Telesekreter Mesajı Örnekleri: İşletmeler İçin Hazır Anons Metinleri

Telesekreterin ne olduğunu ve türlerini telesekreter nedir yazısında anlattık; bu yazı yalnız örnek metinlere odaklanır. Telefonu canlı açtığınızda kullanılacak karşılama ve konuşma cümlelerini ise telefonda müşteri karşılama yazısında topladık. Arayanın yalnız mesaj bırakması yerine sorusuna yanıt almasını istiyorsanız yapay zeka telefon asistanı sayfamıza bakabilirsiniz.

İyi bir telesekreter mesajının yapısı

Örneklerdeki işletme adları ve saatler temsilidir; kendi bilgilerinizi yazın.

Anonsu kaydederken şunlara dikkat edin:

• Kaydı sessiz bir odada, telefona yakın ama bağırmadan yapın.
• Metni önce birkaç kez sesli okuyun; nefes alacağınız yerleri belirleyin.
• Saatleri ve tarihleri yavaş söyleyin, gerekirse tekrar edin.
• Kaydı başka bir telefondan arayarak dinleyin ve anlaşılırlığı kontrol edin.

Mesai dışı telesekreter mesajı örnekleri

Genel işletme:

"Merhaba, Kardelen Diyet Ofisi'ne ulaştınız. Şu anda çalışma saatlerimiz dışındayız. Hafta içi 09.00 ile 18.00, cumartesi 10.00 ile 14.00 arasında hizmet veriyoruz. Adınızı, telefon numaranızı ve kısaca konuyu bırakırsanız ilk iş günü sizi arayacağız. Teşekkür ederiz."

Kısa sürüm:

"Merhaba, Atlas Mühendislik. Mesai saatlerimiz hafta içi 08.30 ile 17.30 arasıdır. Lütfen sinyal sesinden sonra adınızı ve numaranızı bırakın."

Web sitesine yönlendiren sürüm:

"Merhaba, Lavanta Spa'ya ulaştınız. Şu an kapalıyız. Hizmetlerimizi ve çalışma saatlerimizi web sitemizde görebilirsiniz. Randevu için mesai saatinde tekrar arayabilir ya da adınızı ve numaranızı bırakabilirsiniz."

Öğle arası ve kısa ara mesajları

"Merhaba, Güneş Eczanesi. Ekibimiz 12.30 ile 13.30 arasında öğle arasında. Lütfen 13.30'dan sonra tekrar arayın ya da adınızı ve numaranızı bırakın."

"Merhaba, Vizyon Optik. Kısa bir süre telefona çıkamıyoruz. Yarım saat içinde tekrar arayabilir ya da mesaj bırakabilirsiniz."

Tatil ve bayram mesajı örnekleri

"Merhaba, Mavi Yapı Ofisi. Bayram tatili nedeniyle 15 Nisan ile 19 Nisan arasında kapalıyız. 20 Nisan pazartesi günü sizi memnuniyetle bekliyoruz. Mesajınızı bırakırsanız döndüğümüzde sizi arayacağız. İyi bayramlar."

"Merhaba, Ege Teknik Servis. Yıllık izin nedeniyle 1 ile 10 Ağustos arasında hizmet veremiyoruz. Acil arıza bildirimleriniz için adınızı, adresinizi ve cihaz bilgisini bırakın; 11 Ağustos'tan itibaren sırayla dönüş yapacağız."

Tatil anonsunu tatil bitince değiştirmeyi unutmayın; geçmiş tarihli bir tatil mesajı, işletme kapanmış izlenimi verir.

Yoğunluk ve meşgul hat mesajları

"Merhaba, Kuzey Oto Servis. Şu anda tüm hatlarımız meşgul. Adınızı, plakanızı ve ulaşabileceğimiz numarayı bırakırsanız sırayla sizi arayacağız."

"Merhaba, Papatya Kreş. Şu an veli görüşmesindeyiz. Konunuzu ve numaranızı bırakın, görüşme biter bitmez dönüş yapacağız."

Hat meşgulken aramayı bir menüyle yönetmek istiyorsanız IVR nedir yazısına bakabilirsiniz.

Sektörlere göre telesekreter mesajı örnekleri

Klinik ve muayenehane

"Merhaba, Doğa Diş Kliniği'ne ulaştınız. Şu anda çalışma saatlerimiz dışındayız. Randevu talebiniz için adınızı ve numaranızı bırakın, sizi arayalım. Acil durumlarda lütfen 112'yi arayın."

Sağlık işletmelerinde telesekreterin acil durum hattı olmadığı mutlaka söylenmelidir.

Kuaför ve güzellik salonu

"Merhaba, Nil Güzellik Salonu. Şu an müşterilerimizle ilgileniyoruz. Randevu için adınızı, istediğiniz hizmeti ve uygun gününüzü bırakın, size uygun saati bildirelim."

Hukuk ve danışmanlık ofisi

"Merhaba, Demir Hukuk Bürosu. Şu anda telefonu yanıtlayamıyoruz. Görüşme talebiniz için adınızı ve numaranızı bırakın. Lütfen mesajınızda dosya ayrıntısı paylaşmayın; sizi arayıp görüşme saatini belirleyeceğiz."

Restoran ve kafe

"Merhaba, Zeytin Lokantası. Şu an servis yoğunluğu nedeniyle telefona çıkamıyoruz. Rezervasyon için adınızı, kişi sayısını ve gelmek istediğiniz saati bırakın, onay için sizi arayacağız."

Emlak ofisi

"Merhaba, Yalı Emlak. Danışmanlarımız şu an sahada. Aradığınız ilan numarasını ya da bölgeyi, adınızı ve numaranızı bırakın; ilgili danışmanımız size dönecek."

Hangi durumda hangi mesaj?

Telesekreter mesajı yazarken yapılmaması gerekenler

• Bir dakikayı aşan, menü gibi uzun bilgi okuyan anons.
• "En kısa sürede döneceğiz" gibi tutulamayacak süre sözleri.
• Arka planda müzik ya da gürültü olan kayıt.
• Eski tarihli tatil veya kampanya bilgisi.
• Arayandan gereğinden fazla kişisel bilgi istemek.
• Sağlık, hukuk gibi alanlarda telesekreteri acil hat gibi sunmak.

Mesaj bırakan kişinin bilgileri

Telesekretere bırakılan ad, telefon numarası ve konu kişisel veridir. 6698 sayılı Kanun'un 10. maddesi, veri elde edilirken kişinin veri sorumlusunun kimliği, işleme amacı ve hakları konusunda aydınlatılmasını ister. Anonsa kısa bir bilgilendirme cümlesi ekleyebilir, ayrıntılı metni web sitenizde yayımlayabilirsiniz.

Anonsa eklenebilecek kısa bilgilendirme örnekleri:

• "Bıraktığınız bilgiler yalnız size geri dönüş yapmak için kullanılacaktır."
• "Kişisel verilerinizle ilgili ayrıntılı bilgiyi web sitemizdeki aydınlatma metninde bulabilirsiniz."

Daha ayrıntılı örnek bir metni telefon görüşmesi için KVKK aydınlatma metni yazısında bulabilirsiniz; kurumun rehberleri Kişisel Verileri Koruma Kurumu sitesindedir.

Mesajların kaybolmaması için basit bir dinleme düzeni kurun:

1. Mesajlar her sabah açılışta ve öğleden sonra bir kez dinlensin.
2. Her mesaj ad, numara ve konu olarak bir listeye yazılsın.
3. Geri arama sorumlusu ve saati listede belirtilsin.
4. Dönüş yapılan mesaj listede işaretlensin.

Önemli: Telesekreter mesajlarını kimin, ne sıklıkla dinleyeceğini ve geri dönüşü kimin yapacağını yazılı olarak belirleyin. Dinlenmeyen mesaj, hiç açılmayan arama kadar müşteri kaybettirir.

Telesekreter, mesaj ve yapay zeka asistanı karşılaştırması

Yazılı kanallar için hazır metinleri WhatsApp otomatik mesaj örnekleri, hatırlatma metinlerini ise randevu hatırlatma mesajları örnekleri yazısında topladık.

Anonsun ötesi: arayan sorusuna yanıt alsın

Telesekreter arayanı bekletir; cevap ancak biri mesajı dinleyip geri aradığında gelir. Geri dönüş gecikirse müşteri başka işletmeyi arar. Bu kaybın maliyetini cevapsız çağrı yazısında hesapladık.

ProAsistan, telesekreterin yerine aramayı açan bir yapay zeka asistanıdır. Aramaları 7/24 ya da belirlediğiniz saatlerde karşılar, hattınız meşgulken devreye girebilir. Sık soruları işletme bilginizle yanıtlar, telefonda randevu oluşturur, değiştirir veya iptal eder; emin olmadığı konularda arayanın adını, iletişim bilgisini ve talebini alıp ekibinize bırakır. Karşılama cümlesi sizinle belirlenir ve asistan yapay zeka olduğunu söyler. Mevcut numaranız değişmez.

Örnek senaryo: Bir diyet ofisi mesai dışı aramalar için telesekreter kullanıyor; sabah dinlenen mesajların bir kısmı boş ya da numarasız. Asistan devreye girince akşam arayanlar çalışma saatleri ve ilk görüşme ücreti gibi sorulara işletmenin verdiği bilgiyle yanıt alıyor, randevu isteyenlerin randevusu takvime yazılıyor.

Başlangıç paketinde 100 dakikalık aylık kullanım 2.000 ₺, ilk ay ise 1.500 ₺'dir; hesap, bir görüşmenin yaklaşık 1 dakika sürdüğü varsayımına dayanır. Ayrıntılar fiyatlar sayfasında. Kendi karşılama cümlenizle nasıl çalıştığını görmek için demo görüşmesi planlayabilirsiniz.