Kısa cevap
Ajanda programı, işletme sahibinin ve ekibin kendi işlerini, notlarını ve toplantılarını tarih sırasıyla tuttuğu bir takvimdir. Randevu sistemi ise müşterinin uygun saati görüp kendi randevusunu almasını, hizmet süresine göre takvimin dolmasını ve çakışmaların engellenmesini sağlar. Müşteri sizinle saat ayarlıyorsa randevu sistemi, yalnız iç işleri planlıyorsanız ajanda yeterlidir.
Randevuların telefonla da alınabildiği bir düzen kurmak istiyorsanız randevu sistemi sayfamız ürünün nasıl çalıştığını gösterir.
Ajanda programı nedir?
Türk Dil Kurumu Güncel Türkçe Sözlük ajandayı "gerekli notların unutulmaması için yazıldığı takvimli defter" olarak tanımlar. Ajanda programı bu defterin dijital hâlidir: Gün, hafta ve ay görünümleri, hatırlatma, tekrarlayan etkinlik ve çoğu zaman telefon ile bilgisayar arasında eşitleme sunar.
İşletmelerde ajanda programı genellikle şu işler için kullanılır:
- Tedarikçi görüşmeleri, banka ve muhasebe toplantıları.
- Ödeme, vergi ve sözleşme yenileme tarihleri.
- Ekip içi vardiya ve izin planı.
- Kısa notlar ve yapılacaklar listesi.
Ajandada etkinliği giren kişi siz ya da ekibinizdir. Müşteri ajandanızı görmez, kendi başına saat seçemez.
Randevu sistemi nedir, ajandadan farkı ne?
Randevu sistemi müşteriyi takvimin içine alır. Hizmetler süreleriyle tanımlanır, çalışma saatleri ve molalar girilir, müşteri yalnız uygun saatleri görür. Randevunun temel kavramlarını randevu sistemi nedir yazımızda ayrıntılı anlattık.
| Özellik | Ajanda programı | Randevu sistemi |
|---|---|---|
| Kaydı kim girer? | İşletme sahibi veya ekip | Müşteri ya da işletme |
| Müşteri boş saati görür mü? | Hayır | Evet, randevu bağlantısı veya ekranla |
| Hizmet süresi tanımlanır mı? | Genellikle hayır | Evet, her hizmet için ayrı süre |
| Çakışma kontrolü | Kullanıcının dikkatine bağlı | Sistem dolu saati kapatır |
| Personel bazlı takvim | Sınırlı | Çalışan başına ayrı takvim olabilir |
| Müşteri listesi | Yok ya da not düzeyinde | Randevu geçmişiyle birlikte |
| Asıl amaç | Kişisel ve iç planlama | Müşteri randevusunu yönetmek |
Ajandanın yetmediği anlar
Ajanda ile müşteri randevusu yönetmek mümkündür, ama şu durumlarda zorlanır:
- Aynı saate iki müşteri yazıldığında kimin haberi olacağı belli değildir.
- Müşteri boş saat sormak için mutlaka arar ya da mesaj atar.
- İptal edilen randevunun boşalan saati kimseye görünmez.
- Birden fazla çalışan aynı defteri kullandığında kimin hangi müşteriye baktığı karışır.
- Gelmeyen müşteriyi takip etmek elle not tutmaya kalır.
Randevuya gelmeme sorununu azaltmanın yollarını randevuya gelmeyen müşteri yazısında, hatırlatma mesajı metinlerini ise randevu hatırlatma mesajları örnekleri yazısında topladık.
Hangi işletmeye hangisi uygun?
Karar, müşterinin takviminize ne kadar dokunduğuna bağlıdır.
| İşletme türü | Önerilen düzen | Neden? |
|---|---|---|
| Danışmanlık, muhasebe bürosu (az görüşme) | Ajanda ya da paylaşılan takvim | Görüşmeler seyrek, çoğu iç iş |
| Kuaför, berber, güzellik salonu | Randevu sistemi | Hizmet süresi ve çalışan bazlı takvim gerekir |
| Klinik, diyetisyen, psikolog | Randevu sistemi | Seans saatleri ve iptal yönetimi önemli |
| Oto servis, teknik servis | Randevu sistemi | Kabul saatleri ve iş yükü dengelenir |
| Tek kişilik serbest çalışan | Ajanda ile başlayıp randevu bağlantısına geçiş | Talep arttıkça müşteri saat seçmek ister |
Kuaför ve salonlara özel kurulum ayrıntılarını kuaför randevu sistemi yazısında anlattık; bu yazı ise sektörden bağımsız olarak ajanda ile randevu sistemi arasındaki seçime odaklanır.
Google Takvim ajanda mı, randevu sistemi mi?
Google Takvim temelde bir ajandadır, ancak randevu sayfası özelliğiyle müşterilerin boş zamanlarınızdan saat seçmesine izin verebilir. Özelliğin hangi hesap türlerinde kullanılabildiğini Google Takvim yardım sayfasından kontrol edin. Ayrıntılı bir karşılaştırma için Google randevu sistemi yazımıza bakabilirsiniz.
Ajandadan randevu sistemine nasıl geçilir?
Geçişi küçük adımlarla yapmak hem ekibi hem müşteriyi zorlamaz:
- Hizmetleri ve sürelerini listeleyin. "Saç kesimi 30 dakika" gibi net süreler takvimin temelidir.
- Çalışma saatlerini ve molaları girin. Çalışan başına farklıysa ayrı ayrı tanımlayın.
- Mevcut ajandadaki ileri tarihli randevuları aktarın. Geçmiş kayıtları taşımak zorunlu değildir.
- Randevu bağlantısını paylaşın. Web sitesi, sosyal medya profili ve mesaj imzası iyi başlangıç noktalarıdır.
- Telefon tarafını planlayın. Müşterilerin önemli bir kısmı hâlâ arayarak randevu ister.
- İlk ay sonunda gözden geçirin. Hangi saatler doluyor, hangi hizmet süreleri yanlış tahmin edilmiş?
Geçiş döneminde ajanda ile randevu sistemini birkaç hafta birlikte kullanmak çoğu işletmede sorunsuz ilerler. Bu dönemde hangi işin nerede tutulacağını baştan yazmak karışıklığı önler:
| Kayıt | Geçiş döneminde nerede tutulur? | Geçişten sonra |
|---|---|---|
| Müşteri randevuları | Randevu sistemi (ajandaya yazılmaz) | Randevu sistemi |
| Tedarikçi ve banka görüşmeleri | Ajanda | Ajanda |
| Çalışan izinleri ve vardiya | Ajanda ya da ortak takvim | Randevu sisteminde kapalı saat olarak |
| Ödeme ve vergi tarihleri | Ajanda | Ajanda |
| Telefonla gelen randevu talepleri | Randevu sistemine hemen işlenir | Randevu sistemi ya da telefon asistanı |
İki takvimde aynı randevunun tutulması, geçişteki en yaygın hatadır; müşteri randevusunun tek bir yerde durduğundan emin olun.
Adım adım kurulum için yeni randevu sistemi nasıl kurulur yazısına, müşterinin kendi randevusunu aldığı akış için online randevu yazısına bakabilirsiniz.
Telefonla gelen randevu ajandaya nasıl yazılır?
Ajanda ya da randevu sistemi ne kadar düzenli olursa olsun, telefonla gelen randevunun biri tarafından açılıp yazılması gerekir. Müşteriyle ilgilenirken çalan telefon ya açılmaz ya da randevu kâğıda yazılıp sonra unutulur.
ProAsistan bu noktada devreye girer: Gelen aramayı 7/24 ya da belirlediğiniz saatlerde karşılar, telefonda randevu oluşturur, değiştirir veya iptal eder. Google Takvim ve kullandığınız randevu programıyla bağlanabilir, böylece telefonla alınan randevu takviminizde görünür. Her pakette online randevu bağlantısı bulunur; bu bağlantıyı WhatsApp veya Instagram'da paylaşabilirsiniz. Asistan bu uygulamaların içinde mesaj yanıtlamaz, yalnız bağlantı paylaşılır. Kurumsal pakette ekip ve danışman tanımlama ile danışman bazlı takvim de vardır. Yapay zekanın randevu akışındaki yerini yapay zeka randevu sistemi sayfasında anlattık.
Telefon tarafında asistanın üstlendiği işler:
- Aramayı açıp randevu talebini dinlemek.
- Takvimdeki uygun saati bulup randevuyu oluşturmak.
- Var olan randevuyu değiştirmek ya da iptal etmek.
- Yanıtlayamadığı talebi adı ve iletişim bilgisiyle ekibe bırakmak.
Örnek senaryo: Bir fizyoterapi ofisinde seanslar kâğıt ajandaya yazılıyor. Seans sırasında çalan telefonlar açılamıyor, akşam geri aranan hastaların bir kısmı başka yere gitmiş oluyor. Asistan aramaları karşılayıp uygun saate randevu yazınca ajanda yerini takvime bırakıyor ve terapist seansı bölmeden çalışıyor.
Randevu paketleri 100 dakika için aylık 2.000 ₺'den başlar (1 görüşme yaklaşık 1 dakika varsayımıyla; ilk ay 1.500 ₺). Ayrıntılar randevu sistemi paketleri bölümünde. Kendi takviminizle nasıl çalışacağını görmek için demo görüşmesi planlayabilirsiniz.
ProAsistan'ı kendi işletmenizle deneyin
Telefon ve web sohbetinden gelen randevu taleplerini nasıl karşıladığını demo görüşmesinde gösterelim.