Müşteri Takip Programı Ücretsiz Olur mu? Seçenekler ve Gizli Maliyet

Müşteri bilgisinin önemli bir kısmı telefonla gelir. Aramaları kimin karşılayacağı ayrı bir karardır; bunu müşteri hizmetleri otomasyonu sayfamızda anlatıyoruz.

Müşteri takip programı neyi takip eder?

Müşteri takip programı, işletmenin müşterileriyle ilgili temel bilgileri ve son durumu tek bir listede tutar. Ad, telefon, son temas tarihi, açık talep ve bir sonraki adım çoğu küçük işletme için yeterli alanlardır. Daha kapsamlı bir yapı olan CRM ise teklif ve satış sürecini de yönetir; CRM'in ne olduğunu ve hangi kriterlerle seçileceğini CRM programı nedir yazısında anlattık.

Takip programı arayan işletmelerin aklındaki iş çoğu zaman şunlardan biridir:

• Kimin borcu var, kim ödemesini yaptı?
• Hangi müşteri ne zaman gelmişti, ne zaman tekrar gelmesi gerekir?
• Telefonda ne istendi, kime söz verildi?
• Hangi müşteri bir süredir sessiz, geri aramak gerekir mi?

Randevuyla çalışan işletmelerde bu ihtiyacın büyük kısmını randevu programı karşılar; bu yüzden randevulu işletmeler önce ücretsiz randevu programı yazımızdaki seçeneklere bakmalıdır. Bu yazı randevu takvimini değil, müşteri kayıtlarını ve takip işlerini konu alır.

Ücretsiz müşteri takip seçenekleri nelerdir?

Ücretsiz seçenekler dört grupta toplanır. Her biri farklı bir şeyden tasarruf ettirir ve farklı bir şeyi sizden ister.

Tablo dosyasıyla müşteri takibi

Tablo dosyası en hızlı başlangıçtır. İşe yaraması için sütunları baştan sabitlemek gerekir:

1. Müşteri adı ve telefon (tek sütunda değil, ayrı ayrı).
2. İlk temas tarihi ve kaynak (telefon, web sitesi, tavsiye).
3. Son temas tarihi.
4. Açık talep (kısa ve tek cümle).
5. Sonraki adım ve tarihi.
6. Sorumlu kişi.

Sorun, dosya kopyalanıp çoğaldığında başlar. "Güncel olan hangisi?" sorusu ortaya çıktıysa tablo dosyası sınırına gelmiş demektir.

Ücretsiz CRM sürümleri

Birçok CRM sağlayıcısı sınırlı bir ücretsiz sürüm sunar. Kayıt olmadan önce şu sınırları kontrol edin:

• Kaç kullanıcı ücretsiz kullanabiliyor?
• Kaç kişi ya da firma kaydı açılabiliyor?
• Hangi raporlar ve hatırlatmalar ücretsiz sürümde açık?
• Veriler dışa aktarılabiliyor mu?
• Destek hangi kanaldan veriliyor? Ücretsiz sürümün amacı çoğu zaman ücretli pakete geçişi kolaylaştırmaktır; bu kötü bir şey değildir, ama geçiş fiyatını baştan bilmek gerekir.

Açık kaynak programlar

Lisans ücreti olmayan açık kaynak programlar verinin sizde kalması açısından cazip görünür. Ancak sunucu kirası, kurulum, güncelleme, yedekleme ve güvenlik açıklarının kapatılması işletmenin sorumluluğuna geçer. Bu işleri yapacak biri yoksa "ücretsiz" program en pahalı seçeneğe dönüşebilir.

Ücretsiz programın gizli maliyetleri

Lisans ücreti sıfır olsa da maliyet sıfır değildir. Karar vermeden önce şu kalemleri hesaba katın:

• Zaman: Kayıtları elle girmek, dosyaları birleştirmek ve eksikleri tamamlamak.
• Kayıp müşteri: Takibi unutulan teklif veya geri aranmayan müşteri.
• Taşıma maliyeti: Bir gün ücretli programa geçerken eski kayıtları temizleyip aktarmak.
• Güvenlik: Paylaşılan dosyanın yanlış kişiye gitmesi ya da yedeksiz cihazın bozulması.
• Telefon boşluğu: Hiç açılmayan aramanın programa hiç girmemesi.

Son kalem gözden kaçar ama önemlidir: Program yalnız kaydedilen teması takip eder. Açılmayan aramanın maliyetini cevapsız çağrı yazısında ayrıntılı ele aldık.

Ücretli düzene geçme zamanı geldi mi?

Aşağıdaki işaretlerden ikisi ya da daha fazlası varsa ücretsiz düzen işletmenizi yavaşlatıyordur.

Aynı mantık telefon tarafında da geçerlidir; ücretsiz çağrı merkezi araçlarının sınırlarını çağrı merkezi programı ücretsiz yazısında inceledik.

Müşteri verisini ücretsiz programda tutarken KVKK

Programın ücretli ya da ücretsiz olması sorumluluğu değiştirmez. Müşterinin adı, telefonu ve notları kişisel veridir ve 6698 sayılı Kanun kapsamında işletme veri sorumlusudur. Kanunun 10. maddesi, veri elde edilirken kişinin veri sorumlusunun kimliği, işleme amacı, aktarım yapılacak taraflar ve aktarım amacı, toplama yöntemi ve hukuki sebebi ile hakları konusunda aydınlatılmasını ister.

Önemli: Ücretsiz bir programı kullanmaya başlamadan önce müşteri verilerinin nerede saklandığını, sağlayıcının veriyi başka amaçla kullanıp kullanmadığını ve hesabı kapattığınızda verinin silinip silinmediğini kullanım koşullarında kontrol edin. Kurumun rehberleri Kişisel Verileri Koruma Kurumu sitesinde yayımlanır.

Telefonla bilgi alırken kullanılabilecek örnek bir metni telefon görüşmesi için KVKK aydınlatma metni yazısında bulabilirsiniz. Müşteri listesine kampanya mesajı göndermeyi planlıyorsanız ayrıca İYS kurallarına bakın.

ProAsistan ücretsiz mi?

Hayır, ProAsistan'ın ücretsiz paketi yoktur ve bir müşteri takip programı ya da CRM değildir. ProAsistan, işletmenize gelen telefon aramalarını yapay zekayla karşılar; sık soruları işletme bilginizle yanıtlar, müşterinin adını, iletişim bilgisini ve talebini toplar, telefonda randevu oluşturur, değiştirir veya iptal eder. Kurulum ücretsizdir ve yaklaşık 5 dakika sürer; mevcut numaranız değişmez.

Ücretler aylık dakika paketine göre belirlenir. 1 görüşme yaklaşık 1 dakika varsayımıyla 100 dakika için:

Dakika seçenekleri 100 ile 700 arasında değişir. Güncel paketler ve dakika kademeleri fiyatlar sayfasında, müşteri hizmetleri için ayrıntı ise müşteri hizmetleri paketleri bölümündedir.

Müşteri kayıtlarınızı ücretsiz bir tabloda ya da programda tutmaya devam edebilirsiniz; asistan telefon tarafındaki boşluğu kapatır ve topladığı talebi ekibinize bırakır. Randevu odaklı çalışıyorsanız takip düzeninin nasıl kurulacağını randevu takip programı yazısında anlattık.

Örnek senaryo: Bir halı yıkama firması müşterilerini çevrimiçi bir tabloda takip ediyor. Hafta sonu gelen teslim alma aramaları kimse açmadığı için tabloya hiç girmiyor. Asistan bu aramalarda adres ve uygun saat bilgisini alıp ekibe bırakınca pazartesi sabahı tablo eksiksiz güncelleniyor.

Telefon tarafını görmek isterseniz: En sık gelen üç arama türünüzü yanınıza alın; asistanın bunları nasıl karşıladığını demo görüşmesinde birlikte deneyelim.