maliyetinin büyük ölçüde numara sahibinin sözleşmesinde konuşulmasıdır. Hangi hatlardan aramanın ücretsiz olduğu, sabit ve mobil hat farkı gibi ayrıntılar işletmecinin tarifesinde yazar.

0800 numara kimler için mantıklıdır?

• Müşterisinin telefon ücretini düşünmeden aramasını isteyen işletmeler.
• Türkiye genelinde hizmet veren ve tek bir ulusal numarayla görünmek isteyen markalar.
• Satış sonrası destek, arıza bildirimi veya sipariş hattı gibi yoğun gelen arama alan ekipler.
• Reklam kampanyalarında "ücretsiz arayın" mesajını öne çıkarmak isteyen firmalar.

Arama hacmi düşük, müşterisi aynı ilçeden gelen bir kuaför ya da klinik içinse sabit veya mobil hat çoğu zaman yeterlidir. Hat türlerini işletme ölçeğine göre işletme telefon hattı seçimi yazımızda karşılaştırdık.

0800, 0850 ve 444 numara arasındaki fark nedir?

Bu üç numara türü sık karıştırılır. Aşağıdaki tablo farkı numaralandırma planındaki yerine ve maliyetin kimde olduğuna göre özetler.

Tablodaki ücret satırları genel kullanımı özetler; kesin tarife işletmeciye ve arayan hattın türüne göre değişir. 0850 numaranın ayrıntılarını 0850 numara nasıl alınır, 444 hattını ise 444 numara nedir yazılarında ayrı ayrı anlattık. Üç yazı birlikte okunduğunda hangi numaranın işinize uyduğu daha net görünür.

0800 numara nasıl alınır?

BTK'nın numara tahsisi sayfasına göre numaralar BTK tarafından yetkilendirilmiş işletmecilere tahsis edilir, işletmeciler de bu numaraları abonelerine tahsis eder. İşletmeci başvurusunu Numaralandırma Yönetmeliği'ndeki formla yapar ve numara kullanım hakkı ücretini öder. Yani bir işletme olarak sizin muhatabınız BTK değil, hizmet aldığınız işletmecidir.

Pratikte süreç şu adımlardan oluşur:

1. İhtiyacı netleştirin. Hat hangi işe hizmet edecek, günde kaç arama bekleniyor, mesai dışı ne olacak?
2. 0800 hizmeti veren işletmecileri listeleyin. Mevcut sabit hat, internet ya da santral sağlayıcınızla başlayın.
3. Teklif isteyin. Kuruluş bedeli, aylık sabit ücret ve dakika başı ücretleri sabit ve mobil hat için ayrı ayrı sorun.
4. Numara seçimini konuşun. Akılda kalıcı numara seçeneği olup olmadığını ve ek ücretini öğrenin.
5. Belgeleri hazırlayın. İşletmeciler genellikle şirket evrakı, vergi levhası ve yetkili kimliği ister; liste işletmeciye göre değişir.
6. Yönlendirmeyi kurun. 0800 numarasına gelen aramanın hangi sabit hatta, mobil hatta ya da santrale düşeceğini belirleyin.
7. Mesai dışını planlayın. Hat kapandığında ya da herkes meşgulken arayanın ne duyacağını önceden karar verin.

Numaralandırmaya ilişkin yönetmelik ve kararlar BTK numaralandırma mevzuatı sayfasında toplanır. Numaralandırma Yönetmeliği 27 Haziran 2009 tarihli ve 27271 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanmıştır.

Önemli: Bir işletmecinin size 0800 numara satması, numaranın mülkiyetinin size geçtiği anlamına gelmez. Numara işletmecinin tahsisli bloğundan size verilir. İşletmeci değiştirdiğinizde numarayı taşıyıp taşıyamayacağınızı sözleşmeden önce sorun.

Numarayı reklamda ve web sitesinde yayınlamadan önce şunları kontrol edin:

• Numara test aramasında doğru hatta düşüyor mu?
• Mobil hattan yapılan deneme aramasında ne duyuluyor?
• Mesai dışı ve meşgul durumları için bir karşılama planı var mı?
• Numara web sitesinde, işletme profilinde ve faturalarda aynı biçimde mi yazılmış?

Teklif karşılaştırırken sorulacaklar

Numara hazır: çağrıyı kim karşılayacak?

0800 numarası müşteriye "bizi rahatça arayın" der. Bu davet, hat çaldığında kimse açmıyorsa ters teper. Reklamda öne çıkan yeni bir numara arama sayısını artırırsa ve ekip sayısı aynı kalırsa cevapsız kalan arama da artar. Kaçan aramaların işletmeye maliyetini cevapsız çağrı yazısında hesapladık.

Gelen aramayı karşılamanın üç yaygın yolu vardır:

Ekip içi karşılamada hat bir veya birkaç kişiye yönlendirilir; mesai dışı ve yoğun saat boşlukta kalır. "Satış için 1'e basın" gibi bir menü aramayı doğru kişiye taşır ama soruyu kendisi yanıtlamaz; ayrıntılar IVR nedir yazısında.

ProAsistan numara satmaz ve bir telefon işletmecisi değildir. 0800, 0850, 444 ya da sabit hattınızı işletmecinizden aldıktan sonra ProAsistan bu hatta gelen aramaları 7/24 veya belirlediğiniz saatlerde karşılayabilir; hattınız meşgulken ya da açılamadığında devreye girebilir. Mevcut numaranız değişmez. Asistan sık soruları işletme bilginizle yanıtlar, randevu oluşturur, değiştirir veya iptal eder, emin olmadığı konularda arayanın adını, iletişim bilgisini ve talebini alıp ekibinize bırakır. Bir IVR menünüz varsa asistan menünün yerine geçebilir ya da bir tuştan sonra devreye girebilir. Yönlendirme seçeneklerini çağrı yönlendirme nasıl yapılır ve sanal santral yazılarında anlattık.

Asistanın 0800 hattında üstlenebileceği işler kısaca şunlardır:

• Gelen aramayı karşılamak ve sık soruları işletme bilgisiyle yanıtlamak.
• Randevu, rezervasyon ya da sipariş talebini almak.
• Adı, iletişim bilgisini ve talebi toplayıp ekibe bırakmak.
• IVR menüsünün yerine geçmek ya da bir tuştan sonra devreye girmek.

Örnek senaryo: Türkiye geneline yedek parça gönderen küçük bir firma kampanya döneminde 0800 hattını reklamlarda kullanıyor. Gündüz iki kişi hattı karşılıyor, akşam ve hafta sonu gelen aramalarda ise kimse yok. Asistan devreye girdiğinde akşam arayan müşteri sipariş durumu sorusuna işletmenin verdiği bilgilerle yanıt alıyor, cevap verilemeyen talep sabah ekibin önünde hazır duruyor.

Asistanın aylık ücreti dakika paketine göre belirlenir; Kurumsal paket 100 dakika için aylık 3.000 ₺'dir (1 görüşme yaklaşık 1 dakika varsayımıyla), ilk ayda indirimli fiyat uygulanır. Paketleri ve ProAsistan'ın neden santral ya da numara faturasıyla değil ekip zamanıyla karşılaştırılması gerektiğini fiyatlar sayfasının çağrı merkezi bölümünde inceleyebilirsiniz. Numaranızın aramalarını nasıl karşılayacağını görmek için demo görüşmesi planlayabilirsiniz.